会议议程调整与临时决策制度

会议议程调整与临时决策制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，参照行业先进管理实践及集团母公司关于风险防控与合规管理的指导意见，结合公司业务发展实际与管理需求，为规范会议议程调整与临时决策行为，强化过程管控，防控操作风险，特制定本制度。本制度旨在明确管理职责，完善运行机制，确保临时决策的科学性、合规性与有效性，为公司稳健运营提供制度保障。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营管理活动中涉及会议议程调整及临时决策的所有场景，包括但不限于：重大事项紧急处理、突发事件应对、政策法规临时响应、业务流程紧急优化等需要超越常规决策程序的情境。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）会议议程调整专项管理：指为适应突发状况或业务紧急需求，对既定会议议程进行临时变更的管理活动，包括调整议题、延期、取消或合并会议等行为。（二）决策风险：指因临时决策程序不规范、信息不充分或责任落实不到位，可能导致公司财产损失、声誉受损或法律责任的潜在风险。（三）合规审查：指对临时决策的必要性、可行性、程序合法性及责任主体等进行的事前或事后审查，确保决策行为符合法律法规及公司内部管理制度要求。第四条会议议程调整与临时决策管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：所有涉及会议议程调整与临时决策的行为均须纳入管理范畴，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确决策发起、审批、执行及监督各环节的责任主体，确保权责清晰可追溯。（三）风险导向：以风险防控为优先，对重大或敏感决策实施严格审查，平衡效率与安全。（四）持续改进：定期评估管理效果，根据内外部环境变化优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对会议议程调整与临时决策管理负总责，承担最终决策责任；分管领导作为直接责任人，负责组织协调、审批监督及资源保障，确保制度有效执行。第六条设立会议议程调整与临时决策专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，成员包括各相关部门负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调：负责公司层面临时决策的顶层设计，协调跨部门重大决策事项。（二）决策审批：对需超越常规权限的临时决策进行集体审议，出具决策意见。（三）监督评价：定期检查制度执行情况，对违规行为提出处理建议。第七条明确三类主体的具体职责：（一）牵头部门（如综合管理部）：负责专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯及数据统计分析。（二）专责部门（如法务合规部）：负责业务合规审核、流程优化、风险处置及案例库建设。（三）业务部门/下属单位：落实本领域专项管理要求，开展日常风险防控，及时上报异常情况。第八条基层执行岗须履行以下合规操作责任：（一）岗位合规承诺：签署《合规操作承诺书》，明确个人在临时决策中的行为规范。（二）风险上报义务：发现决策程序缺陷、风险隐患或违规行为，须第一时间向直属上级及牵头部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议议程调整需符合以下合规标准：（一）必要性审查：发起方须说明调整理由，提交书面申请，经直属上级审批。（二）信息对称原则：确保所有参会人员提前获取调整内容，避免因信息不对称引发决策偏差。（三）记录完整要求：会议记录须包含调整原因、讨论要点及决策结论，由专人归档。第十条禁止性行为包括但不限于：（一）无理由擅自变更议程：未经审批不得随意取消或替换原定议题。（二）利益输送行为：临时决策不得涉及关联交易或利益输送，需回避潜在利益冲突人员。第十一条决策风险重点防控点：（一）决策程序风险：确保审批链条完整，重大决策须经领导小组审议。（二）信息质量风险：临时决策依据的数据须经过核实，避免因信息错误导致决策失误。（三）责任脱节风险：明确决策执行人及监督人，避免出现无人负责或责任推诿情况。第十二条临时决策须遵循以下业务操作规范：（一）权限分级：小额决策由部门负责人审批，超权限决策需上报领导小组。（二）时限控制：紧急决策须在规定时限内完成，逾期需说明理由并重新报批。（三）预案管理：重大决策前须制定备用方案，确保突发情况可快速调整。第十三条特殊场景管控要求：（一）境外业务：临时决策须参照当地法律法规，由法务合规部出具合规性意见。（二）供应链紧急响应：涉及供应商调整、价格变动等决策，须加强尽职调查，防范商业贿赂风险。第十四条决策结果跟踪要求：（一）执行反馈：决策执行完毕后3个工作日内提交书面报告，说明实际效果。（二）偏差纠正：如执行过程中发现重大问题，须立即暂停并上报领导小组。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制：（一）定期评估：每年6月和12月组织制度执行情况评估，分析制度缺陷。（二）修订程序：根据评估结果、法规变化或业务调整，牵头部门负责修订草案，经领导小组审议后发布。第十六条风险识别预警机制：（一）定期排查：每月开展临时决策风险排查，形成风险清单。（二）分级预警：一般风险由专责部门跟踪，重大风险须立即上报领导小组，并发布预警通知。第十七条合规审查机制：（一）嵌入流程：将合规审查嵌入决策发起、审批、执行各环节，实行“未经审查不得实施”原则。（二）审查要点：重点审查决策依据的合法性、决策程序的合规性及责任主体的适格性。第十八条风险应对机制：（一）一般风险处置：由专责部门制定整改方案，3个月内完成闭环。（二）重大风险处置：启动应急预案，领导小组统筹资源，重大事件须及时向公司主要负责人报告。第十九条责任追究机制：（一）违规情形：包括程序违规、决策失误、信息瞒报等，按情节轻重追究部门及个人责任。（二）处罚标准：轻微违规通报批评，重大违规取消评优资格，涉嫌违纪的移交纪律部门处理。第二十条评估改进机制：（一）年度评估：每年12月对制度有效性进行综合评估，形成改进建议。（二）流程优化：针对高频问题完善决策模板、表单及操作指引，提升管理效率。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障：（一）层级责任：公司主要负责人每季度听取一次工作汇报，分管领导每月组织一次协调会。（二）专项经费：保障制度运行所需的培训、系统开发及监督评价费用。第二十二条考核激励机制：（一）部门考核：将制度执行情况纳入部门年度绩效考核，占比不低于10%。（二）个人激励：对合规操作突出的个人给予表彰，对失职行为实行“一票否决”。第二十三条培训宣传机制：（一）管理层培训：每半年组织一次合规履职培训，内容涵盖决策程序、风险防控等。（二）一线培训：每月开展操作规范培训，通过案例分析提升员工风险意识。第二十四条信息化支撑：（一）系统工具：开发会议议程调整与临时决策管理系统，实现流程线上化、风险实时监控。（二）数据共享：建立风险事件数据库，支持跨部门数据查询与智能预警。第二十五条文化建设：（一）合规手册：编制《会议议程调整与临时决策合规手册》，人手一册。（二）承诺书制度：新员工入职须签署合规承诺书，每年签署一次。第二十六条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险事件须在24小时内提交专项报告，内容包括事件经过、处置措施及预防建议。（二）年度管理报告：每年1月15日前提交年度管理报告，涵盖制度运行情况、问题分析及改进计划。第六章附则第