煤矿培训档案室管理制度

PAGE煤矿培训档案室管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿培训档案室的管理，确保培训档案的完整、准确、安全和有效利用，为煤矿安全生产培训工作提供有力支持，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿培训档案室的建设、管理、使用及维护等各项工作，涵盖煤矿内部各类培训活动所形成的档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则培训档案室对全矿培训档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则培训档案应如实反映培训活动的全过程，数据准确、内容真实。3.安全保密原则加强培训档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，同时严格遵守国家保密法律法规。4.有效利用原则充分发挥培训档案的作用，为煤矿培训工作决策、员工培训需求分析、培训效果评估等提供依据。二、培训档案的分类与归档（一）培训档案分类1.员工培训档案员工个人培训记录，包括参加各类培训的时间、地点、课程名称、考核成绩等。员工培训需求分析报告及个人培训计划。2.培训师资档案培训教师基本信息，如姓名、学历、职称、专业领域等。教师授课记录、教学评估及培训效果反馈。3.培训教材档案内部自编培训教材、讲义、教案等。外部引进的培训教材、参考书籍等。4.培训活动档案各类培训项目策划书、实施方案、培训总结报告。培训过程中的影像资料、学员反馈意见等。5.培训设备档案培训教室设备清单，包括投影仪、电脑、音响等设备的型号、购置时间、维护记录等。培训模拟设备、实操工具等的相关资料。（二）归档要求1.归档时间培训活动结束后[X]个工作日内，相关责任人应将培训档案整理归档。2.归档内容培训档案应包括纸质文件、电子文档、影像资料等多种形式，确保内容完整。纸质文件应分类装订成册，编制页码，填写档案目录。电子文档应按照分类标准进行命名和存储，确保易于查找。3.归档流程培训活动承办部门负责收集、整理培训档案资料。对整理好的档案进行初步审核，确保档案内容准确、完整。将审核通过的档案移交培训档案室，办理交接手续。三、培训档案室的建设与设施（一）档案室选址与布局1.选址培训档案室应选择在干燥、通风、防火、防盗的位置，远离污染源和易燃易爆物品存放区域。2.布局档案室应分为档案存储区、查阅区、整理区等功能区域。档案存储区应配备足够的档案柜，按照档案类别进行分区存放。查阅区应设置桌椅、电脑等设备，方便查阅档案。整理区应配备必要的办公设备，用于档案的整理、装订等工作。（二）档案室设施设备1.存储设备档案柜应坚固耐用，具有防火、防潮、防虫等功能。配备足够的存储架，用于存放电子存储设备。2.安全设备安装防火、防盗报警装置，配备灭火器、消防栓等消防设备。安装门禁系统，限制无关人员进入档案室。3.温湿度控制设备配备空调、除湿机等设备，确保档案室温度保持在[X]℃[X]℃，湿度保持在[X]%[X]%。4.查阅设备电脑应配备必要的办公软件，用于查阅电子档案。配备打印机、复印机等设备，方便查阅档案时进行资料复制。四、培训档案的管理与维护（一）档案保管1.档案上架档案应按照分类标准整齐上架存放，标识清晰，便于查找。2.定期盘点每年定期对培训档案进行盘点，核对档案数量、内容是否一致，发现问题及时处理，并做好盘点记录。3.档案修复对破损、褪色的档案进行及时修复，确保档案的完整性和可读性。（二）档案借阅1.借阅申请因工作需要借阅培训档案的人员，应填写《培训档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅时间等信息。2.审批流程申请表由所在部门负责人签字同意后，提交培训档案室负责人审批。培训档案室负责人根据实际情况进行审批，批准后在申请表上签字。3.借阅期限借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅登记借阅人员凭审批通过的申请表到培训档案室办理借阅手续，培训档案室工作人员应详细登记借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。5.借阅要求借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏、丢失。借阅人员如需复印档案，应经培训档案室负责人同意，并在指定地点进行复印。借阅人员归还档案时，培训档案室工作人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）档案保密1.保密制度培训档案室工作人员应严格遵守国家保密法律法规，签订保密协议，明确保密责任。对涉及煤矿机密的培训档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。2.保密措施档案室应设置专门的保密区域，存放机密档案。查阅机密档案时，应经授权人员批准，并在指定地点进行查阅，查阅过程中不得拍照、录像、复制。对离开档案室的人员进行安全检查，但不得侵犯个人隐私。（四）档案信息化管理1.电子档案管理系统建设建立培训档案电子管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅等功能。2.数据录入与维护及时将纸质档案内容录入电子管理系统，确保电子档案与纸质档案内容一致，并定期对电子档案数据进行维护和更新。3.数据安全采取数据备份、加密等措施，确保电子档案数据的安全，防止数据丢失和损坏。五、培训档案的利用与服务（一）培训需求分析1.数据支持利用培训档案中的员工培训记录、培训需求分析报告等数据，为煤矿制定培训计划提供依据。2.分析方法通过对培训档案数据的统计分析、趋势分析等方法，了解员工培训需求的变化趋势，为培训工作的针对性和实效性提供支持。（二）培训效果评估1.评估指标依据培训档案中的考核成绩、学员反馈意见等信息，建立培训效果评估指标体系，对培训效果进行全面评估。2.评估方法采用考试、问卷调查、实际操作考核等多种方法，对培训效果进行综合评估，评估结果应记录在培训档案中。（三）培训资源共享1.内部共享通过培训档案室的电子管理系统，实现培训档案资源在煤矿内部各部门之间的共享，提高培训资源的利用效率。2.外部交流在符合法律法规和保密要求的前提下，与相关单位进行培训档案资源的交流与共享，促进煤矿培训工作的发展。六、培训档案管理人员职责（一）档案管理人员基本职责1.负责培训档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅等。2.维护培训档案室的设施设备，确保档案存储环境的安全、整洁。3.协助开展培训需求分析、培训效果评估等工作，提供档案数据支持。4.对培训档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。（二）档案管理人员岗位要求1.具备档案管理专业知识，熟悉煤矿培训工作流程。2.具有较强的责任心和保密意识，工作认真细致。3.熟练掌握档案管理软件和办公软件的操作技能。（三）档案管理人员培训与考核1.培训定期组织档案管理人员参加档案管理业务培训，不断提高其业务水平和综合素质。培训内容包括档案管理法律法规、行业标准、业务技能等。2.考核建立档案管理人员考核制