机关单位内部会议管理办法

机关单位内部会议管理办法为进一步规范机关内部会议组织流程，提升会议决策效率与执行质效，降低行政运行成本，结合本单位工作实际，制定本会议管理办法。本办法适用于机关各部门及所属单位组织的各类会议活动，旨在通过科学统筹会议资源、优化会议流程，推动形成“精简、务实、高效”的会议管理机制。一、总则（一）基本原则机关会议管理遵循“按需召开、严控规模、注重实效、厉行节约”的原则，杜绝以会议落实会议、超范围参会、重复开会等形式主义问题，确保会议服务于中心工作推进与决策部署落实。（二）职责分工1.办公室（综合管理部门）：作为会议管理牵头部门，负责统筹会议计划编制、审批备案、资源调配（含会议室使用、会议材料印制等）及会后督办跟踪；2.各部门：作为会议承办主体，需按要求申报会议计划、准备议题材料，并落实会议决议事项；3.机关纪委（或监督部门）：负责监督会议纪律执行情况，对违规行为提出整改或问责建议。二、会议分类与审批流程（一）会议类型及适用场景根据会议性质、范围及决策层级，机关会议分为四类：1.党组（党委）会议：研究“三重一大”事项（如贯彻上级部署、干部任免、重大项目安排等），由党组（党委）书记召集并审批，参会人员为党组成员及相关列席人员。2.行政办公会议：研究日常行政事务、工作协调、制度修订等，由单位主要负责人或委托副职召集，参会人员为领导班子成员、部门负责人，会议计划需报主要负责人审批。3.专题工作会议：针对专项任务（如项目攻坚、应急处置、业务培训等）召开，由分管领导召集并审批，参会范围为相关责任部门及人员，原则上“一事一议、一专题一会”。4.全体人员会议：传达重要精神、部署年度工作、总结表彰等全局性会议，由主要领导审批，原则上每年不超过2次，时长控制在90分钟以内。（二）会议审批要求1.计划申报：各部门每季度末填报《会议计划申报表》（含会议名称、类型、时间、地点、参会人数、预算及主要议题），经办公室初审、分管领导复核后，报主要领导审定。临时召开的非计划性会议（如应急会议），需说明事由并经分管领导同意后启动流程。2.材料预审：会议议题材料需提前3个工作日提交办公室，内容应包含背景情况、决策事项、备选方案及建议，字数原则上不超过2000字。办公室对材料完整性、合规性初审，不符合要求的退回补充。三、会议组织与实施（一）会前筹备1.时间与场地：办公室统筹安排会议室，优先使用视频会议系统召开跨部门或基层参会的会议，减少差旅成本。会议时间避开工作高峰时段（如周一上午、周五下午），同一时段原则上只安排1场全局性会议。2.通知与提醒：会议通知明确时间、地点、议题、参会要求（如着装、材料携带），通过OA系统、工作群或书面形式发布；重要会议需提前1天以短信或电话二次提醒。3.材料准备：承办部门提前分发审定后的会议材料，涉密会议材料按保密规定传递、回收。（二）会中管理1.会议主持：主持人严格把控节奏，开场明确会议目的与议程（单个议题讨论时间一般不超过15分钟），引导参会人员聚焦问题、直奔主题。2.记录与纪要：指定专人负责会议记录，准确反映讨论过程、决策结果及任务分工。会议结束后2个工作日内，承办部门形成《会议纪要》，经主持人审核后印发（纪要需明确“事项、责任部门、完成时限”三要素）。3.应急处理：参会人员临时缺席需提前请假并说明原因；关键决策人缺席时，主持人可决定调整议程或推迟会议。（三）会后落实1.任务督办：办公室将会议决议事项纳入督办台账，通过OA系统或工作群定期提醒责任部门，每周汇总进展并向分管领导反馈。2.材料归档：会议通知、签到表、材料、纪要等文件由办公室按档案管理要求归档，保存期限不少于5年。3.效果评估：每半年由办公室牵头，通过问卷调查、部门反馈等方式评估会议质量（重点关注“议题解决率”“决策执行时效”等指标），评估结果作为部门绩效考核参考。四、会议纪律与监督（一）参会纪律1.参会人员提前5分钟到会，因特殊情况无法参会或需迟到、早退的，需提前向主持人请假并说明事由，未经批准不得委托他人代会。2.会议期间关闭手机或调至静音，严禁随意走动、交头接耳；涉密会议需遵守保密规定，不得擅自传播会议内容。3.发言紧扣议题、言简意赅，主持人有权终止偏离主题的发言。（二）监督与问责1.办公室每季度统计会议次数、时长、费用及决议落实情况，形成《会议管理情况通报》，对超计划开会、材料冗长、决议落实不力的部门予以通报批评。2.机关纪委对会议中的形式主义、铺张浪费（如超标准布置会场、违规发放纪念品）等问题开展专项检查，发现问题责令整改，情节严重的依规追究相关人员责任。3.建立会议管理“负面清单”，将“无实质内容的会议”“重复研究同一议题”等行为纳入部门年度考核扣分事项。五、附则1.本办法由办公室负责解释，自印发之日起施行。此前相关规定与本办法不一致的，