培训机构校区行政部制度

PAGE培训机构校区行政部制度一、总则（一）目的为了加强培训机构校区行政部的管理，提高行政工作效率，确保校区各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本校区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训机构校区行政部全体工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：各项制度必须符合国家法律法规的要求，确保校区运营合法合规。2.规范性原则：明确各岗位的职责、工作流程和标准，使行政工作规范化、标准化。3.效率原则：优化工作流程，减少不必要的环节，提高行政工作效率，为校区教学及其他业务提供高效支持。4.服务原则：行政部要树立服务意识，以校区整体利益为出发点，为教职工、学员及家长提供优质服务。二、组织架构与职责（一）行政部组织架构行政部设部门主管一名，下辖行政专员、前台接待、后勤保障等岗位。（二）各岗位职责1.部门主管全面负责行政部的日常管理工作，制定部门工作计划并组织实施。协调行政部与校区其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利衔接。负责行政部人员的绩效考核与培训发展，提升团队整体素质。审核行政部各项费用支出，控制行政成本。参与校区重要决策，提供行政支持与建议。2.行政专员协助主管制定行政工作计划，并负责具体执行。负责校区文件、档案的起草、收发、归档与保管工作。安排校区会议、活动的筹备与组织工作，做好会议记录。负责校区办公用品、设备的采购、管理与维护。负责校区固定资产的登记、盘点与管理。协助处理校区对外联络、公关事务。3.前台接待负责校区前台的日常接待工作，热情、礼貌地接待来访人员。接听校区电话，及时转接或记录相关信息，并传达给相关人员。负责来访人员的登记、引导及茶水服务。协助行政专员做好文件收发、办公用品管理等工作。4.后勤保障负责校区环境卫生的日常清洁与维护工作，确保校区环境整洁。负责校区水电、门窗、消防等设施设备的巡查与报修，保障校区安全。负责校区餐饮、住宿等后勤服务的协调与管理，满足校区师生的生活需求。负责校区物资的配送与管理，确保物资供应及时、准确。三、工作流程与规范（一）文件管理流程1.文件起草行政专员根据工作需要起草各类文件，确保文件内容准确、规范、清晰。文件起草完成后，交由部门主管审核。2.文件审核部门主管对起草的文件进行审核，重点审核文件的合法性、规范性、准确性及与校区整体工作的协调性。审核通过后，文件方可印发。3.文件印发文件审核通过后，行政专员按照规定的格式进行排版、编号，并印发。印发的文件应加盖校区公章，并根据文件的性质和要求发送给相关部门或人员。4.文件收发前台接待负责接收外来文件，并及时转交给行政专员。行政专员对收到的文件进行登记、编号，根据文件内容进行分类处理。对于需要传阅、办理的文件，行政专员应按照规定的流程进行传递和跟踪。5.文件归档行政专员定期对文件进行整理、归档，将文件按照类别、时间顺序进行编号、装订，并存放于指定的档案柜中。档案应妥善保管，便于查阅和检索。（二）会议组织流程1.会议筹备行政专员根据校区工作安排，确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前通知相关人员。同时，准备会议所需的资料、设备、文具等物品。2.会议通知行政专员通过邮件、短信、电话等方式向参会人员发送会议通知，确保通知内容准确、完整。通知应明确会议的时间、地点、主题、议程及相关要求。3.会议组织会议当天，行政专员提前到达会议室，做好会议准备工作，如调试设备、摆放资料等。会议开始前，引导参会人员签到入场，并按照预定的议程组织会议。会议期间，行政专员应做好会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。4.会议纪要会议结束后，行政专员及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应准确反映会议的主要内容和决议事项，并明确责任人和完成时间。会议纪要经部门主管审核后，发送给参会人员及相关部门。5.会议跟进行政专员负责跟踪会议决议事项的执行情况，及时向部门主管汇报。对于执行过程中出现的问题，行政专员应协调相关部门进行解决，确保会议决议事项得到有效落实。（三）办公用品管理流程1.需求申请各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并提交给行政专员。2.审核审批行政专员对办公用品需求申请表进行审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较大或特殊的办公用品申请，行政专员应提交部门主管审批。3.采购执行经审核审批通过后，行政专员根据需求申请表进行办公用品的采购。采购时，应选择正规的供应商，确保办公用品的质量和价格合理。采购完成后，行政专员及时办理入库手续，并将办公用品发放给相关部门。4.库存管理行政专员定期对办公用品库存进行盘点，确保库存数量准确。对于库存不足的办公用品，应及时进行采购补充；对于积压的办公用品，应及时进行清理或调整使用计划。5.领用登记各部门领用办公用品时，应填写领用登记表，注明领用日期、办公用品名称、规格、数量等信息，并签字确认。行政专员负责对领用情况进行记录和统计，以便进行成本核算和管理。（四）固定资产管理流程1.资产购置各部门根据工作需要，填写固定资产购置申请表，注明购置资产的名称、规格、型号、数量、预算等信息，并提交给行政专员。行政专员对申请表进行审核后，提交部门主管审批。经审批通过后，行政专员按照规定的采购流程进行固定资产的购置。2.资产验收固定资产购置到货后，行政专员组织相关部门人员进行验收。验收内容包括资产的数量、规格、型号、质量等是否符合要求。验收合格后，行政专员填写固定资产验收单，并办理入库手续。3.资产登记行政专员对验收合格的固定资产进行登记，建立固定资产台账。台账应记录资产的名称、规格、型号、购置日期、使用部门、保管人等信息。4.资产使用与保管固定资产使用部门负责资产的日常使用和保管，确保资产的安全和正常运行。使用部门应指定专人作为资产保管人，负责资产的日常维护和管理。保管人应定期对资产进行检查，发现问题及时报告行政专员。5.资产盘点行政专员定期组织固定资产盘点工作，每年至少进行一次全面盘点。盘点时，应核对资产的实际数量与台账记录是否一致，检查资产的使用状况和完好程度。对于盘盈、盘亏的资产，应查明原因，及时进行处理，并调整固定资产台账。6.资产处置对于闲置、报废的固定资产，使用部门应填写固定资产处置申请表，说明处置原因和方式。行政专员对申请表进行审核后，提交部门主管审批。经审批通过后，行政专员按照规定的程序进行资产处置，处置收入应及时上缴校区财务。四、考勤与休假制度（一）考勤管理1.行政部工作人员应严格遵守校区的考勤时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.考勤实行打卡制度，工作人员应在规定的时间内进行打卡。如因特殊原因无法打卡，应提前向部门主管说明情况，并填写请假单。3.行政专员负责每月统计工作人员的考勤情况，制作考勤报表。考勤报表应包括工作人员的出勤天数、迟到早退次数、请假天数等信息。4.对于迟到、早退的工作人员，行政部将按照校区相关规定进行处理。迟到或早退10分钟以内的，每次扣除绩效分[X]分；迟到或早退1030分钟的，每次扣除绩效分[X]分；迟到或早退30分钟以上的，按旷工半天处理。5.旷工一天的，扣除当天工资，并扣除绩效分[X]分；连续旷工三天或累计旷工五天以上的，视为自动离职，校区将与其解除劳动合同。（二）休假制度1.法定节假日行政部工作人员按照国家规定享受法定节假日，法定节假日期间，校区根据实际情况安排值班人员。2.年假工作人员连续工作满一年以上的，享受带薪年假。年假天数根据工作人员的累计工作年限确定，具体标准如下：累计工作已满1年不满10年的，年休假5天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的,年休假15天。年假应在当年内安排休完，确因工作需要无法安排的，经部门主管批准后，可以跨1个年度安排。3.病假工作人员因病需要请假的，应提前向部门主管提交病假条，并附上医院的诊断证明。病假期间，工资按照校区相关规定发放。4.事假工作人员因个人原因需要请假的，应提前填写请假单，说明请假原因和天数。事假期间，工资按照校区相关规定扣除。5.婚假符合国家法定结婚年龄的工作人员，可享受婚假[X]天。婚假应在结婚登记后的一年内休完。6.产假女员工符合国家计划生育政策生育的，可享受产假[X]天。产假期间，工资按照国家和校区相关规定发放。7.陪产假男员工符合国家计划生育政策生育的，可享受陪产假[X]天。陪产假期间，工资按照校区相关规定发放。8.丧假工作人员的直系亲属（父母、配偶、子女）去世的，可享受丧假[X]天。丧假期间，工资按照校区相关规定发放。五、薪酬福利制度（一）薪酬结构行政部工作人员的薪酬由基本工资、绩效工资、奖金等部分组成。1.基本工资基本工资根据工作人员的岗位职级、工作经验等因素确定，每月固定发放。2.绩效工资绩效工资与工作人员的工作业绩、工作表现挂钩，根据绩效考核结果发放。绩效考核周期为每月一次，考核内容包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、团队协作等方面。3.奖金奖金根据校区的经营业绩、个人贡献等因素发放。如校区在某一阶段取得较好的经营成果，或工作人员在某项工作中表现突出，可获得相应的奖金。（二）福利待遇1.社会保险校区按照国家规定为行政部工作人员缴纳社会保险，包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险。2.住房公积金校区按照国家规定为行政部工作人员缴纳住房公积金，住房公积金的缴存比例和基数按照当地政策执行。3.节日福利在重要节日期间，校区为行政部工作人员发放节日福利，如礼品、购物卡等。4.培训与发展校区为行政部工作人员提供各类培训与发展机会，帮助员工提升专业技能和综合素质。员工可根据自身需求参加内部培训课程、外部培训讲座、在线学习平台等。5.其他福利行政部工作人员还可享受校区提供的其他福利，如免费体检、带薪年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等。六、绩效考核制度（一）考核原则1.公平、公正、公开原则：绩效考核应客观、公正地评价工作人员的工作表现，考核过程和结果应向全体工作人员公开。2.定量与定性相结合原则：绩效考核应综合考虑工作人员的工作业绩、工作表现等因素，采用定量与定性相结合的方法进行评价。3.激励与约束并重原则：绩效考核结果应与工作人员的薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励工作人员积极工作，同时对工作表现不佳的人员进行约束和改进。（二）考核内容1.工作业绩考核工作人员完成工作任务的数量、质量、效率等情况。工作业绩指标应根据不同岗位的职责和工作目标进行设定，具体指标由部门主管与工作人员共同确定。2.工作表现考核工作人员的工作态度、工作能力、团队协作等方面的表现。工作表现指标包括工作责任心、工作积极性、沟通能力、组织协调能力、团队合作精神等。3.职业素养考核工作人员的职业道德、职业操守、职业形象等方面的表现。职业素养指标包括遵守校区规章制度、廉洁自律、诚实守信、服务意识等。（三）考核周期绩效考核周期为每月一次，每月末进行考核评分。考核结果应在次月上旬反馈给工作人员，并作为发放绩效工资和奖金的依据。（四）考核流程1.个人自评每月末，工作人员根据自己当月的工作表现，填写绩效考核自评表，对自己的工作业绩、工作表现、职业素养等方面进行自我评价，并提交给部门主管。2.上级评价部门主管根据工作人员的日常工作表现、工作任务完成情况等，对工作人员进行考核评价，填写绩效考核评价表。评价结果应与工作人员进行沟通，听取工作人员的意见和建议。3.综合评定行政部根据个人自评和上级评价结果，对工作人员进行综合评定，确定最终的绩效考核得分和等级。绩效考核等级分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.结果反馈行政部将绩效考核结果反馈给工作人员，对于考核结果为优秀的工作人员，给予表扬和奖励；对于考核结果为不合格的工作人员，提出改进意见和建议，并进行绩效面谈，帮助其制定改进计划。（五）考核结果应用1.绩效工资发放绩效考核结果作为发放绩效工资的依据，绩效工资根据绩效考核得分进行发放。具体发放标准如下：绩效考核得分在90分以上（含90分）的，绩效工资按照120%发放；绩效考核得分在8089分之间的，绩效工资按照100%发放；绩效考核得分在6079分之间的，绩效工资按照80%发放；绩效考核得分在60分以下的，绩效工资按照50%发放。2.奖金发放绩效考核结果作为发放奖金的参考依据，对于在绩效考核中表现优秀的工作人员，给予相应的奖金奖励。3.晋升与调薪连续三个月绩效考核得分在90分以上（含90分）的工作人员，在职位晋升、薪资调整等方面将优先考虑。4.培训与发展对于绩效考核得分较低的工作人员，行政部将根据其具体情况，安排针对性的培训和发展计划，帮助其提升工作能力和绩效水平。七、保密制度（一）保密范围1.校区的商业秘密，包括教学资料、课程体系、学员信息、市场策略、财务数据等。2.校区的技术秘密，包括教学方法、教学软件、教学设备等方面的技术信息。3.校区的管理秘密，包括校区的组织架构、管理制度、人员信息等。4.其他需要保密的信息，如与校区合作的供应商、合作伙伴的信息等。（二）保密措施1.与工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及保密信息的文件、资料、数据等进行加密存储和传输，并设置访问权限。3.在办公区域设置保密标识，提醒工作人员注意保密。4.限制无关人员进入涉及保密信息的工作区域。5.定期对工作