内部控制信息设备和软件管理制度守则

内部控制信息设备和软件管理制度守则一、总则为了加强单位内部信息设备和软件的有效管理，确保信息系统的安全、稳定运行，保护单位的信息资产安全，提高信息资源的使用效率，特制定本内部控制信息设备和软件管理制度守则。本守则适用于单位内所有涉及信息设备和软件的采购、使用、维护、更新和处置等相关活动。二、信息设备采购管理（一）需求评估与预算编制各部门在提出信息设备采购需求前，应进行详细的需求分析，明确所需设备的性能、规格、数量等要求。由部门负责人组织相关人员进行讨论，结合工作实际情况，确定是否真的需要采购新设备以及采购设备的必要性和合理性。财务部门应根据各部门提交的采购需求，结合单位的财务状况和预算安排，编制信息设备采购预算。预算应包括设备的购置费用、运输费用、安装调试费用等所有相关费用。采购预算需经过单位领导审批后执行，确保采购活动在预算范围内进行。（二）供应商选择采购部门负责信息设备供应商的选择工作。应建立供应商评估机制，对潜在供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估。收集供应商的相关资料，如营业执照、产品认证、业绩案例等，并进行实地考察或电话咨询，了解其实际情况。根据评估结果，选择至少三家符合要求的供应商进行询价。要求供应商提供详细的报价单，包括设备型号、规格、价格、交货期、售后服务等内容。采购部门应组织相关技术人员对报价进行分析比较，选择性价比最高的供应商。在选择供应商时，应遵循公平、公正、公开的原则，避免出现关联交易和不正当竞争行为。（三）采购合同签订确定供应商后，采购部门应与供应商签订正式的采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括设备的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务条款、付款方式等内容。合同条款应清晰、明确，避免出现歧义。在签订合同前，采购部门应将合同草案提交给单位的法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、使用部门等，以便各部门了解合同内容，做好相应的准备工作。（四）到货验收设备到货后，采购部门应组织使用部门、技术部门等相关人员进行到货验收。验收人员应严格按照合同要求和相关标准对设备的数量、规格、型号、外观等进行检查，并进行开机调试和性能测试。对于验收合格的设备，验收人员应填写验收报告，由参与验收的人员签字确认。对于验收不合格的设备，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商限期解决问题或更换设备。在问题解决或设备更换后，重新进行验收，直至验收合格为止。三、软件采购管理（一）软件需求分析与选型各部门在提出软件采购需求时，应组织相关业务人员进行深入的需求分析，明确软件的功能、性能、兼容性等要求。根据业务流程和工作需求，确定软件的选型方向，如是否需要定制开发、是否需要与现有系统集成等。可以通过市场调研、咨询同行业单位等方式，了解市场上相关软件的产品信息和用户评价。邀请软件供应商进行产品演示和讲解，对不同软件的功能、价格、售后服务等进行比较分析，选择最适合单位业务需求的软件。（二）软件授权管理在采购软件时，应确保所采购的软件具有合法的授权。采购部门应要求供应商提供软件的授权证明文件，如软件许可证、序列号等，并进行核实。严禁采购和使用未经授权的盗版软件，以免给单位带来法律风险和安全隐患。对于需要定期更新授权的软件，应建立授权管理台账，记录软件的授权期限、更新时间等信息。在授权期限到期前，及时与供应商联系，办理软件授权更新手续，确保软件的正常使用。（三）软件采购合同签订软件采购合同除了应包含与信息设备采购合同类似的条款外，还应特别明确软件的功能模块、技术支持、数据安全、知识产权归属等内容。对于定制开发的软件，合同中应明确开发周期、里程碑交付成果、验收标准等条款。同样，软件采购合同草案也应提交给法务部门进行审核，确保合同的合法合规。合同签订后，应妥善保管合同文件，以备后续查阅和使用。（四）软件安装与测试软件到货或开发完成后，由技术部门负责软件的安装和调试工作。在安装前，应进行环境检查，确保服务器、计算机等硬件设备满足软件的运行要求。安装过程中，应严格按照软件的安装指南进行操作，确保软件安装正确。安装完成后，应进行全面的测试工作。测试内容包括功能测试、性能测试、兼容性测试等，以确保软件的各项功能正常运行，满足业务需求。测试过程中发现的问题，应及时反馈给供应商或开发团队，要求其进行修复。测试合格后，由技术部门出具测试报告，经相关人员签字确认后，软件方可正式投入使用。四、信息设备使用管理（一）设备分配与登记信息设备采购到货并验收合格后，由资产管理部门根据各部门的需求进行设备分配。分配过程中，应遵循合理、公平的原则，确保设备能够满足各部门的工作需要。资产管理部门应建立信息设备台账，对每台设备进行详细登记，包括设备名称、型号、规格、购置日期、使用部门、使用人等信息。设备台账应定期进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。（二）使用规范与培训各部门应制定本部门信息设备的使用规范，明确设备的操作流程、注意事项等内容。使用人员应严格按照使用规范操作设备，不得擅自更改设备的配置和参数，不得将设备借给无关人员使用。单位应定期组织信息设备使用培训，提高使用人员的操作技能和安全意识。培训内容包括设备的基本操作、常见故障处理、安全防范等方面。新入职员工在入职时，应接受信息设备使用培训，经考核合格后方可上岗使用设备。（三）设备维护与维修使用部门应负责设备的日常维护工作，包括设备的清洁、保养等。定期检查设备的运行状况，如发现异常情况，应及时报告技术部门。技术部门应制定设备维护计划，定期对设备进行巡检和维护，确保设备的正常运行。对于设备出现的故障，使用人员应及时向技术部门报修。技术部门接到报修后，应及时安排人员进行维修。对于一些简单的故障，技术人员应在现场进行修复；对于较复杂的故障，应及时联系设备供应商的售后服务人员进行维修。维修过程中，应做好维修记录，包括故障现象、维修时间、维修方法、更换配件等信息，以便对设备的维修情况进行跟踪和统计。五、软件使用管理（一）软件安装与使用权限管理技术部门负责软件的集中安装和管理。在安装软件时，应根据使用人员的工作需要，合理分配软件的使用权限。设置不同的用户账号和密码，对不同用户的操作权限进行限制，确保软件的使用安全。使用人员应严格按照所分配的权限使用软件，不得越权操作。不得擅自安装、卸载或更改软件的配置。如因工作需要，需要调整软件使用权限，应向技术部门提出申请，经审批同意后，由技术部门进行调整。（二）数据安全与保密使用人员在使用软件过程中，应严格遵守单位的数据安全和保密制度。不得将软件中的敏感数据泄露给外部人员，不得擅自将数据拷贝到外部存储设备中。对涉及到单位机密的业务数据，应进行加密处理，确保数据的安全性。技术部门应定期对软件的数据进行备份，备份数据应存储在安全的存储设备中，并妥善保管。制定数据恢复预案，在数据出现丢失或损坏等情况时，能够及时进行恢复，确保业务的正常运行。（三）软件更新与升级技术部门应关注软件的更新和升级信息，定期对软件进行评估，判断是否需要进行更新和升级。对于一些重要的安全补丁和功能优化，应及时进行安装。在进行软件更新和升级前，应制定详细的计划和方案，包括更新时间、更新内容、测试安排等。对更新和升级过程中可能出现的问题进行充分的预估和准备，确保更新和升级工作的顺利进行。更新和升级完成后，应进行全面的测试，确保软件的功能和性能不受影响。六、信息设备和软件的更新与处置（一）更新管理当信息设备出现性能不足、老化严重等情况，无法满足工作需求时，或软件的功能无法适应业务发展变化时，应考虑进行更新。使用部门应及时向资产管理部门和技术部门提出更新申请，说明更新的原因和必要性。资产管理部门和技术部门应对更新申请进行评估，结合设备和软件的实际使用情况、技术发展趋势等因素，确定是否需要更新以及更新的方式和时间。对于需要更新的设备和软件，按照采购管理的相关流程进行操作。（二）处置管理对于闲置、报废或不再使用的信息设备和软件，应进行及时处置。使用部门应将需要处置的设备和软件清单提交给资产管理部门。资产管理部门组织相关人员对需要处置的设备和软件进行鉴定，确定其是否确实无法继续使用。对于可以进行回收利用的设备和软件，应采取合理的方式进行回收，如捐赠给其他单位、将可用部件进行再利用等。对于无法回收利用的设备和软件，应按照国家相关规定进行报废处理。在处置过程中，应严格履行审批手续，确保处置活动的合规性。同时，及时更新信息设备台账和软件授权管理台账，确保资产信息的准确性。七、监督与考核（一）内部审计监督单位内部审计部门应定期对信息设备和软件的采购、使用、维护、更新和处置等活动进行审计监督。审查采购流程是否合规、设备和软件的使用是否合理、维护和更新是否及时等方面。对审计过程中发现的问题，及时提出整改建议，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）绩效考核将信息设备和软件管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系。考核内容包括设备和软件的使用效率、维护保养情况、安全管理情况等方面。对在信息设备和软件管理工作中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力、