生产记录存放制度

PAGE生产记录存放制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司生产记录的存放管理，确保生产记录的完整性、准确性、可追溯性，为公司生产运营、质量控制、合规管理等提供有力支持，保障公司的正常运作和持续发展。2.适用范围本制度适用于公司内所有与生产活动相关的记录，包括但不限于生产计划、生产指令、工艺文件、操作记录、检验记录、设备运行记录、物料出入库记录等。3.基本原则真实性原则：生产记录应如实反映生产过程中的实际情况，不得伪造、篡改。完整性原则：涵盖生产活动的各个环节，确保记录无遗漏。准确性原则：记录内容准确无误，数据真实可靠。可追溯性原则：能够通过生产记录追踪生产过程中的每一个环节和相关信息。保密性原则：对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的生产记录，应严格保密。二、生产记录的分类与编号1.分类生产计划与指令类：包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划、生产指令单等，记录生产任务的安排和下达。工艺文件类：如工艺流程图、操作规程、作业指导书等，指导生产操作的规范文件。操作记录类：一线操作人员记录的生产过程中的各项操作情况，如设备启动停止时间、参数调整记录、产品产量记录等。检验记录类：原材料检验报告、半成品检验记录、成品检验报告等，对产品质量进行检验的记录。设备运行记录类：设备日常维护保养记录、设备故障维修记录、设备运行参数记录等，反映设备运行状态的记录。物料管理记录类：物料采购订单、物料入库单、物料出库单、物料盘点记录等，关于物料采购、出入库及库存管理的记录。2.编号为便于生产记录的识别、查询和管理，对各类生产记录进行统一编号。编号规则如下：编号结构：采用[年份][类别代码][流水号]的形式。例如，2023年的生产计划与指令类记录，编号可能为2023PJ001，其中“2023”代表年份，“PJ”代表生产计划与指令类别的代码，“001”为流水号。类别代码：为每一类生产记录设定特定的代码，如“PJ”代表生产计划与指令类，“GY”代表工艺文件类，“CZ”代表操作记录类，“JY”代表检验记录类，“SB”代表设备运行记录类，“WL”代表物料管理记录类等。流水号：按照记录产生的先后顺序依次编排，从001开始递增。三、生产记录的填写要求1.填写规范字迹清晰：记录应使用蓝黑墨水或黑色中性笔书写，确保字迹清晰可辨，不得使用铅笔、圆珠笔（除特殊规定外）等易褪色的笔书写。内容完整：按照规定的格式和要求填写所有必填项，不得遗漏重要信息。对于记录中的空白栏，如无相关内容，应填写“无”或划“/”表示。及时准确：生产记录应在生产活动发生的当时或规定时间内及时填写，确保记录内容与实际情况一致。填写过程中要认真核对数据，避免出现错误。签名确认：记录填写人应在记录上签名，并注明填写日期，以明确责任。多人参与的生产活动，相关人员应按照职责分别签名确认。2.数据记录要求数据准确：记录中的数据应真实、准确，不得虚报、瞒报。对于计量数据，应使用规定的计量单位，并确保测量工具的准确性和可靠性。数据来源清晰：明确数据的来源渠道，如测量仪器、试验报告、生产报表等，以便追溯和验证。数据修改规范：如记录填写有误需要修改，应采用规范的修改方法。在错误数据上划一条横线，在其上方填写正确数据，并由修改人签名确认。不得刮擦、涂抹、覆盖原始数据。四、生产记录的收集与整理1.收集职责各部门：生产过程中涉及的各个部门负责本部门所产生生产记录的收集工作。例如，生产车间负责收集操作记录、设备运行记录等；质量检验部门负责收集检验记录；物料管理部门负责收集物料出入库记录等。专人负责：各部门应指定专人负责生产记录的收集工作，确保记录按时、完整地收集上来，并进行初步的整理和核对。2.收集频率日常收集：对于一些实时性要求较高的生产记录，如设备运行参数记录、操作记录等，应每天定时收集。定期收集：其他生产记录，如月度生产报表、检验报告等，应按照规定的周期进行收集，一般为每周、每月或每季度等。3.整理要求分类整理：收集上来的生产记录应按照类别进行分类整理，同一类别的记录放在一起，并按照编号顺序排列。去除无关内容：检查记录中是否包含与生产活动无关的信息，如有应予以去除。装订成册：对于一些篇幅较长、数量较多的生产记录，如年度生产计划、工艺文件等，可以进行装订成册，便于保存和查阅。五、生产记录的存放方式1.存放地点档案室：设立专门的档案室，用于存放公司重要的生产记录。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保记录的安全保存。部门文件柜：各部门可根据实际情况，设置文件柜存放本部门日常使用的生产记录。文件柜应保持整洁、有序，便于查找和使用。电子存储设备：除纸质记录外，部分生产记录也可采用电子存储的方式，如存储在公司的服务器、硬盘、光盘等存储设备上。电子存储设备应定期进行备份，防止数据丢失。2.存放方式纸质记录：按照类别和编号顺序，将纸质生产记录存放在档案盒或文件柜中，并在档案盒或文件柜上标明记录的类别、年份等信息，便于快速查找。对于一些重要的纸质记录，可采用复印件与原件同时存放的方式，以备不时之需。电子记录：电子生产记录应按照类别和年份建立文件夹结构进行存储，文件夹名称应清晰明了，便于识别。每个文件夹内的文件应按照编号顺序排列，并建立相应的索引文件，方便查询。同时，对电子记录应进行加密处理，设置访问权限，防止数据泄露。六、生产记录的查阅与借阅1.查阅权限内部查阅：公司内部员工因工作需要查阅生产记录的，应填写《生产记录查阅申请表》，注明查阅的记录类别、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人批准后，到档案室或相关部门进行查阅。查阅过程中应遵守档案室或部门的相关规定，不得擅自涂改、复印、拍照等。外部查阅：因审计、监管、合作等特殊原因需要外部人员查阅公司生产记录的，应提前向公司提出申请，经公司高层领导批准后，由专人陪同查阅，并严格限制查阅范围和查阅方式。查阅结束后，应及时收回生产记录，并确保记录的完整性和保密性。2.借阅规定借阅申请：公司内部员工因工作需要借阅生产记录的，应填写《生产记录借阅申请表》，详细说明借阅的记录类别、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案室负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限：一般情况下，生产记录的借阅期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案室提出申请，并说明理由，经批准后方可延长。借阅归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还所借阅的生产记录，归还时应确保记录的完好无损。如发现记录有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。借阅登记：档案室应对生产记录的借阅情况进行详细登记，包括借阅人姓名、部门、借阅记录名称、编号、借阅日期、归还日期等信息，以便跟踪和管理。七、生产记录的保管期限1.保管期限分类长期保管：对于一些涉及公司核心技术、重要业务流程、质量体系等关键信息的生产记录，保管期限为[X]年。例如，公司的核心工艺文件、重要设备的原始采购合同及维修记录等。中期保管：一般的生产记录，如年度生产计划、月度生产报表等，保管期限为[X]年。短期保管：一些临时性的生产记录，如当天的生产操作记录等，保管期限为[X]个月。2.到期处理鉴定销毁：在生产记录保管期限到期前，由档案室会同相关部门对记录进行鉴定，确定是否仍有保存价值。对于确无保存价值的数据记录，填写《生产记录销毁申请表》，经公司高层领导批准后，按照规定的程序进行销毁。备份留存：对于一些虽已到期但仍可能具有一定参考价值的生产记录，可进行备份留存，并注明备份日期和备份原因。备份记录应与原件具有同等的法律效力，并按照规定的存放方式进行妥善保管。八、生产记录的保密管理1.保密范围涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感内容的生产记录，均属于保密范围。例如，新产品的研发资料、客户订单信息、供应商名单等。2.保密措施人员管理：对接触生产记录的人员进行保密培训，提高其保密意识，签订保密协议，明确保密责任和义务。存放环境：档案室和存放生产记录的部门应采取必要的保密措施，如安装监控设备、设置门禁系统等，防止无关人员进入。电子保密：对电子存储的生产记录进行加密处理，设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问。同时，定期对电子记录进行安全检查，防止数据泄露。纸质保密：对于纸质生产记录，应存放在专门的保密文件柜或档案室中，限制查阅和借阅范围。在传递、使用过程中，应采取必要的保密措施，如密封包装、专人传递等。九、生产记录的销毁1.销毁审批生产记录需要销毁时，由相关部门填写《生产记录销毁申请表》，详细说明销毁记录的类别、编号、数量、销毁原因等信息。申请表经部门负责人、档案室负责人审核后，报公司高层领导批准。2.销毁方式纸质记录：对于纸质生产记录，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。销毁过程应在专人监督下进行，确保记录被彻底销毁，无法恢复。电子记录：电子生产记录的销毁应采用专业的数据擦除软件进行多次擦除，确保数据无法恢复。擦除后的存储设备应进行格式化处理，并记录擦除和格式