涉密文件管理工作实施细则

涉密文件管理工作实施细则为规范涉密文件管理，保障国家秘密安全，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》等法律法规，结合本单位工作实际，制定本实施细则。本细则适用于本单位（含下属机构）在工作中产生、接收、保管、使用、清退及销毁涉密文件的全过程管理。一、定密管理涉密文件定密遵循“依法依规、科学准确、动态调整”原则。起草涉密文件时，承办人结合工作内容与《国家秘密目录》，提出密级、保密期限及知悉范围建议，经部门负责人初审后，报单位定密责任人审核确定。定密责任人需对密级准确性、合规性负责，在文件首页或版头显著位置标注密级和保密期限。若工作内容调整或保密期限届满，需变更密级或解密的，由原定密部门提出申请，经定密责任人审核后，报上级主管部门或保密行政管理部门批准。解密后的文件需及时清除密级标识，按普通文件管理或依规公开。二、收发与登记（一）收文管理收到涉密文件后，由单位保密员（或指定专人）签收，核对文件份数、密级、编号、发文单位等信息，确认无误后填写《涉密文件收发登记表》（登记内容含文件编号、名称、密级、来源、收文时间、签收人、份数等）。登记后及时移交至保密室保管，严禁个人私自留存。（二）发文管理发出涉密文件时，承办部门需履行审批手续，经部门负责人和保密办审核后，由保密员登记发文对象、时间、份数、签收人等信息，确保文件流向可追溯。发文时使用带有编号的涉密文件稿纸，注明密级和发放范围，密封后通过机要渠道或专人传递。三、保管与存放涉密文件保管场所应符合“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜、监控器）要求，配备防盗、防火、防潮、防磁、防静电设备（如密码文件柜、防磁柜、温湿度调节装置）。保管场所实行双人双锁管理，钥匙由保密员和分管领导分别保管，非工作时间需关闭门禁、启动监控。保管人员每月至少清点核对文件一次，做好温湿度记录；发现文件损坏、丢失或环境异常时，立即向保密办报告并采取补救措施。严禁将涉密文件与普通文件混放，或在非保密场所存放涉密文件。四、使用与借阅（一）使用管理使用涉密文件应在保密室、涉密机房等符合要求的场所进行；确需带出办公场所的，需填写《涉密文件借阅申请表》（注明用途、归还时间），经部门负责人和保密办审批后，由保密员登记借阅信息。借阅人需妥善保管文件，不得复制、摘抄内容，不得让无关人员接触，使用后及时归还。（二）归还管理借阅人应在规定时间内归还文件，归还时由保密员检查文件完整性，核对编号、份数后，在登记表中注明归还时间。若需延期使用，需提前1个工作日申请，经原审批人同意后办理续借手续。五、复制与传递复制涉密文件需经定密责任人批准，填写《涉密文件复制登记表》（注明复制份数、用途、复制人），复制件视同原件管理，需标注“复制件”字样及原文件编号。严禁私自复制、摘录涉密文件内容，或通过普通打印机、复印机复制涉密文件。传递涉密文件应通过机要交通、机要通信或专人专车进行，密封包装并注明密级，传递过程中确保文件不离身；严禁通过普通邮政、快递、互联网邮件或即时通讯工具传输涉密文件。六、清退与销毁（一）清退管理每年（或每季度）由保密办组织涉密文件清退工作，各部门需对本部门保管的涉密文件整理核对，填写《涉密文件清退清单》（经部门负责人签字后交回保密室）。保密员核对清单与实物无误后，办理清退手续；对需留存的文件，按规定调整密级或归档。（二）销毁管理需销毁的涉密文件应登记造册，经单位分管领导批准后，由保密员和监销人（两人以上）共同销毁。销毁时使用符合国家标准的碎纸机、消磁机等设备，确保文件内容无法还原。销毁后填写《涉密文件销毁记录表》，监销人签字确认，销毁记录至少保存3年。七、监督与责任（一）监督检查保密办每季度对涉密文件管理情况进行检查（内容含文件登记、保管、使用、清退、销毁等环节），发现问题及时下达整改通知书，限期整改。每年开展一次全面检查，形成检查报告报单位保密委员会。（二）责任追究对违反本细则的行为，视情节轻重给予批评教育、调离岗位、党纪政纪处分；造成国家秘密泄露的，依法追究法律责任。单位负责人对