展会宣传用品采购计划书

展会宣传用品采购计划书为保障2024年科技创新成果展（以下简称“展会”）的宣传推广效果，精准触达目标参展群体、传递展会核心价值，结合展会规模（预计专业观众3000人次、参展商200家）、受众特征（科技领域从业者、投资机构、高校科研人员）及宣传目标（提升品牌辨识度、激发参与意愿、强化行业影响力），特制定本宣传用品采购计划，以规范采购流程、优化资源配置、确保宣传物料及时到位且质量达标。一、采购背景与目标本次展会以“科技赋能未来，创新驱动发展”为主题，聚焦人工智能、生物医药、新能源等前沿领域。采购宣传用品需达成以下目标：1.以视觉统一的宣传物料强化品牌记忆，提升展会辨识度；2.高效传递展会亮点（如前沿技术展示、高端论坛、商贸对接），激发观众参与意愿；3.兼顾成本控制与效果最大化，保障宣传物料的实用性、传播性与环保性。二、采购清单及需求说明结合展会宣传场景（会前预热、现场引流、会后传播），将宣传用品分为五大类，具体需求及数量估算依据如下：（一）印刷类宣传品宣传折页：介绍展会概况、参展亮点、参观指南，预计印制5000份（依据预计观众流量×1.2倍冗余量），采用157g铜版纸，要求色彩还原度高、图文排版清晰（重点突出“十大前沿技术展区”“院士论坛”等核心信息）。展会手册（会刊）：收录参展商名录、产品/服务介绍、论坛日程，预计印制800本（参展商数量×3+专业观众预留量），采用骑马钉装订，内页128g哑粉纸（提升阅读质感），封面250g铜版纸覆亚膜（防污耐磨）。主题海报：用于场馆内外、合作商圈的线下宣传，设计突出展会主题与视觉符号（如“科技之眼”LOGO），预计制作80张（按场馆宣传点位+30家合作渠道投放量估算），尺寸为A0（841mm×1189mm），材质选用PP背胶（防水防晒、易张贴）。（二）展示类宣传品易拉宝：用于展会现场入口、通道、展位周边的导览与宣传，预计采购60个（按场馆动线规划30个点位，每个点位配置2个），画面设计适配80cm×200cm展架，支架选用铝合金（稳固轻便、画面更换便捷）。展示立牌：用于展位内产品介绍、活动预告，预计制作300个（参展商展位数量×1.5+组委会功能区），尺寸为A3（297mm×420mm），材质为亚克力（画面高清、支架防滑）。（三）礼品类宣传品定制U盘：印有展会LOGO的32G金属U盘，用于重要嘉宾、参展商核心人员的伴手礼，预计采购300份（嘉宾+参展商核心人员数量），要求材质环保、设计简约（如“科技之眼”镂空造型），突出品牌标识。实用帆布袋：用于观众收纳宣传资料，印制展会LOGO与主题Slogan，预计采购2000个（按预计观众流量×0.8倍估算），材质为帆布（承重强、印刷清晰，兼顾环保理念）。（四）数字化宣传品电子邀请函（H5）：包含展会信息、报名入口、地图导航，定制设计（融入“科技之眼”视觉符号），预计制作1套，要求交互流畅（支持一键报名、导航跳转）、适配移动端，支持数据统计（报名量、转发量）。短视频宣传：30秒预热短视频（展现往届精彩、本届亮点）、60秒现场花絮视频，预计制作2条，要求画面高清（4K分辨率）、节奏紧凑、配乐贴合科技感主题。（五）辅助类宣传品签到墙：桁架+喷绘（尺寸6m×3m），用于现场签到合影，预计1套，要求安装便捷、视觉醒目（融入展会主题色彩与LOGO）。指引标识：如“观众入口”“论坛区”“洽谈区”等方向牌，预计制作20个（按场馆功能分区数量），材质为PVC板（字体清晰、安装牢固）。三、预算规划本次采购预算总额预计为8.5万元（不含税），分项目预算及编制依据如下：类别子项数量单价（元）小计（元）编制依据-------------------------------------------------------------------------------------------------印刷类宣传折页5000份1.26000市场均价（参考3家供应商报价均值）印刷类展会手册800本15____往期展会成本×1.1（考虑物价涨幅）展示类易拉宝60个804800材质成本+设计费+安装费礼品类定制U盘300份35____品牌定制供应商报价礼品类实用帆布袋2000个8____批量采购议价后单价数字化类电子邀请函1套50005000设计公司服务报价数字化类短视频宣传2条8000____影视工作室报价（含脚本、拍摄、剪辑）辅助类签到墙1套20002000桁架租赁+喷绘制作成本辅助类指引标识20个501000亚克力板材+印刷成本**预备费**———8500总预算×10%（应对突发需求/价格波动）四、供应商选择策略采用“资质筛选+样品评估+综合比价”的供应商选择流程，确保产品质量、成本可控及服务响应及时：1.资质筛选：优先选择成立满3年、服务过同类型科技展会、具备印刷/制作资质（如印刷经营许可证）的供应商，通过企业官网、行业口碑、案例库初步筛选出5-8家候选。2.样品评估：向候选供应商发送需求小样（如宣传折页设计稿、U盘样品图），要求提供实物样品或设计效果图，重点评估印刷精度、材质质感、工艺细节（如U盘LOGO印制清晰度）。3.综合比价：要求供应商提供详细报价单（含单价、数量、总价、交货期、售后条款），对比价格（40%）、质量（30%）、服务（20%，含交货周期、应急响应）、案例匹配度（10%），最终选定3-5家核心供应商分项目合作。五、采购执行流程（一）需求确认与方案优化由展会宣传组牵头，联合招商、运营部门梳理宣传需求，明确物料的设计风格（科技感+商务风）、核心传递信息（如“十大前沿技术展区”“院士论坛”），形成《宣传用品需求清单》。邀请设计团队（外部合作）完成物料设计初稿，经组委会评审后确定终稿，同步输出制作规格（如尺寸、材质、工艺要求）。（二）供应商询价与谈判针对报价差异较大的项目（如定制U盘、短视频制作），组织现场谈判，明确成本构成（如印刷品的纸张成本、设计费占比），争取批量采购折扣或增值服务（如免费设计调整、延长质保期）。（三）合同签订与履约管理选定供应商后，签订正式采购合同，明确以下条款：交货期：分批次交货（如印刷品提前15天、展示架提前10天、礼品提前7天），逾期违约金（每日扣除合同额的0.5%）；质量标准：以样品/设计稿为验收依据，明确退换货条件（如印刷色差超过行业标准±5%可退换）；付款方式：预付款30%，到货验收合格后付65%，质保金5%（展会结束后无质量问题付清）。设立采购台账，跟踪供应商生产进度，每周沟通一次，确保交货期可控。（四）验收与付款到货后，由宣传组、运营组联合验收：印刷品：抽查10%数量，检查色彩、排版、纸张克重是否符合要求；展示类：测试展架稳固性、画面安装平整度；礼品类：检查LOGO印制精度、材质手感；数字化产品：测试H5交互、视频画质与音效。验收合格后，按合同约定支付款项，留存质保金至展会结束后15天，确认无质量问题后结清。六、质量管控措施1.标准前置：在设计阶段明确质量要求（如印刷色值CMYK参数、U盘材质环保标准），形成《宣传用品质量验收标准》，作为合同附件与验收依据。2.过程抽检：供应商生产过程中，不定期要求提供生产照片或视频（如印刷机台作业、U盘开模过程），关键环节（如印刷调色、LOGO印制）可现场监工。3.到货验收：严格执行“双人验收+拍照留档”，不合格品立即退回并要求供应商48小时内补发，补发产生的费用由供应商承担。七、时间进度安排结合展会筹备节点（开展前30天完成宣传预热），制定采购时间轴：阶段时间节点核心任务------------------------------------------------------------------需求调研期开展前45天确定宣传主题、设计风格，梳理需求清单供应商筛选期开展前40-35天完成供应商筛选、样品评估、比价谈判设计制作期开展前35-15天同步推进物料设计、供应商生产交付验收期开展前15-5天分批到货验收，问题物料退换补发现场部署期开展前5-1天完成宣传物料的现场安装、调试八、风险应对预案1.供应商延迟交货：与核心供应商签订“逾期赔付”条款，同时筛选1-2家备选供应商，预留5天应急生产周期；优先保障核心宣传品（如会刊、主视觉海报）的交付，非核心物料（如小礼品）可适当延迟或调整品类。2.质量问题突发：提前与供应商约定“无条件退换货+加急补发”条款，明确补发周期（24小时内）；预留10%预算用于临时采购（如现场发现海报尺寸不符，可紧急采购KT板制作替代）。3.预算超支风险：优化采购方案，优先保障高