产品采购询价信函写作范例

产品采购询价信函写作范例一、询价函的核心价值与结构要素询价函是企业采购流程中获取供应商报价、评估合作可能性的关键文书，其质量直接影响报价的精准度与供应商响应效率。一份专业的询价函需包含以下核心要素：1.标题简洁明确，需体现“询价”属性与核心采购内容，例如《关于XX项目XX产品的采购询价函》。2.称谓使用供应商的正式名称（如“XX有限公司”），体现尊重与专业性。3.正文项目背景：简要说明采购的目的（如企业扩产、业务需求升级等），增强供应商对需求的理解。采购需求：清晰罗列产品名称、规格型号、数量、技术参数、交付周期等，避免模糊表述。报价要求：明确报价有效期、报价包含的费用（如税费、运费、安装调试费）、报价形式（含税/不含税）等。资质要求：供应商需提供的资质证明（如营业执照、生产许可证、ISO认证等），筛选合规合作伙伴。回复要求：报价截止时间、提交方式（邮件、传真、平台上传等），确保流程规范。联系方式：提供采购人姓名、电话、邮箱等，便于供应商沟通细节。4.结尾表达对供应商支持的感谢，如“期待贵司的积极响应，顺祝商祺！”。5.落款企业全称、日期，并加盖公章（正式函件需体现）。二、不同场景下的询价函写作范例（一）通用型产品采购询价函（适用于常规物资采购）标题：《关于办公设备采购项目的询价函》称谓：XX办公设备有限公司：正文：我司因业务扩展需求，拟采购一批办公设备以满足新办公区运营需要。现诚邀贵司参与报价，具体要求如下：1.采购需求：产品名称：A4彩色激光打印机（支持双面打印、无线连接）、办公用碎纸机（单次碎纸≥10张，保密等级4级）；数量：打印机20台、碎纸机15台；交付要求：合同签订后15个自然日内送达至XX市XX区XX大厦XX层，含安装调试。2.报价要求：报价有效期：自报价日起30天；报价包含：设备价款、增值税（13%）、运输费、安装调试费、一年质保期内的售后服务费；报价形式：请以“单价（元）+总价（元）”格式填报，同时注明付款方式（如预付款比例、账期等）。3.资质要求：提供营业执照（经营范围含办公设备销售）、近2年同类项目成功案例（合同扫描件或客户证明）；若为品牌代理商，需提供原厂授权书。4.回复要求：结尾：感谢贵司对我司采购工作的支持，期待与贵司携手合作！顺祝商祺！落款：XX科技有限公司2024年X月X日（二）定制化产品采购询价函（适用于需特殊设计的产品）标题：《关于XX型号工业模具定制的询价函》称谓：XX模具制造有限公司：正文：我司为汽车零部件生产企业，因新产品研发需要，拟定制一批高精度工业模具，具体需求如下：1.采购需求：模具类型：注塑模具（适用材料：ABS+PC合金）；技术参数：型腔数2腔，尺寸精度±0.02mm，表面粗糙度Ra≤0.8μm；数量：3套；交付要求：提供模具设计图纸（经我司确认后生产），交货期45天，到货地点为我司XX工厂（XX市XX区）。2.报价要求：报价有效期：45天（含设计、生产、调试周期）；报价包含：模具设计费、材料费、加工费、运输费、安装调试费、模具验收合格前的所有费用；报价明细：请拆分设计费、制造成本、利润、税费等，便于我司评估。3.资质要求：提供ISO9001质量管理体系认证、IATF____汽车行业认证；近3年为汽车行业客户定制模具的成功案例（附模具图纸、客户评价）。4.回复要求：结尾：烦请贵司结合技术实力与成本优势报价，我司将优先考虑综合性价比优异的合作伙伴。顺祝商祺！落款：XX汽车零部件有限公司2024年X月X日（三）紧急采购询价函（适用于时间紧迫的采购需求）标题：《关于紧急采购医用防护服的询价函》称谓：XX医疗用品有限公司：正文：我司受地方防疫部门委托，需紧急采购一批医用防护服以支援防疫工作，具体要求如下：1.采购需求：产品名称：医用一次性防护服（符合GB____标准）；数量：5000套；交付要求：合同签订后72小时内送达至XX市防疫物资储备库（XX区XX路），需随车提供出厂检验报告、合格证。2.报价要求：报价有效期：自报价日起至交货完成；报价包含：产品价款、增值税（13%）、运输费（含冷链/特殊运输需求）、装卸费；报价优先级：请标注“紧急报价”，并注明最快交货时间、现货数量。3.资质要求：提供医疗器械生产许可证、产品注册证、近期（3个月内）的第三方检测报告；若为经销商，需提供原厂授权及现货证明。4.回复要求：结尾：疫情防控刻不容缓，恳请贵司全力支持，我司将以最快速度确认合作并付款。顺祝商祺！落款：XX防疫物资采购中心2024年X月X日三、询价函写作的实用技巧1.需求描述精准化避免使用“大概”“左右”等模糊表述，技术参数、数量、交付周期需量化。例如“打印机支持双面打印”应明确为“支持A4纸自动双面打印，打印速度≥30页/分钟”。2.逻辑结构清晰化正文按“需求-报价-资质-回复”的逻辑分层，使用编号、项目符号增强可读性。复杂需求可附《采购需求明细表》作为附件，便于供应商对照报价。3.语气专业且礼貌既体现企业采购的规范性（如明确资质要求、报价截止时间），又通过“感谢支持”“期待合作”等表述传递合作诚意，避免生硬指令式语言。4.合规性前置根据行业要求明确资质门槛（如医疗行业需医疗器械认证、建筑行业需安全生产许可证），从源头筛选合规供应商，降低合作风险。四、总结一份优质的产品采购询价函，是精准传递需求、高效筛选供应商的桥梁。通过明确核心要素、适配场景需求、遵循写作技巧，既能