公司沟通渠道及平台使用指南

公司内部沟通渠道及平台使用指南一、引言为规范公司内部沟通行为，提升信息传递效率，保障沟通安全性与协作顺畅性，特制定本指南。本指南涵盖公司常用沟通渠道的适用场景、操作规范、模板示例及注意事项，全体员工需严格遵循，保证沟通工作高效、有序开展。二、即时通讯平台（企业/钉钉）日常协作规范（一）适用沟通场景即時通讯平台适用于日常快速响应、跨部门协作、临时任务同步、文件即时传输等场景，例如：项目组日常进度同步与问题反馈；部门内部临时通知、会议提醒；跨部门人员快速对接工作需求；紧急事务联络（如突发问题需协调解决时）。（二）操作步骤指引1.创建/加入工作群创建群聊：打开企业/钉钉→“+”→选择“群聊”→“创建群聊”→添加成员（可相关同事，避免遗漏）→设置群名称（规范格式：“部门-项目/事项”，如“市场部-新品推广项目”）→“完成”，并在群公告中说明群用途及沟通规则。加入群聊：若收到群邀请，/扫描二维码→核对群信息→“加入”，需遵守群内沟通约定。2.发起即时沟通单聊：通讯录选择同事→输入消息内容（文字、语音、文件均可），重要信息建议使用文字+重点标注（如加粗、标红）。群聊：在对应群聊中相关人员（避免全体成员，除非事项紧急且涉及全员）→清晰说明需求或反馈，附上必要的背景信息（如项目名称、时间节点）。3.文件传输与共享聊天框“+”→选择“文件”→本地文件或从云盘选择→设置文件权限（“可查看”或“可编辑”，根据协作需求设置）→发送文件，并在消息中注明文件内容及查阅要求（如“请于今日17:00前反馈修改意见”）。4.任务委派与进度跟踪“+”→选择“任务”→填写任务名称、负责人、截止时间、优先级→添加任务描述及附件→“发送”，负责人将收到任务提醒，可在“任务”模块查看进度并更新状态。（三）沟通记录模板（群公告示例）项目内容群名称研发部-系统迭代项目组群用途同步系统迭代需求、开发进度、测试问题，协调跨部门资源支持参与人员研发部（王、李）、产品部（赵）、测试部（刘）、运营部（陈*）关键沟通规则1.工作日9:00-18:00消息响应时间不超过2小时；2.重要决策需负责人确认；3.每周五17:00前同步周进度报告备注文件统一至群文件“项目资料”文件夹，命名格式“日期-版本-文件名”（四）使用注意事项信息安全：禁止在群聊中讨论公司机密信息（如未公开财务数据、核心客户信息等），文件传输前确认权限设置，避免敏感信息外泄。沟通礼仪：使用文明用语，避免情绪化表达；群聊中减少无关刷屏，重要信息建议单独关键人员；非紧急事项避免在非工作时间发送消息（如深夜、节假日）。内容规范：群名称需清晰反映工作属性，避免使用昵称或无关词汇；消息内容需简洁明了，重要事项可配合“已读回执”功能确认接收情况。三、邮件系统正式沟通规范（一）适用沟通场景邮件系统适用于正式文件传递、跨部门重要事项沟通、工作汇报、对外联络（如供应商、客户对接需通过公司邮箱时）等场景，例如：发起会议通知并附上会议议程；向上级汇报月度/季度工作成果；跨部门协作需求正式函件（如申请资源支持）；向客户发送合同、方案等正式文件。（二）操作步骤指引1.撰写与发送邮件登录邮箱：通过公司内部系统登录企业邮箱（如outlook、企业邮箱系统）。填写收件人：收件人：直接对接的主要负责人（1-2人），保证核心信息接收方明确；抄送（CC）：需知会的相关人员（如部门领导、协作部门接口人），避免过度抄送；密送（BCC）：仅特定人员可见（如需保密的汇报对象），谨慎使用。编辑主题：格式“【事项类型】-主题-部门/姓名”，如“【会议通知】-项目启动会-市场部张*”。撰写称呼：对上级用“尊敬的X总”，对平级/下级用“X经理/同事X您好”；开头说明邮件目的，中间分点阐述核心内容（如背景、需求、时间节点），结尾明确期望（如“请于X月X日前反馈意见”）；结尾：祝福语（如“祝工作顺利！”）+落款（姓名、部门、联系方式）。添加附件：“添加附件”→选择文件→修改附件名称（格式“日期-版本-文件名”，如“20231027-V1.0-项目方案.docx”）→确认附件大小（单附件不超过20MB，超大型文件需通过云盘分享并附）。发送前检查：确认收件人、主题、无错别字，附件已，“发送”。2.回复与转发邮件回复：直接“回复”，在原邮件基础上补充内容，保持主题不变，保证沟通上下文连贯；若需多人回复，建议使用“回复全部”并确认必要性。转发：“转发”，可修改主题（如“转发-【会议通知】-项目启动会”），在说明转发原因，并补充必要备注，保证接收方理解背景。（三）沟通记录模板（会议通知邮件示例）项目内容主题【会议通知】-项目季度复盘会-运营部李*收件人项目组全体成员（王、赵、刘*）、部门领导（陈总）内容尊敬的各位同事：为保证项目Q4目标顺利达成，兹定于2023年10月30日（周一）14:00-16:00在301会议室召开季度复盘会，议程1.各模块负责人汇报Q3进度及问题（20分钟/模块）；2.跨部门协作需求讨论（30分钟）；3.陈总总结及Q4工作部署（20分钟）。请各位提前准备汇报材料（PPT格式），并于10月29日17:00前发送至李邮箱。如有特殊情况无法参会，请提前1天告知。祝工作顺利！落款：运营部李联系方式：分机号8012附件1.《项目Q3复盘会议议程.docx》2.《汇报材料模板.pptx》（四）使用注意事项主题规范：主题需简洁明确，包含核心信息，避免使用“紧急”“重要”等模糊词汇，除非事项确实紧急且需优先处理。逻辑：内容需条理清晰，分点阐述，避免大段文字；重要信息（如时间、地点、需求）可加粗或标红突出。附件管理：附件命名规范，避免使用“新建文档1”“资料”等无意义名称；发送前确认附件可正常打开，避免因格式问题影响接收方查阅。时效性：工作邮件需在24小时内回复，若需延迟处理需提前告知发件人；历史邮件定期整理，避免占用过多存储空间。四、内部论坛知识共享与意见征集规范（一）适用沟通场景内部论坛适用于经验分享、知识沉淀、跨部门问题求助、意见征集（如公司制度修订、活动策划建议）等场景，例如：员工分享项目复盘经验或工作技巧；发布公司最新政策解读、培训通知；发起“优化办公流程”意见征集；跨部门协作中遇到问题，在论坛求助相关领域同事。（二）操作步骤指引1.发布帖子/话题登录论坛：通过公司内部系统进入内部论坛（如“OA知识库”“协作社区”）。选择板块：根据帖子内容选择对应板块（如“经验分享”“问题求助”“公告通知”），避免发布至无关板块。编辑内容：简洁概括核心内容，如“高效使用Excel函数的3个技巧（附案例）”；分模块阐述（背景、方法、步骤、总结），可插入图片、文件（如操作截图、模板文档），关键步骤可配文字说明；标签：添加3-5个相关标签（如“#Excel技巧”“#办公效率”），便于检索。设置权限：根据需求选择“公开”（所有员工可见）、“部门可见”（仅本部门员工可见）或“指定人员可见”，涉及机密内容需选择“指定人员可见”并添加权限人员。发布并预览：“发布”，预览帖子效果，确认内容无误后提交。2.回复与互动回复帖子：“回复”，针对帖子内容提出建议、补充信息或分享经验，避免无关灌楼；若需详细说明，可单独发帖并原发帖人。点赞/收藏：对有价值的帖子“点赞”表示认可，“收藏”便于后续查阅，重要建议可截图保存并同步至相关项目负责人。（三）沟通记录模板（经验分享帖子示例）项目内容标题【经验分享】市场活动复盘：如何提升线下活动转化率（附数据模板）板块经验分享→市场实践标签#市场活动#复盘技巧#转化率提升内容一、背景本次线下活动参与人数500+，转化率15%，低于预期目标（20%），现从前期准备、现场执行、后续跟进三方面复盘。二、关键问题及改进措施1.前期准备：目标客群画像不清晰→改进：通过问卷调研细化客群标签，精准推送邀请；2.现场执行：互动环节设计单一→改进：增加“扫码领福利”“产品体验区”，提升参与感；3.后续跟进：跟进不及时→改进：设置48小时跟进提醒，分配专属客服对接。三、总结精准客群定位+高互动环节+及时跟进是提升转化率的核心，附件为《活动复盘数据模板》，供参考。附件：《活动复盘数据模板.xlsx》权限公开（四）使用注意事项内容合规：禁止发布与工作无关的内容（如娱乐八卦、个人广告），言论需客观真实，避免攻击性或虚假信息。板块规范：按主题发布至对应板块，避免跨版发帖；发布前搜索历史内容，避免重复发帖（如已有类似经验分享，可回复补充而非新建）。互动礼仪：回复需围绕帖子主题，理性讨论，尊重他人观点；求助帖子需及时反馈解决结果，形成闭环。五、视频会议系统远程协作规范（一）适用沟通场景视频会议系统适用于异地团队协作、大型会议、培训宣讲、客户远程对接等场景，例如：跨区域项目组周例会；公司全员年度战略宣讲；外部专家线上培训（如行业知识讲座）；与异地客户沟通方案细节。（二）操作步骤指引1.创建会议登录系统：通过企业/钉钉“会议”模块或独立视频会议系统（如腾讯会议、Zoom企业版）登录。创建会议：“创建会议”→填写会议主题（格式“会议类型-主题-时间”，如“周例会-项目-20231027”）→设置会议时间、时长→选择参会人员（可手动添加或从通讯录导入）→开启“等候室”（保证仅参会人员进入）→设置会议权限（如“仅主持人可共享屏幕”“参会人员静音”）。发送邀请：“发送邀请”，通过系统消息、邮件或群聊发送会议及密码，附上会议议程（如“14:00-14:10进度汇报，14:10-14:30问题讨论”）。2.加入会议主持人：提前10分钟进入会议，测试麦克风、摄像头、屏幕共享功能，保证设备正常；开启等候室，逐个验证参会人员身份后允许入会。参会人员：会议→输入会议密码（若需）→进入会议后，根据主持人提示开启/关闭麦克风和摄像头（非发言时建议保持静音，减少背景噪音）。3.会议中操作共享屏幕：“共享屏幕”→选择共享内容（桌面、特定窗口、PPT文件）→共享时注意关闭无关界面（如私人聊天、未保存文档），避免信息泄露。互动交流：通过“聊天”功能发送文字消息（如补充说明、提问），或“举手”申请发言，主持人同意后开启麦克风发言。录制会议：需提前告知参会人员并征得同意后，“录制”按钮，会议结束后录制文件将自动保存至云盘，可通过分享。4.会议后跟进主持人需在24小时内将会议纪要（含讨论结果、行动项、负责人、截止时间）发送至参会人员，并至论坛或共享云盘；参会人员需按时完成行动项，并在系统中更新进度。（三）沟通记录模板（会议纪要示例）项目内容会议主题项目周例会（2023.10.27）时间/地点2023年10月27日14:00-15:30（线上会议）主持人王*（项目经理）参会人员研发部（李、赵）、市场部（刘）、运营部（陈）会议议程1.各模块进度汇报（30分钟）；2.问题讨论（20分钟）；3.下周计划安排（10分钟）讨论结果及行动项1.研发部：已完成用户登录模块开发，11月3日前提交测试→负责人：李；2.市场部：推广方案需增加“老用户带新”活动→负责人：刘，10月30日前提交修订版；3.运营部：提前准备用户反馈收集问卷→负责人：陈*，11月5日前完成问卷设计备注会议录像已至云盘“项目-会议记录”文件夹，密码：56（四）使用注意事项设备准备：参会前保证网络稳定（建议使用有线网络或5G信号），测试摄像头、麦克风、耳机等设备，避免会议中出现卡