安生生产档案管理制度

PAGE安生生产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司安全生产档案管理，规范安全生产档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保安全生产档案的完整性、准确性和系统性，为公司安全生产决策、管理和监督提供可靠依据，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各生产经营单位及所属各类人员在安全生产活动中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：安全生产档案应如实反映公司安全生产工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与安全生产相关的各类文件、资料和记录，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.准确性原则：档案内容应准确无误，数据、文字等应符合客观事实，避免出现错误或歧义。4.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、安全技术等敏感信息的安全生产档案，应严格保密，防止信息泄露。（四）职责分工1.安全生产管理部门负责制定和完善安全生产档案管理制度，并组织实施。指导、监督各部门安全生产档案的收集、整理、归档工作。负责集中保管公司重要的安全生产档案，并定期进行整理、鉴定和统计。负责安全生产档案的查阅、借阅管理，为公司各部门提供档案利用服务。2.各部门负责本部门安全生产档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。按照规定的时间和要求，将整理好的安全生产档案移交至安全生产管理部门。负责本部门安全生产档案的日常保管和维护，严格执行档案查阅、借阅制度。3.档案管理人员负责安全生产档案的具体整理、编目、上架、保管等工作，确保档案存放有序、安全。协助安全生产管理部门和各部门做好档案的查阅、借阅服务工作，登记档案查阅、借阅情况。定期对安全生产档案进行检查、清点，发现问题及时报告并采取措施解决。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.安全生产法律法规、标准规范：国家和地方有关安全生产的法律法规、规章、规范性文件，行业标准、地方标准等。2.安全生产责任制文件：公司各级安全生产责任制、安全生产目标责任书等。3.安全生产管理制度：安全生产会议制度、安全生产检查制度、安全教育培训制度、事故应急预案及演练记录、安全设施设备管理制度、危险作业管理制度、职业健康管理制度等。4.安全评价报告：公司建设项目安全预评价报告、安全验收评价报告、现状评价报告等。5.安全生产检查记录：日常安全检查记录、专项安全检查记录、季节性安全检查记录、节假日安全检查记录等。6.安全教育培训记录：新员工入职安全教育培训记录、岗位技能培训记录、安全管理人员培训记录、特种作业人员培训记录及证书复印件等。7.安全设施设备档案：安全设施设备台账、采购合同、安装调试记录、维护保养记录、检测检验报告、报废记录等。8.危险化学品管理档案：危险化学品采购、储存、使用、运输等环节的相关资料，包括化学品清单、MSDS（化学品安全技术说明书）、出入库记录、安全操作规程等。9.职业健康管理档案：员工职业健康体检报告、职业病危害因素检测报告、职业健康防护用品发放记录等。10.事故档案：生产安全事故报告、事故调查处理报告、事故现场照片、事故原因分析报告、事故整改措施及落实情况等。11.其他与安全生产相关的文件、资料和记录：安全生产工作会议纪要、安全生产工作简报（通报）、安全奖励与处罚记录、安全隐患排查治理记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责安全生产档案的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.在安全生产活动中形成的各类文件、资料和记录，应在活动结束后及时整理收集，不得拖延积压。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。4.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保文件的可读性和可利用性，并同时收集相关的元数据信息。（三）整理方法1.分类：按照安全生产档案的内容和性质，分为法律法规标准类、责任制类、管理制度类、安全评价类、检查记录类、教育培训类、设施设备类、危险化学品类、职业健康类、事故类及其他类等十大类。每大类下可根据实际情况进一步细分小类。2.编号：对每一份安全生产档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号可采用“年份+部门代码+流水号”的形式，例如：2023A001，表示2023年由A部门产生的第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，不得使用金属钉装订。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒封面和脊背上填写档案编号、题名、起止日期等信息，便于识别和存放。三、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在每年年底前，将本年度整理好的安全生产档案移交至安全生产管理部门进行集中归档。2.安全生产管理部门对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或修正。3.归档的档案应按照分类编号顺序排列，装入档案盒，并填写档案盒目录，确保档案存放有序，便于查找和利用。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司安全生产重大决策、重要法规标准、长期保存的安全评价报告、事故档案等，应永久保管。2.定期保管：其他安全生产档案根据其重要性和使用价值，确定保管期限为10年或30年。保管期限从档案形成年度的次年1月1日起计算。3.保管期限届满的档案，应按照档案鉴定程序进行鉴定，经鉴定确无保存价值的档案，可予以销毁。（三）保管条件1.设立专门的安全生产档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，不同保管期限的档案应分开存放。3.配备必要的档案保管设备，如温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿机等，定期对档案室进行检查和维护，确保档案保管环境符合要求。4.采用电子档案管理系统对安全生产档案进行数字化管理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅安全生产档案的，应填写《安全生产档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到安全生产管理部门办理查阅手续。2.安全生产管理部门档案管理人员根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在《安全生产档案查阅登记表》上记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定的档案室进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。查阅时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.如需复印档案资料，应经安全生产管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复印，复印件应与原件核对无误后加盖档案管理专用章。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅安全生产档案的，应填写《安全生产档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和安全生产管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理人员根据借阅申请表，将档案资料交借阅人员，并在《安全生产档案借阅登记表》上做好记录，包括借阅人员姓名、部门、借阅时间、借阅档案名称及数量、预计归还时间等。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应在规定的时间内归还档案，归还时档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）保密规定1.查阅和借阅安全生产档案的人员，应对档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。对于涉及公司商业秘密、安全技术等敏感信息的档案，应严格按照公司保密制度进行管理。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案信息。在档案查阅、借阅过程中，如发现有违反保密规定的行为，应及时制止并报告公司相关部门。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立安全生产档案鉴定小组，由安全生产管理部门负责人担任组长，成员包括各部门相关人员和档案管理人员。鉴定小组负责对保管期限届满的安全生产档案进行鉴定。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核对档案内容与实际安全生产活动情况是否相符，数据、文字等是否准确无误。3.档案的时效性：判断档案所记录的信息是否仍具有现实价值，是否已过时效。4.档案的保密性：审查档案内容是否涉及公司商业秘密、安全技术等敏感信息，是否需要继续保密。（三）鉴定程序1.档案管理人员定期对保管期限届满的档案进行清理，列出拟鉴定档案清单，提交给鉴定小组。2.鉴定小组对拟鉴定档案进行逐一审查，根据鉴定内容，确定档案的存毁意见。3.对确定销毁的档案，鉴定小组应编制《安全生产档案销毁清单》，详细记录档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。4.《安全生产档案销毁清单》经鉴定小组组长签字确认后，报公司分管领导审批。（四）销毁实施1.经公司分管领导批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同实施档案销毁工作。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案