教育培训机构物品管理制度

PAGE教育培训机构物品管理制度一、总则1.目的为加强教育培训机构物品管理，规范物品采购、使用、保管、处置等流程，确保物品的合理配置与有效利用，保障培训教学工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本教育培训机构内所有物品，包括教学设备、办公用品、教材教具、学员用品等。3.基本原则统一管理原则：对各类物品实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算。合理配置原则：根据培训教学实际需求，合理配置物品资源，避免浪费。节约高效原则：倡导节约意识，提高物品使用效率，降低运营成本。责任明晰原则：明确各部门及人员在物品管理中的职责，做到责任到人。二、管理职责1.行政部门负责制定和完善物品管理制度，并监督执行。统筹规划物品采购计划，组织实施采购工作。建立物品台账，定期进行盘点清查，确保账物相符。负责物品的验收、入库、保管、发放、调配及报废处置等工作。2.财务部门负责审核物品采购预算及费用报销，确保资金使用合规。对物品采购、使用等情况进行财务核算与监督。3.教学部门根据培训教学需求，提出物品需求计划。负责教学设备、教材教具等的使用管理，确保其正常运行和合理使用。协助行政部门做好物品的盘点清查工作。4.各部门及员工严格遵守本物品管理制度，爱护各类物品。按照规定程序申请、使用和归还物品，妥善保管个人领用的物品。三、物品采购管理1.采购计划各部门应于每学期末或根据实际教学需求，提前向行政部门提交物品需求计划，详细注明物品名称、规格、数量、用途等。行政部门汇总各部门需求计划后，结合库存情况、预算安排等因素，编制年度物品采购计划，并报机构负责人审批。2.采购流程供应商选择：行政部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。对拟采购物品的供应商进行资质审查、信誉评估和实地考察，选择合格的供应商。采购申请：根据审批后的采购计划，由需求部门填写采购申请表，经部门负责人签字确认后提交行政部门。采购审批：行政部门对采购申请表进行审核，报机构负责人审批。金额较大的采购项目，需经机构决策层集体讨论决定。采购实施：行政部门根据审批结果，与选定的供应商签订采购合同或协议，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。按照合同约定组织采购，跟踪采购进度，确保按时、按质、按量到货。3.采购验收物品到货后，行政部门组织相关人员按照采购合同及清单进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、型号、质量、外观等。对于教学设备、仪器等专业性较强的物品，可邀请专业技术人员参与验收。验收合格后，验收人员在验收单上签字确认。如发现物品存在质量问题或数量不符等情况，应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。四、物品库存管理1.入库管理验收合格的物品，由行政部门仓库管理人员办理入库手续。填写入库单，详细记录物品名称、规格、数量、入库日期、供应商等信息，并将入库单交财务部门记账。仓库管理人员按照物品的类别、性质、用途等进行分类存放，设置明显的标识牌，便于查找和管理。2.保管管理仓库应保持整洁卫生、通风良好、安全可靠，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。定期盘点库存物品，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点结果与物品台账进行核对，如发现账物不符，应及时查明原因并进行处理。对易损、易耗物品，应建立专门的库存记录，加强监控，及时补充。对贵重物品、危险物品等应实行特殊保管，设置专门的存放区域，严格限制无关人员接触，并建立详细的出入库登记制度。3.出库管理各部门因工作需要领用物品时，应填写物品领用申请表，注明物品名称、规格、数量、用途等，经部门负责人签字后提交行政部门。行政部门仓库管理人员根据审批后的领用申请表发放物品，并填写出库单，详细记录物品名称、规格、数量、领用日期、领用部门等信息。对于教学设备、教材教具等物品的领用，仓库管理人员应做好领用登记，跟踪使用情况，确保其正常归还。员工离职或调动时，应将个人领用的物品全部归还仓库，仓库管理人员进行核对验收，如有丢失或损坏，应按规定进行赔偿。五、物品使用管理1.使用规范各部门及员工应按照物品的使用说明和操作规程正确使用物品，不得擅自更改或拆卸。教学设备、仪器等应指定专人负责操作和维护，定期进行检查、保养和维修，确保其正常运行。办公用品应节约使用，避免浪费。如发现物品损坏或故障，应及时报告行政部门进行维修或更换。2.借用管理因工作需要临时借用物品的，应填写物品借用申请表，经部门负责人和行政部门负责人审批后，到仓库办理借用手续。借用人员应在规定时间内归还借用物品，如有损坏或丢失，应照价赔偿。3.共享管理对于一些通用性较强、使用频率较低的物品，鼓励各部门之间进行共享。共享物品的部门应填写物品共享申请表，经行政部门协调安排后，办理交接手续。共享部门应共同做好共享物品的使用和保管工作，如出现问题，应协商解决。六、物品维修与报废管理1.维修管理物品出现故障或损坏时，使用部门应及时填写物品维修申请表，注明故障情况、维修要求等，提交行政部门。行政部门根据物品的性质和维修难度，安排专业维修人员进行维修或联系外部维修服务机构进行维修。维修费用由行政部门审核后，报机构负责人审批报销。维修后的物品应进行验收，确保其恢复正常使用功能。2.报废管理对于已损坏无法修复、超过使用年限或因其他原因不再使用的物品，由使用部门填写物品报废申请表，详细说明报废原因、物品名称、规格、数量等，提交行政部门。行政部门组织相关人员对报废物品进行鉴定，确认符合报废条件后，报机构负责人审批。经批准报废的物品，由行政部门负责组织清理处置。可采用变卖、捐赠、回收等方式进行处理，处置收入应及时上缴财务部门。对报废物品的处置过程应进行记录，包括报废时间、报废物品清单、处置方式、处置收入等，并存档备查。七、监督与考核1.监督检查行政部门定期对物品管理情况进行监督检查，包括采购流程执行情况、库存管理情况、物品使用情况等。对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改。2.考核评价建立物品管理考核评价机制，对各部门及人员在物品管理工作中的表现进行考核评价。考核内容包括物品采购计划执行情况、物品使用效率、