养老院老人健康信息管理规范制度

养老院老人健康信息管理规范制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国老年人权益保障法》等相关国家法律法规，参照行业标准《养老机构服务规范》（GB/T36953-2018）及集团母公司《企业内部控制管理纲要》制定。同时，为有效防控养老院老人健康信息管理中的专项风险，规范业务操作流程，保障老人信息安全，特制定本规范。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖养老院老人健康信息的采集、存储、使用、传输、销毁等全生命周期管理，以及涉及健康信息的各类业务场景，包括但不限于医疗评估、护理计划制定、服务记录管理、家属沟通等。第三条本制度下列术语含义：（一）“XX专项管理”指围绕养老院老人健康信息管理，通过制度、流程、技术及组织保障，实现信息合规、安全、高效应用的管理活动。（二）“XX风险”指因健康信息管理不当可能引发的法律责任、声誉损害、系统故障或数据泄露等潜在危害。（三）“XX合规”指健康信息管理活动严格遵循法律法规、行业准则及本制度要求，确保合法合规。第四条XX专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）全面覆盖：确保所有健康信息管理环节纳入制度管控范围，不留死角。（二）责任到人：明确各层级、各部门、各岗位的专项管理职责，确保可追溯。（三）风险导向：聚焦高风险环节，优先配置资源，强化防控措施。（四）持续改进：定期评估管理效果，动态优化制度流程与技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本单位XX专项管理第一责任人，对专项管理工作的最终成效负总责；分管领导为直接责任人，负责组织落实、监督考核及应急处置。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导、各相关部门负责人及法律合规部门代表组成，统筹协调XX专项管理工作，负责重大事项决策审批及监督评价。领导小组下设办公室，挂靠在[牵头部门名称]，负责日常事务。第七条各类主体职责划分如下：（一）牵头部门（[牵头部门名称]）：负责XX专项管理制度建设与修订，组织开展风险识别与评估，监督考核各部门落实情况，统筹培训宣贯及信息化建设。（二）专责部门（法律合规部、信息科技部）：分别负责XX专项管理的合规审核与风险处置，以及信息系统建设与安全保障。（三）业务部门/下属单位（各养老院及医疗团队）：负责本领域XX专项管理要求的具体落实，开展日常风险防控，确保健康信息管理符合制度规定。第八条基层执行岗（如护理员、医生、记录员）应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守健康信息采集、存储、使用等操作规范，杜绝非法获取或传播信息。（二）签署岗位合规承诺书，明确个人在XX专项管理中的法律责任。（三）发现XX风险线索或违规行为时，及时向直属上级或XX专项管理办公室报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条健康信息采集规范：（一）采集范围：仅限于服务必需的健康信息，如生命体征、病历记录、过敏史、特殊需求等，严禁过度采集非必要信息。（二）采集方式：通过标准化电子表单或纸质单据进行，确保信息准确、完整。（三）知情同意：采集敏感信息前必须取得老人本人或家属的书面授权，并留存记录。第十条健康信息存储管理：（一）存储介质：优先采用加密存储，纸质档案应存放于专用保密柜，电子数据需符合信息安全等级保护要求。（二）存储期限：遵循“最少留存”原则，一般信息保存期限不少于三年，特殊病例（如重大疾病）应长期保存并注明。（三）访问权限：仅授权医务人员、护理管理人员及必要第三方（如合作医院）访问，需记录访问日志。第十一条健康信息使用与传输规范：（一）用途限制：仅用于养老照护、医疗救治、服务评估等合法目的，严禁用于商业营销或与其他业务混淆。（二）传输要求：通过加密通道传输，禁止通过公共网络或即时通讯工具传输健康信息。（三）家属沟通：向家属提供信息时，需核实身份，并经老人本人授权或同意。第十二条健康信息销毁管理：（一）销毁条件：达到存储期限、信息作废或老人离院时，应及时销毁。（二）销毁方式：纸质档案需物理销毁并留存销毁记录；电子数据需通过专业工具彻底清除，确保不可恢复。（三）监督审核：销毁操作需由两名以上员工核对确认，并经部门负责人批准。第十三条禁止性行为：（一）严禁非法获取、篡改、泄露老人健康信息，包括但不限于截屏、拍照、外传等行为。（二）严禁利用健康信息谋取私利，如暗示家属提供额外费用以获取更好照护。（三）严禁将老人健康信息用于培训、考核或非授权第三方合作。第十四条专项风险防控重点：（一）数据泄露风险：通过加强网络边界防护、数据加密、权限管控等手段预防。（二）操作失误风险：开展岗前培训，规范操作流程，实行双人复核机制。（三）合规风险：定期开展合规审查，确保所有操作符合法律法规要求。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年至少组织一次制度评估，根据法规变化、业务调整、风险事件等及时修订。（二）法律合规部门负责跟踪国家及地方相关法律法规更新，提出修订建议。第十六条风险识别预警机制：（一）各养老院每月开展XX风险排查，形成风险清单并报送XX专项管理办公室。（二）专责部门每季度对风险清单进行分级评估，发布预警通知并指导整改。第十七条合规审查机制：（一）将XX专项管理审查嵌入业务流程：1.新入院老人健康信息采集前需经合规审核；2.信息系统开发上线前需通过安全合规验收；3.涉及健康信息的合作项目需签订合规协议。（二）实行“未经审查不得实施”原则，违规操作需立即中止并严肃处理。第十八条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门/下属单位自行处置，上报XX专项管理办公室备案。（二）重大风险：启动应急预案，由XX专项管理领导小组协调处置，必要时上报公司主要负责人。（三）责任协同：明确风险处置中的牵头部门、协同部门及责任人员，确保快速响应。第十九条责任追究机制：（一）违规情形及处罚标准：1.未经授权访问健康信息，处X万元以下罚款，情节严重者解除劳动合同；2.导致信息泄露，根据影响程度处以X万元以上X万元罚款，并追究管理责任；3.制度落实不到位，取消部门年度评优资格。（二）联动考核：将XX专项合规情况纳入绩效考核，与工资、晋升挂钩。第二十条评估改进机制：（一）每年组织一次XX专项管理体系有效性评估，通过问卷调查、现场检查等方式收集反馈。（二）评估结果用于优化制度流程、调整资源配置，并形成改进报告存档。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障：（一）各级领导干部需定期听取XX专项管理工作汇报，亲自研究解决重大问题。（二）XX专项管理领导小组每季度召开一次会议，审议制度执行情况及风险处置方案。第二十二条考核激励机制：（一）将XX专项合规情况纳入部门年度考核指标，占比不低于X%。（二）设立专项管理进步奖，对在XX风险防控、制度创新等方面表现突出的集体或个人予以奖励。第二十三条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年不少于X小时，重点学习合规履职、风险管控等内容。（二）一线员工培训：每月不少于X小时，采用案例教学、实操演练等方式，确保掌握操作规范。（三）定期发布XX专项管理通讯，通报制度动态、风险案例及优秀实践。第二十四条信息化支撑：（一）建设XX专项管理信息系统，实现健康信息电子化、流程自动化。（二）部署数据加密、访问控制等安全功能，确保系统符合信息安全等级保护标准。（三）通过系统实时监控异常操作，自动触发预警提示。第二十五条文化建设：（一）编制《XX专项合规手册》，涵盖制度要点、操作指南、案例警示等内容，人手一册。（二）组织全员签订XX专项合规承诺书，明确个人责任与后果。（三）设立合规文化宣传栏，定期更新合规理念、制度知识。第二十六条报告制度：（一）风险事件报告：发生XX风险事件后X小时内上报，内容包括事件经过、处置措施、整改计划。（二）年度管理报告：每年X月前提交XX专项管理年度报告，涵盖工作成效、问题分