养老院档案信息管理制度

养老院档案信息管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国网络安全法》《养老服务机构管理办法》等行业相关法律法规及集团母公司关于档案管理及风险防控的总体要求制定，旨在规范养老院档案信息的收集、整理、存储、使用、传递、销毁等全生命周期管理，强化档案信息安全防护，防控管理风险，提升档案管理标准化、规范化水平，保障养老服务机构合法合规运营。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属养老院及全体员工，覆盖养老服务机构日常运营中产生的各类档案信息，包括但不限于入住老人信息、医疗服务记录、财务凭证、合同协议、设施设备台账、活动影像资料、安全检查报告等，以及与第三方合作或监管机构交互的涉密档案信息。第三条本制度中下列术语的含义：（一）“XX专项管理”是指围绕档案信息全生命周期管理建立的风险识别、评估、控制、监督、改进等闭环管理机制。（二）“XX风险”是指因档案信息管理不善可能引发的法律责任、经济损失、声誉损害、数据泄露等潜在风险。（三）“XX合规”是指档案信息管理活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度的合法性和规范性要求。第四条养老院档案信息管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。全面覆盖要求档案信息管理覆盖所有业务场景和档案类型；责任到人要求明确各层级、各部门、各岗位的档案管理职责；风险导向要求优先防控重大风险点，实施差异化管控；持续改进要求动态优化管理体系，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对养老院档案信息管理工作负总责，承担首要领导责任；分管领导对档案信息管理工作负直接领导责任，负责组织落实制度要求，协调解决重大问题。第六条设立养老院档案信息管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括总部相关部门负责人及下属养老院院长。领导小组负责统筹公司级档案信息管理工作的顶层设计，协调跨部门、跨机构的重大事项，审批年度管理计划，监督考核专项管理成效。第七条领导小组下设办公室，挂靠公司XX部门（如综合管理部或信息管理部），承担日常协调、督办、考核等职能，定期汇总分析档案信息管理情况，向领导小组报告工作。第八条XX部门作为档案信息管理的牵头部门，负责统筹制定和完善档案信息管理制度，组织开展风险识别与评估，监督制度执行情况，组织专项培训与考核，牵头处理重大风险事件。第九条信息技术部门作为档案信息管理的专责部门，负责档案信息管理系统的开发、运维和技术支持，落实数据加密、访问控制、备份恢复等安全防护措施，开展安全漏洞排查与风险处置。第十条财务部、医疗部、后勤部等业务部门及下属养老院作为档案信息管理的业务部门，负责本领域档案信息的日常收集、整理、归档、保管和利用，落实档案信息安全措施，及时上报风险隐患。第十一条各级档案信息管理岗位人员作为基层执行岗，需严格遵守档案管理操作规程，履行岗位合规承诺，对档案信息的真实性、完整性、安全性负责，发现违规行为或风险隐患应及时上报。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案信息收集应遵循真实性、完整性原则，确保档案来源合法、记录准确。入住老人档案应包括身份证明、健康评估、服务合同、紧急联系人等，医疗服务档案应完整记录诊疗过程、用药情况、康复计划等，各类档案收集需经相关人员审核签字确认。第十三条禁止擅自收集、篡改、删除或伪造档案信息，严禁泄露或非法转让涉密档案，严禁将档案信息用于与服务对象无关的用途。第十四条档案信息整理应遵循分类、编目、排序规则，建立统一的档案编号体系，确保档案检索便捷、查阅高效。电子档案需与纸质档案一一对应，元数据需完整记录档案来源、形成时间、责任主体等信息。第十五条档案信息存储需落实物理安全与逻辑安全措施，纸质档案存放在符合保密要求的档案室，电子档案存储在专用服务器，实施权限控制、加密存储和定期备份，重要档案需双套备份异地存放。第十六条档案信息利用应履行审批程序，涉及入住老人敏感信息的查阅需经本人或监护人同意，或由授权人员依职权办理；档案复制、摘录需经批准并记录使用事由，严禁擅自传播或用于商业用途。第十七条档案信息传递需规范流转程序，内部传递需经审批签字，外部传递需通过合规渠道，电子档案传输需采用加密通道，并记录传输时间、接收方等信息。第十八条档案信息销毁需严格审批，达到保管期限的档案需编制销毁清单，经领导小组审批后实施，纸质档案需采用碎纸机销毁，电子档案需通过专业工具彻底清除，销毁过程需双人监督并记录备案。第十九条档案信息安全防控需重点防范数据泄露、篡改、丢失风险，建立访问日志审计机制，定期开展渗透测试和漏洞扫描，对异常访问行为及时预警并处置。第四章专项管理运行机制第二十条档案信息管理制度应根据法律法规变化、业务调整、技术升级等动态修订，每年至少审核一次，修订后需发布新版本并组织宣贯，旧版制度自行废止。第二十一条建立档案信息风险识别预警机制，每半年至少开展一次全面风险排查，分级评估数据泄露、操作失误、系统故障等风险，对高风险点制定专项整改方案，并发布预警通知。第二十二条实施档案信息合规审查机制，将档案信息管理嵌入业务流程，在入住签约、医疗处置、财务报销等关键节点嵌入合规审查环节，实行“未经审查不得实施”原则，审查记录需存档备查。第二十三条建立档案信息风险应对机制，明确一般风险（如系统故障）、重大风险（如数据泄露）的处置流程，一般风险由业务部门自行处置并上报，重大风险需启动应急响应，由领导小组统筹协调处置。第二十四条实施档案信息责任追究机制，对违反制度规定的行为界定处罚标准，轻者通报批评、扣除绩效，重者降级、解聘，触犯法律的移交司法机关处理，形成“违规必究、失责必问”的倒逼机制。第二十五条建立档案信息管理评估改进机制，每年开展专项管理体系有效性评估，通过查阅记录、抽查验证、用户访谈等方式检验制度执行情况，对评估发现的问题制定整改计划并跟踪落实。第五章专项管理保障措施第二十六条建立组织保障机制，各级领导干部需履行档案信息管理领导责任，定期研究解决重大问题，确保资源投入，牵头部门需配备专职人员负责日常管理。第二十七条建立考核激励机制，将档案信息管理纳入绩效考核体系，对制度执行优秀的部门和个人予以奖励，对存在重大风险的部门实行“一票否决”，并与评优评先挂钩。第二十八条建立培训宣传机制，分层级开展档案信息管理培训，管理层需掌握合规履职要求，业务人员需熟悉操作规范，新员工入职需接受岗前培训，通过宣传栏、内部平台等加强合规意识教育。第二十九条建立信息化支撑措施，开发档案信息管理系统，实现档案电子化、流程自动化、风险实时监控，通过系统工具落实权限控制、操作审计、智能预警等功能，提升管理效率。第三十条建立合规文化建设机制，编制《养老院档案信息管理合规手册》，组织全员签订合规承诺书，通过案例警示、知识竞赛等形式营造“人人重合规、事事讲规范”的浓厚氛围。第三十一条建立报告制度，业务部门每月上报风险事件处置情况，牵头部门每季度汇总分析管理成效，领导小组每半年向公司主要负责人报告工作进展，重大风险事件需即时上报。第六章附则