企业宣传材料制作及审核规范

企业宣传材料制作及审核规范一、适用范围与常见应用场景本规范适用于企业各部门在策划、制作、审核各类宣传材料时的全流程管理，涵盖但不限于：产品宣传册、品牌海报、活动推文、短视频、新闻稿、展会物料、内部宣传材料等。常见应用场景包括：新产品上市推广、品牌形象升级、行业展会参展、企业社会责任宣传、内部活动通知、市场招商合作等。通过规范流程，保证宣传材料内容准确、合规、符合品牌调性，提升传播效果与企业形象。二、全流程操作步骤详解1.需求提出与立项责任主体：需求部门（如市场部、销售部、产品部等）操作内容：需求部门根据业务目标（如提升产品知名度、促进活动报名等），填写《宣传材料需求申请表》（详见模板一），明确宣传主题、目标受众、核心信息、期望发布时间、物料形式、预算范围等关键信息。需求部门负责人对申请表进行初审，确认需求合理性与可行性后，提交至市场部（或品牌管理部）统一立项。输出文件：《宣传材料需求申请表》（部门负责人签字确认版）关键节点：需求描述需具体，避免模糊表述（如“提升品牌影响力”应明确为“通过社交媒体推广，提升Z世代群体对产品的认知度”）。2.内容策划与方案设计责任主体：市场部（或品牌管理部）牵头，需求部门配合操作内容：市场部根据需求，结合企业品牌定位（如品牌VI规范、核心价值观），制定宣传材料策划方案，内容包括：传播目标（如曝光量、转化率等可量化指标）；内容框架（如宣传册章节划分、视频脚本结构）；设计风格（参考企业VI手册中的主色调、字体、LOGO使用规范）；渠道规划（如发布于官网、公众号、展会现场等）。策划方案需需求部门确认，保证内容符合业务需求；涉及重大品牌形象调整的，需提交分管领导*审批。输出文件：《宣传材料策划方案》（需求部门签字、分管领导*审批版）关键节点：方案需体现品牌一致性，避免与过往宣传材料风格冲突。3.素材收集与制作责任主体：市场部（或品牌管理部）统筹，设计组、文案组、外部供应商（如需）执行操作内容：素材收集：文案素材：需求部门提供产品参数、技术优势、活动详情等核心信息，文案组根据策划方案撰写初稿，保证语言简洁、符合品牌调性（如科技类产品需专业严谨，快消类产品需活泼生动）。设计素材：设计组收集企业LOGO、标准色号、授权图片/视频素材（需确认版权合法性，避免使用未授权素材）；如需拍摄或制作，提前与供应商签订保密协议。物料制作：设计组根据策划方案和素材，完成宣传材料的初步设计（如海报排版、视频剪辑）；文案组配合校对文字内容，保证无错别字、数据准确（如产品价格、活动时间、联系方式等）。输出文件：宣传材料初稿（设计稿、文案稿、视频成片等）关键节点：素材需标注来源，版权证明（如图片授权书）需归档保存。4.初稿完成与内部初审责任主体：市场部（或品牌管理部）负责人、需求部门负责人操作内容：市场部组织需求部门、设计组、文案组召开内部初审会，重点审核：内容完整性：是否涵盖需求中提出的核心信息；设计规范性：是否符合企业VI规范（如LOGO位置、字体大小、颜色使用）；基础准确性：文字、数据、图片等无明显错误。初审通过后，进入多部门联合审核环节；未通过则退回设计组/文案组修改，修改完成后重新提交初审。输出文件：《宣传材料审核意见表》（初审意见，详见模板二）关键节点：初审需在初稿提交后2个工作日内完成，避免延误项目进度。5.多部门联合审核责任主体：法务部、合规部、分管领导*（根据材料重要性分级审核）操作内容：法务部审核：重点检查内容是否符合法律法规（如广告法、知识产权法），有无夸大宣传、虚假承诺，敏感词（如“最”“第一”等极限词）使用是否合规。合规部审核：审核内容是否符合企业内部制度，如数据安全规范、保密协议要求（涉及客户信息、技术数据的需脱敏处理）。分管领导审核：针对重要宣传材料（如年度品牌报告、战略级产品宣传），由分管领导确认内容是否符合企业战略方向和品牌定位。各部门审核意见需记录在《宣传材料审核意见表》中，需求部门与市场部根据意见修改材料，直至所有部门审核通过。输出文件：《宣传材料审核意见表》（各部门审核通过签字版）关键节点：审核意见需明确具体，避免“内容待优化”等模糊表述，应注明“需补充产品检测报告编号”“删除‘国家级’等违规用词”。6.修改完善与复核责任主体：市场部（或品牌管理部）、需求部门、法务部、合规部操作内容：市场部汇总各部门审核意见，组织设计组、文案组进行针对性修改，形成修改说明（如“已根据法务部意见删除‘国家级’用词，替换为‘行业领先’”）。修改完成后，由原审核部门进行复核，确认问题已解决；复核通过后，形成终稿。输出文件：宣传材料终稿、修改说明（各部门复核签字版）关键节点：修改过程需保留痕迹（如修订模式文档），便于追溯。7.终稿确认与发布责任主体：市场部（或品牌管理部）、需求部门、发布渠道对接人操作内容：市场部将终稿提交至需求部门最终确认，确认无误后，由发布渠道对接人（如新媒体运营、展会负责人）按计划发布。发布前需检查：物料格式是否符合渠道要求（如公众号推文需封面图、摘要齐全，展会物料需印刷质量达标）；联系方式、二维码等关键信息准确无误。发布后，市场部跟踪传播数据（如阅读量、点赞量、咨询量），形成传播效果分析报告。输出文件：宣传材料终稿发布版、传播效果分析报告关键节点：发布前需进行最终校对，避免“错别字”“失效”等问题。8.归档与复盘责任主体：市场部（或品牌管理部）、需求部门操作内容：市场部将宣传材料的需求申请表、策划方案、审核意见表、终稿、传播效果分析报告等文件整理归档，保存期限不少于3年（重要材料可长期保存）。项目结束后，需求部门与市场部共同召开复盘会，总结经验教训（如“本次视频素材收集延迟导致发布延期，下次需提前15天启动素材准备”），优化后续流程。输出文件：宣传材料项目档案、复盘会议纪要关键节点：归档材料需分类清晰，便于后续查阅。三、配套工具模板模板一：宣传材料需求申请表项目名称需求部门负责人联系方式宣传主题目标受众（如：经销商、年轻消费者、行业客户等）核心信息（需传递的关键内容，如产品功能、活动亮点等）期望发布时间物料形式（如：宣传册、短视频、海报、H5等）预算范围需求背景与目标（简要说明制作原因及预期效果）需求部门负责人签字日期模板二：宣传材料审核意见表材料名称编号提交日期审核环节□初审□法务审核□合规审核□终审审核部门审核人审核意见（具体问题及修改建议，可另附页）审核结果□通过□修改后复审□不通过（需说明原因）审核部门负责人签字日期模板三：宣传材料信息登记表材料名称物料形式发布日期发布渠道负责人联系方式审核状态（□已审核□待审核）归档路径（如：服务器文件夹/档案编号）传播数据（阅读量、点赞量、转化量等）四、关键注意事项与风险规避1.内容合规性管理严格遵守《广告法》《反不正当竞争法》等法律法规，禁止使用虚假宣传、误导性表述（如“100%治愈率”“第一品牌”等），涉及数据、认证需提供有效证明（如检测报告、获奖证书）。避免使用政治敏感词、低俗用语，符合社会主义核心价值观；涉及民族、宗教、地域等内容需谨慎，避免引发争议。2.素材版权与真实性图片、字体、音乐、视频等素材需使用正版授权资源，或企业自有素材；禁止从非正规渠道免费素材（如未标注版权的网站），避免侵权风险。所有数据、案例、用户评价需真实可追溯，不得编造或夸大；涉及第三方合作的内容（如客户LOGO、合作伙伴名称）需提前获得书面授权。3.品牌一致性维护严格遵循企业VI规范手册，统一使用标准LOGO、主色调、字体（如标题用字体，字用字号），保证视觉风格统一。宣传材料中的品牌信息（如企业使命、愿景、核心价值观）需与官网、官方文件保持一致，避免出现品牌定位冲突。4.保密与信息安全涉及企业未公开信息（如战略规划、核心技术数据、财务数据）的客户资料、合作方案等，需按《企业保密制度》标注密级，限制传播范围。发布前需检查是否含有敏感信息（如员工个人隐私、未公开的合同条款），必要时进行脱敏处理（如隐去姓名、联系方式）。5.发布渠道适配性不同渠道（如社交媒体、印刷品、展会现场）的宣传材料需针对性调整：社交媒体内容需简洁、图文并茂，印刷品需注重排版细节，展会物料需突