公章的管理制度

公章的管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及相关行业监管要求，结合公司实际管理需求，特别是为防控公章管理领域的专项风险、规范业务流程、提升治理效能而制定。制度的实施旨在明确公章管理权责、防范印章滥用风险、确保公司合法权益，同时满足集团母公司关于印章管理的统一管控要求，推动公司治理体系现代化建设。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖公章申请、刻制、保管、使用、登记、销毁等全生命周期管理。具体适用场景包括但不限于：公司对外签署合同、协议；内部重要文件审批；财务凭证签发；法律事务处置；以及涉及公司资产处置、人员任免等重大事项的印章使用。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对公章管理领域，通过制度约束、流程规范、风险防控、监督考核等手段，实现印章使用合法合规、权责清晰、流程可控的系统性管理活动。（二）“XX风险”是指因公章管理不当可能导致的法律纠纷、经济损失、声誉损害或内部管理失效等潜在风险，包括印章遗失、被盗用、违规使用、保管不当等情形。（三）“XX合规”是指公章管理活动必须符合国家法律法规、监管规定及公司内部制度要求，确保印章使用权属清晰、审批规范、记录完整。第四条公章管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：公章管理应覆盖所有印章类别（包括公司公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章等）及使用场景，确保无管理盲区。（二）责任到人：明确各级管理主体和执行岗位的印章管理职责，做到事事有人管、环环有人盯。（三）风险导向：聚焦印章管理中的重点风险点，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。（四）持续改进：根据制度执行效果、风险变化及业务发展，定期评估并优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司公章管理负总责，承担印章安全与合规使用的最终责任；分管领导作为直接责任人，负责组织领导、统筹协调和监督考核。第六条设立公司公章管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、法务部、办公室等相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹公司公章管理的顶层设计与制度体系建设；（二）决策重大印章管理事项，审批印章变更、废止等事项；（三）监督各层级印章管理责任的落实情况，协调跨部门印章使用争议。第七条公司办公室作为公章管理的牵头部门，负责：（一）制定并修订公章管理制度，组织业务培训与宣贯；（二）统一管理印章刻制申请与审批流程，确保持证刻制；（三）指导各部门规范印章使用，定期开展印章库存清点；（四）建立印章使用登记台账，实行动态管理。第八条法务部作为专责部门，负责：（一）审核印章使用申请的法律合规性，提供法律支持；（二）评估印章管理领域的法律风险，优化防控措施；（三）参与印章纠纷处置，维护公司合法权益。第九条财务部、人力资源部、项目管理部等业务部门及下属单位，作为印章使用的具体实施主体，须落实以下职责：（一）根据业务需求提出印章使用申请，明确用途、时限、经办人；（二）严格履行内部审批程序，确保持证人在场监督；（三）保管本部门使用的印章，定期向办公室报备使用情况。第十条基层执行岗位（如合同专员、档案管理员等）须履行以下合规操作责任：（一）签署印章使用申请时，核对审批手续完备性；（（二）确保持证人在场监督盖章，避免代签、越权使用；（三）发现印章异常情况（如遗失、污损）立即上报，不得隐瞒。第三章专项管理重点内容与要求第十一条公章刻制管理：业务操作合规标准：公司统一委托指定机刻机构刻制印章，需提交刻制申请、审批单及印章规格说明；刻制完成后，由办公室验印并备案。禁止性行为：严禁私自刻制、外流刻制机构，不得擅自变更印章材质与规格。重点防控点：刻制过程全程留痕，防止印章信息泄露。第十二条公章保管管理：业务操作合规标准：公司公章由办公室指定专人专柜保管，财务章、合同章等实行分保管制度；保管人须持有效身份证明开启保险柜；建立保管交接记录。禁止性行为：严禁多人共管同一印章，禁止将印章带离办公场所。重点防控点：定期检查保管环境安全性，防止盗窃、毁损。第十三条公章使用审批：业务操作合规标准：印章使用须通过OA系统或纸质审批单流程，经部门负责人、分管领导（重大事项需总经理批准）签字；审批单需与用印登记表关联。禁止性行为：严禁无审批使用、越级审批、代签审批。重点防控点：审批权限与业务范围匹配，重大事项需集体决策。第十四条印章对外使用管理：业务操作合规标准：涉及合同、诉讼、资信证明等对外用印，需经法务部前置审核；用印前核对签约方身份及文件有效性。禁止性行为：严禁为无关第三方提供印章证明，禁止伪造公司文件。重点防控点：高风险业务场景实施双人复核。第十五条印章登记与追溯：业务操作合规标准：建立电子化印章台账，记录用印时间、事由、经手人、审批人；重要用印需附文件影印件存档。禁止性行为：严禁涂改、伪造用印记录。重点防控点：利用技术手段实现扫码留痕、不可篡改追溯。第十六条印章变更与废止管理：业务操作合规标准：印章名称、规格变更需经公司决策程序批准，旧章作废需销毁并公示；变更后及时更新台账。禁止性行为：未及时废止失效印章仍继续使用。重点防控点：变更过程同步更新所有关联系统。第十七条印章风险应急处理：业务操作合规标准：发生印章遗失、被盗用等情况，立即启动应急预案：暂停涉事印章使用、通报相关部门排查、评估损失、必要时公告作废。禁止性行为：隐瞒不报、拖延处置。重点防控点：建立责任倒查机制，追究相关人责任。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：公司办公室每年联合法务部、财务部等开展制度评估，根据《中华人民共和国印章管理条例》等法规变化、业务调整（如组织架构变动、新业务场景）及时修订制度，修订后发布全公司通报。第十九条风险识别预警机制：每季度组织专项风险排查，重点关注：印章保管异常（如多人频繁借管）、审批流程绕过、高风险业务用印等；评估风险等级后发布预警通知，要求责任部门整改。第二十条合规审查机制：将印章管理审查嵌入以下关键节点：（一）新员工入职培训中强制宣导印章使用规范；（二）重大合同签署前审核用印审批链完整性；（三）年度审计中抽查印章使用台账真实性；明确“未经合规审查的用印一律无效”。第二十一条风险应对机制：一般风险（如用印记录遗漏）由使用部门限期整改，重大风险（如印章被盗用）启动集团级应急预案：法务部牵头调查、财务部追偿损失、办公室评估制度漏洞并优化。第二十二条责任追究机制：界定违规情形及处罚标准：（一）未经审批用印：通报批评、扣减部门年度考核分；（二）违规转借印章：解除劳动合同、追偿经济损失；（三）因印章管理不当造成重大损失：启动纪律处分程序。第二十三条评估改进机制：每年12月由领导小组组织评估，考核指标包括：印章遗失率、审批效率、违规用印次数等；评估报告提交董事会审议，作为制度优化依据。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：公司主要负责人每年听取一次公章管理工作汇报，分管领导每月抽查一次制度执行情况；各层级领导对分管范围内的印章管理负“一岗双责”。第二十五条考核激励机制：将印章管理合规情况纳入：（一）部门年度考核指标体系（权重5%）；（二）个人绩效评定标准；（三）评优评先前置条件（连续两年不合格取消资格）。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层：每半年开展合规履职培训，内容涉及印章管理责任与权限；（二）一线员工：入职时强制学习操作规范，每年更新培训材料；（三）发布《印章管理红线清单》等图文手册，张贴关键场所。第二十七条信息化支撑：开发印章管理平台，实现：（一）用印申请线上化审批，自动生成电子台账；（二）扫码留痕技术防止代签、重用；（三）数据接口对接OA、财务系统实现风险实时监控。第二十八条文化建设：（一）设立“合规用印”宣传月，发布典型案例；（二）全员签署《印章使用承诺书》，纳入员工手册；（三）评选“印章管理示范部门”，树立标杆。第二十九条报告制度：（一）风险事件：发生印章遗失、盗用等重大事件，2小时内上报至办公室，24小时内形成初步调查报告；（二）年度报告