企业采购流程及合同管理规范

企业采购流程及合同管理规范一、适用范围与典型场景本规范适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购活动及合同全生命周期管理，涵盖从采购需求提报到合同履约完成的全过程。典型场景包括：原材料采购、设备采购、服务外包采购、办公用品采购等；对应合同类型包括采购合同、框架协议、订单确认单等。本规范旨在保证采购流程合规、高效，合同条款严谨，降低企业运营风险。二、采购全流程操作指引（一）需求提报与审批需求发起：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期及供应商要求（若有），经部门负责人审核后提交至采购部。预算核查：采购部对接财务部，核查采购申请是否在预算范围内，超预算需求需由需求部门补充说明，报财务总监及总经理审批。审批生效：预算内采购申请由采购部负责人审批；预算外或大额采购（如单笔超10万元）需增加分管副总及总经理审批，审批通过后启动采购流程。（二）供应商寻源与选择供应商信息收集：采购部通过公开招标、邀请招标、询价、历史合作供应商库、行业推荐等方式收集潜在供应商信息，建立《供应商名录》。资质初审：对供应商的基本资质进行审核，包括营业执照、相关行业许可证（如特种设备生产许可证、ISO认证等）、经营状况（近3年财务报表、履约案例），剔除不符合要求的供应商。供应商评估：对通过初审的供应商，从价格、质量、交付能力、服务水平、合作信誉等维度进行综合评估，填写《供应商评估表》，评分达标者进入候选名单。确定供应商：单次采购金额低于5万元：采用询价方式，从候选名单中选取报价最优的供应商；单次采购金额5万-50万元：采用邀请招标，至少邀请3家供应商参与，综合评估价格、技术方案后确定；单次采购金额超50万元：必须公开招标，由招标小组（含采购、需求、财务、法务人员）评标，确定中标供应商。（三）合同拟定与审核合同起草：采购部根据采购需求及供应商谈判结果，使用《合同模板》起草合同，明确以下核心条款：标的物名称、规格型号、数量、质量标准（需附技术参数表）；合同金额、付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付条件）；交付时间、地点、运输方式及风险转移节点；验收标准、方法及异议处理流程；违约责任（如逾期交货、质量不达标、付款延迟的违约金计算方式）；争议解决方式（如协商、仲裁/诉讼管辖地）；知识产权、保密条款等。内部审核：采购部审核合同条款与采购需求、供应商谈判结果的一致性；法务部审核合同合法性、条款严谨性（如违约责任是否明确、争议解决方式是否合规）；财务部审核付款条款、发票类型（如增值税专用发票）及金额准确性；需求部门审核技术参数、交付标准是否符合使用要求。修订与定稿：各部门审核意见汇总至采购部，与供应商协商修订合同，直至所有部门审核通过，形成《合同审批表》。（四）合同签订与归档授权签署：根据企业权限管理规定，由法定代表人或授权代表（需附《授权委托书》）加盖企业公章及合同专用章；供应商需加盖公章及法定代表人签字/盖章，合同生效。分发与执行：采购部将生效合同正本至少2份交至需求部门、财务部，副本留存采购部；同时向供应商发送《订单确认单》，明确交付细节。归档管理：采购部将合同审批表、合同文本、供应商资质文件、谈判记录等整理归档，建立《合同台账》，记录合同编号、签订日期、标的金额、履行状态等信息，电子档案同步至企业管理系统。（五）履约与验收交付跟踪：供应商按合同约定交付标的物，采购部对接需求部门跟踪交付进度，记录《交付日志》（如交付时间、数量、异常情况）。验收执行：数量验收：需求部门对照合同清单核对实物数量，确认无误后签字；质量验收：需技术部门或第三方检测机构出具《质量检验报告》，符合合同质量标准的，填写《验收合格单》；存在质量问题的，出具《不合格品通知单》，要求供应商限期整改或退换货。问题处理：验收不合格时，采购部与供应商协商解决方案（如维修、换货、折价），保留沟通记录作为后续索赔依据。（六）付款与结算付款申请：采购部根据合同约定及验收单、发票（需与合同信息一致），填写《付款申请单》，附合同复印件、验收单、发票等凭证，按审批流程提交财务部。资金支付：财务部审核无误后，通过银行转账等方式支付款项，付款后更新《合同台账》的“付款状态”。质保金管理：合同约定质保金的，在质保期届满且无质量问题后，由需求部门出具《质保金支付确认书》，采购部提交财务部支付。（七）合同终止与复盘提前终止：因不可抗力、供应商违约或企业战略调整需终止合同时由采购部拟定《合同终止协议》，明确终止原因、责任划分、已付款项处理及后续补偿方案，经双方签字确认后归档。流程复盘：采购完成后，采购部组织需求、财务部门召开复盘会，分析采购效率、成本控制、供应商表现等问题，优化后续采购流程。三、常用管理表单模板（一）采购申请单申请部门申请日期采购类别（□材料□设备□服务□其他）申请人联系方式预算编号采购物品/服务名称规格型号单位用途说明□生产□办公□项目□其他期望交付日期供应商要求（若有）部门负责人审核：采购部意见：财务部预算审核：签字：_________签字：_________签字：_________（二）供应商评估表供应商名称评估日期评估类别（□新供应商□年度复审）联系人联系方式注册资本主营业务合作年限历史合作项目（列举1-2个）评估维度评分标准（满分100分）得分资质合规性（20分）营业执照、行业许可证齐全（10分），认证体系完善（10分）价格水平（25分）低于市场均价5%以上（25分），持平（15分），高于5%以下（5分）质量保障（25分）质检报告齐全（10分），客诉率＜1%（15分）交付能力（20分）按时交付率100%（20分），95%-100%（10分），＜95%（0分）服务评价（10分）售后响应及时（5分），问题解决满意度高（5分）综合得分□优秀（≥90分）□合格（70-89分）□不合格（＜70分）评审意见：□推荐合作□有条件合作□不推荐合作评审人签字：_________采购部负责人签字：_________（三）合同审批表合同编号签订日期合同名称（如采购合同）供应商名称合同金额采购类型（□□框架协议□订单）合同主要条款摘要：标的物：_________金额：_________交付期：_________付款方式：_________审核部门审核意见审核人采购部□同意□需修改：___________________法务部□同意□需修改：___________________财务部□同意□需修改：___________________需求部门□同意□需修改：___________________总经理/分管副总□同意□否决__________（四）验收合格单验收日期验收地点采购订单号供应商名称标的物名称规格型号数量验收标准（□合同约定技术参数□样品□行业标准）验收结果：□数量合格□数量不合格（短缺_________）□质量合格□质量不合格（问题描述：_________）验收部门签字：_________技术负责人签字：_________日期：_________采购部确认：_________日期：_________四、关键风险控制要点需求管理：采购需求必须基于实际业务需求，避免盲目采购或超预算采购；需求变更需重新履行审批流程。供应商管理：严禁与未通过资质审核的供应商合作；定期对合作供应商进行复评，淘汰履约能力差的供应商。合同条款：付款节点与交付、验收进度挂钩，避免预付款比例过高；违约责任需量化（如逾期交货按日万分之五支付违约金），避免模糊表述。验收流程：验收必须由需求、技术、采购三方共同参与，验收标