部门岗位职责及工作流程规范

部门岗位职责及工作流程规范一、前言为明确各岗位核心职责、梳理关键工作流程，提升组织协作效率、保障业务合规开展，依据公司战略目标与业务需求，结合行业实践制定本规范。本规范适用于公司各职能部门及所属岗位，旨在为日常工作提供清晰指引，推动部门间高效协同。二、行政部岗位职责与工作流程（一）行政专员岗位职责：统筹日常行政事务，涵盖办公环境维护、固定资产管理、行政文书起草（如通知、制度文件）等；组织公司会议、活动，负责场地协调、会议纪要整理及决议跟踪落地；全流程管理办公用品：从需求调研、采购执行到发放登记、库存监控；对接外部机构（如物业、工商），处理证照年检、行政备案等事务。工作流程示例：会议组织流程：①会议发起：需求部门/人员提交《会议申请单》，明确议题、时间、参会范围；②筹备阶段：行政专员协调会议室（检查投影、音响等设备），提前1个工作日通过邮件/钉钉通知参会人员，同步准备会议资料（如PPT、签到表）；③会议执行：现场签到、记录讨论要点，会后24小时内整理《会议纪要》，经主持人审核后发至参会群；④决议跟进：根据纪要明确的任务，行政专员每周跟踪进度，向负责人反馈执行情况。办公用品采购流程：①需求收集：每月末各部门提交《办公用品需求表》，行政专员结合库存盘点结果汇总需求；②采购审批：制定采购清单，经行政主管审核（金额超限额需总经理审批）；③供应商选择：从合作名录中选取3家比价，确定供应商后签订采购合同（明确质量要求、交付周期）；④验收入库：到货后检查数量、质量，填写《入库单》并登记台账；⑤发放领用：各部门凭《领用单》领取，行政专员同步更新库存，确保账实一致。（二）前台接待岗位职责：负责公司前台接待，包括访客登记引导、快递收发管理；接听总机电话，转接、记录留言，维护公司对外形象；协助行政部完成文件收发、考勤统计（如迟到早退记录）等基础工作。工作流程：访客接待流程：①访客到达：前台核对身份，询问拜访对象及事由，填写《访客登记表》；②通知被访人：电话/钉钉联系被访人确认，引导访客至等候区或会议室；③访客离开：提醒带走随身物品，更新《访客登记台账》，定期存档。快递管理流程：①快递接收：核对收件人、电话，在快递系统标记签收，放置指定区域；②通知取件：短信/钉钉通知收件人，注明取件地点、编号；③滞留处理：超过3个工作日未取的快递，联系收件人确认；无人认领的按公司制度退回或废弃处理。三、财务部岗位职责与工作流程（一）会计岗岗位职责：负责账务处理，包括凭证录入、账目核对、财务报表编制；管理税务事项（纳税申报、发票申领/开具、税务合规性把控）；审核费用报销、付款申请，确保票据合法、流程合规；配合内外部审计，提供财务数据及相关资料。工作流程：费用报销流程：①报销人填报：填写《费用报销单》，附合规票据（发票需盖章、日期清晰），部门主管审核真实性（如出差事由、招待对象）；②财务初审：会计检查票据完整性、粘贴规范，核对金额与申请是否一致，判断是否符合报销制度（如差旅标准）；③审批流转：初审通过后，按金额层级提交审批（如≤限额部门经理审批，>限额总经理审批）；④付款执行：审批通过后，会计录入凭证，出纳通过网银/现金付款，报销人签字确认。月度结账流程：①单据清理：每月25日起停止接收当月费用单据，督促各部门提交未报账单据；②账务核对：核对银行流水、往来账项，确保账实一致，处理暂估、预提等账务；③报表编制：生成资产负债表、利润表、现金流量表，分析异常数据（如成本波动）；④资料归档：将凭证、报表按月份装订，移交档案管理员，电子档备份至财务系统。（二）出纳岗岗位职责：管理公司资金，包括银行账户维护、现金收付、资金日报编制；办理付款业务（工资发放、供应商付款、报销打款等）；保管票据、印章（与会计分存），登记现金、银行日记账；协助完成银行对账、资金盘点工作。工作流程：付款操作流程：①付款申请：收到经审批的《付款单》（附合同、发票等），核对收款信息（账号、户名、开户行）；②资金安排：查看账户余额，如需转账，登录网银提交付款指令（大额需双人复核）；③凭证处理：付款后，在《付款单》上标注流水号，移交会计做账，同步登记日记账；④回单收集：次日打印银行回单，粘贴至凭证附件，确保付款凭证完整。现金管理流程：①现金收付：收款时开具收据（注明事由、金额），付款时核对审批手续，当面点清；②日清日结：每日下班前盘点现金，与日记账核对，确保账实一致，超额现金存入银行；③备用金管理：备用金限额内支出后及时报销补足，禁止坐支现金。四、业务部岗位职责与工作流程（一）客户经理岗位职责：负责客户开发与维护，制定客户拜访计划，拓展销售渠道；跟进销售全流程（需求沟通、方案报价、合同签订、回款催收）；收集市场信息，分析竞品动态，反馈客户需求至产品/技术部门；完成销售目标，维护客户满意度，处理售后咨询与投诉。工作流程：客户开发流程：①线索获取：通过展会、网络平台、老客户转介绍等渠道收集潜在客户信息；②初步沟通：电话/邮件联系客户，了解需求（如产品类型、预算、交付周期），判断意向等级；③实地拜访：预约客户，携带产品资料、案例手册，现场演示解决方案，记录需求细节；④方案报价：协同技术/产品部门制定方案，核算成本后报价，与客户协商条款（如付款方式、服务内容）；⑤合同签订：法务审核合同条款，双方签字盖章后，移交财务备案，客户支付预付款；⑥售后跟进：项目交付后，每月回访客户，收集反馈，推动二次合作或转介绍。回款管理流程：①回款计划：根据合同约定，制定《回款计划表》，明确节点（如预付款、验收款、尾款）；②到期提醒：回款日前3天，通过邮件/电话提醒客户，发送《催款函》（附合同条款）；③异常处理：逾期未回款，与客户沟通原因（如资金周转\验收争议），协商还款方案（如分期\担保）；④上报反馈：超过合同逾期天数，上报部门经理，启动法务介入或坏账评估。（二）市场专员岗位职责：策划市场推广活动（线上线下展会、品牌宣传、内容营销）；管理公司自媒体账号（如公众号、短视频平台），输出优质内容（文案、海报、视频）；分析市场数据（流量转化、活动ROI），优化推广策略；对接媒体、合作伙伴，维护品牌曝光渠道。工作流程：活动策划流程：①需求调研：结合业务目标、客户反馈，确定活动主题（如新品发布会、行业沙龙）；②方案制定：撰写《活动策划案》（含时间、地点、流程、预算、宣传渠道），经部门审核；③筹备执行：联系场地、嘉宾、供应商，设计宣传物料（海报、邀请函），启动预热（如公众号推文、朋友圈广告）；④现场管理：活动当天负责签到、流程把控、互动环节，安排摄影记录；⑤复盘总结：活动结束后3天内，统计参与人数、线索量、费用支出，分析亮点与不足，输出《活动复盘报告》。内容创作流程：①选题策划：每周召开选题会，结合热点、产品卖点，确定内容方向（如行业科普、客户案例）；②内容产出：文案编辑撰写初稿，设计师制作配图，市场主管审核（风格符合品牌调性，信息准确）；③发布推广：按排期发布至各平台，监测阅读量、点赞数、转发率，及时回复评论；④数据优化：每月分析内容数据，淘汰低互动选题，迭代高转化形式（如短视频转长图文）。五、技术部岗位职责与工作流程（一）软件工程师岗位职责：参与产品需求分析，输出技术方案（如架构设计、接口文档）；完成代码开发、单元测试，修复BUG，优化系统性能；配合测试工程师进行联调，确保功能符合需求；维护现有系统，处理用户反馈的技术问题，输出技术文档。工作流程：项目开发流程：①需求评审：参加需求会议，与业务部沟通功能细节，输出《技术需求文档》，明确开发难点与排期；②设计阶段：绘制架构图、ER图，确定技术栈（如前端Vue、后端Java），经技术主管审核；③开发迭代：按sprint计划编写代码，提交Git仓库，每日站会同步进度，解决开发冲突；④测试联调：提交测试版本，配合测试工程师进行功能、压力测试，修复BUG直至通过率100%；⑤上线部署：编写部署文档，申请生产环境权限，凌晨/低峰期发布，观察日志确保系统稳定；⑥运维优化：上线后收集用户反馈，每周迭代小功能，每季度进行性能优化（如数据库索引、接口缓存）。BUG处理流程：①问题反馈：测试/用户提交BUG（附截图、操作步骤），录入Jira系统，标注优先级（高/中/低）；②定位分析：工程师复现问题，查看日志、代码，确定BUG原因（如逻辑错误、兼容性问题）；③修复验证：修改代码后，在测试环境验证，提交测试工程师回归测试；④上线发布：验证通过后，合并代码至生产分支，发布上线，关闭Jira工单。（二）运维工程师岗位职责：负责服务器、网络设备的日常维护，保障系统7×24小时稳定运行；监控系统性能（如CPU、内存、带宽），设置告警阈值，及时处理故障；管理数据备份与恢复，定期演练灾备方案；配合安全团队进行漏洞修复、权限管理，保障信息安全。工作流程：故障处理流程：①告警触发：监控系统（如Zabbix）检测到异常（如服务器宕机、磁盘满），自动发送告警至运维群；②应急响应：工程师5分钟内响应，登录服务器排查原因（如查看进程、日志）；③故障修复：根据原因采取措施（如重启服务、扩容磁盘、切换备用节点），恢复系统运行；④复盘报告：故障解决后24小时内，输出《故障复盘报告》，分析根因（如配置错误、硬件老化），提出改进措施（如升级硬件、优化监控规则）。数据备份流程：①备份策略：制定备份计划（如数据库每日全量、日志每小时增量），存储至异地机房；②执行备份：每日凌晨自动执行备份脚本，生成备份文件，验证完整性（如恢复测试）；③归档管理：每月将备份文件迁移至磁带库，保留6个月，过期文件按制度销毁；④灾备演练：每季度模拟灾难场景（如机房断电），测试备份恢复时长，优化流程。六、通用流程规范（一）文档管理规范分类归档：按部门、项目、类型（如合同、报告、方案）建立文件夹，命名格式为“部门-年份-项目-类型”（如“业务部-2024-XX项目-合同”）；版本控制：文档修改后标注版本号（如V1.0→V1.1），注明修改人、时间、内容，旧版本存档不可删除；权限设置：敏感文档（如财务报表、客户合同）设置访问权限，仅相关人员可查看/编辑，通过企业微信/钉钉文档管理；归档要求：每月末整理当月文档，纸质版编号归档（如“CX-____”），电子版上传至共享盘，确保可追溯。（二）沟通协作规范会议机制：部门周会：每周一上午召开，汇报上周工作、本周计划，解决协作问题；跨部门协作会：涉及多部门的项目，每周三下午召开，同步进度、协调资源；临时会议：需紧急决策时，发起人提前1小时通知，明确议题、参会人，会后2小时内发纪要。信息传递：日常沟通：优先使用钉钉/企业微信，重要事项电话确认后补文字记录；需求提报：提交《需求申请表》，注明背景、目标、交付时间，经部门主管审核后流转；问题反馈：通过“问题反馈群”或Jira系统，清晰描述问题（5W1H：谁、何时、何地、做什么、为什么、如何做），责任部门24小时内响应。（三）绩效考核规范指标设定：结合岗位职责，设定量化（如销售额、回款率、BUG解决数）与质化（如客