2026年跨境营销策划公司外包营销服务合作管理制度

2026年跨境营销策划公司外包营销服务合作管理制度第一章总则第一条为规范公司外包营销服务合作管理工作，优化资源配置，提升跨境营销服务质量与效率，防范合作过程中的法律风险、合规风险及经营风险，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国数据安全法》等相关法律法规，结合公司跨境营销业务特点及实际经营需求，制定本制度。第二条本制度所称外包营销服务，是指公司为弥补内部资源不足、提升专业服务能力，委托外部合作方提供的各类跨境营销相关服务，包括但不限于海外广告投放代理、跨境营销内容创作、海外市场调研、跨境活动执行、多语言翻译及本地化适配等服务。第三条本制度适用于公司所有外包营销服务合作项目的规划、筛选、签约、执行、监督、评估及终止等全流程管理工作。第四条外包营销服务合作遵循“合法合规、战略匹配、择优选择、风险可控、互利共赢”的原则，确保合作服务与公司跨境营销战略目标一致，保障合作过程规范有序，合作成果可衡量、可追溯。第二章组织架构与职责第五条公司成立外包营销服务合作管理工作小组（以下简称“工作小组”），由总经理担任组长，分管业务及风控工作的副总经理担任副组长，成员由业务部门、风控合规部、财务部、采购部负责人组成。主要职责包括：（一）审定公司外包营销服务合作中长期规划及年度合作预算；（二）审批重大外包营销服务合作项目（单项合作金额超过规定标准或涉及核心业务的项目）的合作方案及合作方选择；（三）监督外包合作管理制度的执行情况，协调解决合作过程中的重大争议及风险问题；（四）审议外包合作效果评估结果及重大合作终止事项。第六条业务部门是外包营销服务合作的需求发起及执行主导部门，具体职责包括：（一）精准梳理业务需求，明确外包服务的内容、标准、期限、预期目标及预算范围，提报外包合作需求；（二）参与合作方的筛选与评估，提供专业维度的审核意见；（三）牵头开展合作方案的洽谈与制定，对接合同起草的相关需求；（四）负责合作过程中的日常对接、进度跟踪、服务质量初核，及时反馈合作过程中的问题；（五）组织开展合作效果的验收与评估，提交合作总结报告；（六）配合财务部完成合作费用的结算审核，配合风控合规部开展风险核查。第七条风控合规部是外包营销服务合作的风险管控部门，主要职责包括：（一）审核外包合作需求的合规性，评估合作过程中可能存在的法律风险、合规风险（如目标市场政策风险、数据安全风险、知识产权风险等）；（二）负责合作合同的法律审核，确保合同条款合法合规、权责清晰、风险可控；（三）监督合作过程中的合规执行情况，对合作方的服务合规性进行抽查；（四）协助处理合作过程中的法律纠纷及合规争议，提出风险处置建议；（五）参与合作效果评估，重点核查合规目标的达成情况。第八条财务部是外包营销服务合作的资金管控部门，主要职责包括：（一）审核外包合作预算的合理性及资金保障能力，纳入公司年度预算管理；（二）审核合作合同中的费用条款，明确付款方式、付款节点及票据要求；（三）根据合同约定及业务部门的验收意见，办理合作费用的支付手续，做好账务处理；（四）对合作费用的使用情况进行跟踪核查，确保资金使用合规高效；（五）参与重大外包合作项目的效果评估，从成本效益角度提供审核意见。第九条采购部是外包营销服务合作的统筹协调部门，主要职责包括：（一）建立并维护合作方资源库，负责合作方的信息收集、资质审核及分类管理；（二）组织开展合作方的筛选、比价、谈判等工作，确保选择过程公平公正；（三）配合业务部门推进合同签订流程，负责合同的归档管理；（四）统筹协调各部门推进外包合作全流程工作，汇总合作管理数据；（五）定期对合作方资源库进行更新优化，淘汰不合格合作方。第三章外包合作需求与审批第十条外包合作需求提报需满足以下条件之一：（一）公司内部资源无法满足跨境营销业务需求，需外部专业力量支撑的；（二）外包服务成本低于内部自行开展成本，且服务质量更有保障的；（三）为快速响应海外市场变化，需借助外部合作方资源快速推进项目的；（四）其他经工作小组认定的合理外包需求情形。第十一条业务部门需提交《外包营销服务合作需求申报表》，明确以下内容：外包服务名称、服务内容及具体要求、服务期限、预期目标、预算金额、合作方资质要求、拟合作方式及到岗（交付）时间等，经部门负责人签字确认后提交采购部。第十二条采购部收到需求申报表后，联合风控合规部、财务部开展初步审核，重点核查需求的合理性、合规性及预算的可行性。审核通过后，按以下权限报批：（一）普通外包合作项目（单项合作金额低于规定标准）：经采购部负责人、业务部门负责人及财务部负责人审批后执行；（二）重大外包合作项目（单项合作金额超过规定标准或涉及核心业务）：经上述部门审批后，提交工作小组审定。第十三条审批未通过的，业务部门需根据审批意见调整需求方案后重新提报；无合理理由拒不调整的，驳回需求申请。第四章合作方筛选与评估第十四条合作方筛选需遵循“资质合规、专业匹配、经验丰富、信誉良好”的原则，采购部牵头组织业务部门、风控合规部开展筛选工作。第十五条合作方需具备以下基本资质条件：（一）依法注册成立的独立法人或其他合法经营主体，具备有效的营业执照及相关经营许可；（二）具备开展外包营销服务所需的专业资质及技术能力，拥有相关领域的专业团队；（三）具有跨境营销相关服务经验，拥有类似项目的成功案例，熟悉目标市场的政策法规及行业规则；（四）具有良好的商业信誉，近3年内无重大违法违规记录、无重大合同违约记录；（五）具备完善的数据安全及保密管理制度，能够保障合作过程中公司商业秘密及客户信息的安全；（六）具备健全的财务管理制度，能够提供合法合规的票据。第十六条合作方筛选流程如下：（一）信息收集：采购部通过行业推荐、公开招标、自主寻访等方式收集潜在合作方信息，建立候选合作方名单；（二）资质审核：采购部对候选合作方的资质材料进行审核，剔除不符合基本资质条件的合作方；（三）初步筛选：业务部门、采购部、风控合规部联合对通过资质审核的合作方进行初步评估，重点考察其专业能力、项目经验、服务报价等，筛选出3家及以上合格候选合作方；（四）综合评估：对重大外包合作项目，组织候选合作方进行方案演示及谈判，由工作小组牵头开展综合评估；对普通外包合作项目，由业务部门、采购部、财务部联合开展综合评估，评估指标包括专业能力、服务质量、报价合理性、履约能力、风险控制能力等；（五）结果确定：根据综合评估结果，确定中选合作方，由采购部出具《合作方选定通知书》，并通知中选合作方及未中选合作方。第十七条采购部将中选合作方纳入公司合作方资源库，建立合作方档案，记录其基本信息、资质材料、合作项目情况、评估结果等信息，实行分类分级管理。第五章合同签订与管理第十八条外包营销服务合作必须签订书面合作合同，明确双方的权利义务，防范合作风险。合同起草由业务部门牵头，结合合作方案及谈判结果拟定合同草案。第十九条合作合同需包含以下核心条款：（一）双方基本信息：名称、地址、联系方式、法定代表人/负责人等；（二）服务内容与标准：明确外包服务的具体范围、执行标准、交付成果及验收要求；（三）服务期限：明确服务的起止时间、交付节点及延期处理方式；（四）费用条款：明确服务费用金额、支付方式、支付节点、票据要求及费用调整机制；（五）知识产权条款：明确合作过程中产生的知识产权归属、使用权限及保护责任；（六）数据安全与保密条款：明确双方在数据收集、使用、存储、传输过程中的安全责任，以及商业秘密、客户信息等敏感信息的保密义务及违约责任；（七）合规条款：明确合作方需遵守的国内外相关法律法规及行业规范，特别是目标市场的跨境营销合规要求；（八）验收条款：明确验收主体、验收标准、验收流程及异议处理方式；（九）违约责任：明确双方违反合同约定的责任承担方式，包括违约金、赔偿金的计算标准等；（十）争议解决：明确争议解决的方式（协商、仲裁或诉讼）及管辖地；（十一）其他条款：包括合同的生效、变更、解除、终止及补充协议等。第二十条合同草案拟定完成后，由业务部门提交风控合规部进行法律审核。风控合规部审核通过后，提交财务部审核费用条款，再按审批权限报批：普通外包合作项目合同由采购部负责人、业务部门负责人审批；重大外包合作项目合同需提交工作小组审定。第二十一条合同审批通过后，由公司法定代表人或授权委托人代表公司与合作方签订合同，合同签订后加盖公司合同专用章。第二十二条采购部负责合同的归档管理，建立合同档案，妥善保管合同正本及相关附件、审批材料等，确保合同档案的完整性、可追溯性。同时，将合同信息同步至业务部门、财务部、风控合规部，便于各部门开展后续工作。第二十三条合同履行过程中，如需变更或补充合同条款，需由业务部门提出变更申请，说明变更理由及变更内容，按原合同审批流程报批后，与合作方签订补充协议，补充协议与原合同具有同等法律效力。第六章合作执行与管控第二十四条合同签订生效后，业务部门牵头成立专项对接小组，明确对接责任人，与合作方对接服务启动事宜，向合作方提供必要的工作支持（如相关业务资料、需求细节说明等），明确双方的沟通机制及进度汇报要求。第二十五条合作方需按合同约定的时间、标准推进服务工作，定期向业务部门提交进度报告，说明工作进展、存在的问题及下一步计划。业务部门对接责任人需定期跟踪服务进度，对服务过程进行监督，及时发现并协调解决合作过程中的问题。第二十六条风控合规部定期对合作过程中的合规情况进行抽查，重点核查合作方是否遵守相关法律法规及合同约定的合规要求，是否存在数据泄露、违规营销等风险隐患，对发现的合规问题及时督促业务部门及合作方整改。第二十七条合作过程中如出现合作方未按约定履行义务、服务质量不达标、存在合规风险等情况，业务部门需及时向合作方出具《整改通知书》，明确整改要求及期限；合作方逾期未整改或整改后仍不符合要求的，业务部门需及时上报工作小组，根据合同约定采取暂停合作、扣除费用、终止合同等措施，并追究其违约责任。第二十八条业务部门需建立合作执行台账，记录合作项目的进度、沟通情况、问题处理情况、整改情况等信息，确保合作过程可追溯。第七章合作验收与评估第二十九条合作服务完成后，合作方需向业务部门提交《服务成果交付通知书》及相关交付成果材料，申请验收。第三十条业务部门牵头组织验收工作，成立验收小组，成员包括业务部门、风控合规部、财务部相关人员，验收严格按照合同约定的验收标准及流程开展：（一）资料审核：验收小组首先审核合作方提交的交付成果材料是否完整、规范；（二）实质验收：对交付成果的质量、效果、合规性等进行实质核查，必要时可组织现场核查或第三方评估；（三）验收结论：验收小组根据审核及核查情况，形成验收结论。验收合格的，出具《验收合格通知书》；验收不合格的，出具《验收不合格通知书》，明确不合格事项及整改要求，要求合作方限期整改后重新申请验收。第三十一条合作方逾期未完成整改或重新验收仍不合格的，业务部门按合同约定追究其违约责任，必要时终止合同。第三十二条验收合格后，业务部门牵头开展合作效果评估工作，联合风控合规部、财务部、采购部形成《外包营销服务合作效果评估报告》，评估指标包括：（一）服务质量：是否符合合同约定的服务标准及预期目标；（二）进度管控：是否按合同约定的时间完成服务交付；（三）成本效益：服务费用是否控制在预算范围内，投入产出比是否合理；（四）合规表现：合作过程中是否存在合规风险及违规行为；（五）合作配合度：合作方的沟通响应速度、问题处理效率等。第三十三条评估结果分为优秀、合格、不合格三个等级，作为合作方后续合作资格评定的核心依据：（一）评估优秀的合作方：纳入优先合作名单，后续同类项目可优先选择；（二）评估合格的合作方：保留合作资格，继续纳入合作方资源库；（三）评估不合格的合作方：暂停合作资格，限期整改；整改后仍不合格的，从合作方资源库中剔除，不再开展合作。第八章合作终止与结算第三十四条外包营销服务合作终止分为正常终止和非正常终止：（一）正常终止：合作期限届满、服务任务完成且验收合格，或双方协商一致终止合作；（二）非正常终止：因合作方严重违约、存在重大合规风险、不可抗力等原因，导致合同无法继续履行，按合同约定终止合作。第三十五条合作终止后，业务部门需组织开展合作收尾工作，包括成果交接、资料归档、遗留问题处理等，形成《合作终止收尾报告》，报采购部备案。第三十六条合作费用结算遵循“验收合格、凭证齐全、按约支付”的原则，具体流程如下：（一）结算申请：合作方根据合同约定及验收结果，向业务部门提交《费用结算申请表》，并提供完整的结算凭证（包括发票、验收合格通知书、交付成果清单等）；（二）审核：业务部门对结算申请及凭证的真实性、完整性、合规性进行审核，确认结算金额及支付节点；审核通过后，提交财务部审核；（三）审批：财务部审核通过后，按原合同审批权限报批；（四）支付：审批通过后，财务部按合同约定的支付方式及期限，向合作方支付相关费用。第三十七条因合作方违约导致合作非正常终止的，财务部根据合同约定及责任认定结果，扣除相应的违约金或赔偿金后，再办理结算手续；给公司造成损失的，依法追究合作方的赔偿责任。第九章监督管理与责任追究第三十八条工作小组定期组织对公司外包营销服务合作管理工作的监督检查，重点核查合作流程的规范性、合同履行的合规性、费用使用的