企事业单位电子档案管理制度

企事业单位电子档案管理制度一、总则为规范企事业单位电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用且安全，充分发挥其在单位运营、管理及发展中的凭证与参考作用，依据《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》等法律法规，结合本单位实际，制定本制度。本制度适用于本单位各部门在工作中形成的、具有保存价值的电子文件及电子档案的全生命周期管理（含形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定及销毁等环节）。电子档案管理遵循“统一领导、分级管理、规范流程、安全可控”原则，确保电子档案管理与业务工作同步规划、同步实施、同步验收。二、管理职责（一）档案管理部门作为电子档案管理的主管部门，需：制定电子档案管理制度、操作流程及技术规范；统筹电子档案管理系统的建设、维护与升级，保障系统安全稳定运行；指导、监督各业务部门电子文件的形成、收集与归档工作；负责电子档案的接收、整理、保管、鉴定、利用及统计，定期开展档案管理培训与考核。（二）业务部门作为电子文件形成的责任主体，需：指定专人负责本部门电子文件管理，确保文件内容真实、格式规范、元数据完整；按要求向档案管理部门移交电子文件，配合开展档案鉴定、利用及检查工作；对本部门形成的电子档案准确性、完整性负责。（三）技术部门提供信息技术支持，需：保障电子档案管理系统的技术维护、数据备份与恢复、安全防护；协助制定电子档案技术标准，确保档案长期可读、格式兼容；参与系统升级改造，满足档案管理需求。三、电子档案的形成与收集（一）电子文件形成要求格式优先采用开放通用格式（如PDF、XML、TIFF等），避免使用易失效的专有格式；内容真实反映业务活动，严禁随意修改、删减；包含完整元数据（如文件名称、创建时间、作者、版本号、关联业务等），确保可追溯。（二）收集范围与要求收集本部门业务活动中形成的各类电子文件（如公文、报表、合同、图纸、音视频等）；与业务流程同步收集，确保文件形成后及时纳入管理；长期保存的电子文件，需同步收集纸质版或其他载体备份（如需），并建立关联标识。（三）收集流程业务部门档案管理员定期（如每月）整理电子文件，检查完整性、准确性；通过单位电子文件管理系统或指定渠道提交至档案管理部门；档案管理部门接收时，审核文件格式、元数据、内容完整性，不符合要求的退回整改。四、电子档案的整理与归档（一）分类与组卷按单位业务类型、文件属性制定分类方案（如部门、年度、业务类别等）；组卷遵循“保持文件有机联系，便于保管利用”原则，将内容相关、流程连续的电子文件组合为案卷。（二）著录与编目规范著录档号、标题、形成时间、责任者、保管期限、密级、载体类型、格式等项目；编制电子档案目录，建立检索体系，确保档案信息可快速查询。（三）归档流程业务部门提交归档申请及《电子文件归档清单》；档案管理部门全面审核，通过后办理归档手续，纳入系统统一管理；归档后原则上不得修改，确需修改的，需审批并保留修改痕迹与版本记录。五、电子档案的保管与利用（一）保管要求存储环境需防磁、防潮、防尘、防震，存储设备定期检查维护；建立“异地、异质”备份机制（如云端+本地硬盘），每季度验证备份数据可用性。（二）利用管理外部人员需持有效证明，经领导审批后在指定场所查阅，原则上不提供原始拷贝。（三）利用服务定期统计分析利用情况，优化分类与著录，提升利用效率；为决策、审计、合规检查等提供档案支持，必要时出具带电子签章或纸质盖章的证明文件。六、电子档案的安全与保密（一）安全管理系统具备身份认证、访问控制、数据加密、日志审计等功能；定期检测系统漏洞，防范网络攻击、病毒感染；建立应急预案，明确故障、丢失、灾害等场景的应急处置流程。（二）保密管理密级划分与纸质档案一致，涉密档案存储于专用涉密设备，物理隔离或密码保护；涉密档案的利用、复制、传输需严格审批，确保信息不泄露。（三）安全培训与检查定期开展安全与保密培训，提升员工操作规范；每半年联合技术、保密部门检查档案完整性、安全性、利用合规性，及时整改问题。七、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定流程每5年组织鉴定小组（档案员、业务专家、技术人员），评估档案存毁价值；形成《电子档案鉴定意见书》，明确存毁结论。（二）销毁要求无保存价值的档案，按流程销毁：涉密档案物理销毁（如销毁存储介质）或合规逻辑删除；非涉密档案删除数据并格式化设备；制作《电子档案销毁清单》，经领导审批后执行，销毁过程全程记录。八、附则本制度由档案管理部门负责解释，自发布之日