培训收退费管理制度

PAGE培训收退费管理制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织培训业务的收退费管理，维护公司/组织和学员的合法权益，确保培训业务的健康、有序开展，根据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的各类培训课程，包括但不限于职业技能培训、语言培训、艺术培训、考证辅导培训等，涉及的学员涵盖个人学员和团体学员。（三）基本原则1.合法合规原则严格遵守国家法律法规和行业规范，确保收退费行为合法、公正、透明。2.公平公正原则对待所有学员一视同仁，在收退费标准、流程等方面保持公平公正，不得歧视或偏袒任何一方。3.诚实守信原则公司/组织与学员之间应诚实守信，如实告知培训相关信息，不得隐瞒或虚假宣传，保障双方知情权。4.风险可控原则合理控制收退费过程中的风险，确保资金安全，防范财务风险和经营风险。二、收费管理（一）收费项目及标准1.学费根据不同培训课程的性质、时长、难度等因素制定合理的学费标准。学费标准应在培训招生简章、合同等文件中明确公示，不得随意变更。2.教材费如培训课程需要使用教材，应根据教材的成本及合理利润确定教材费标准，并提前告知学员。教材费应单独核算，不得与学费混淆。3.其他费用如考试费、证书费、住宿费（如有）等其他相关费用，应按照实际发生额或相关部门规定的标准收取，并向学员详细说明费用的用途和依据。（二）收费方式1.现金收费对于金额较小、学员要求使用现金支付的情况，可接受现金收费。收取现金时，应开具合法有效的收款收据，并在收据上注明收费项目、金额、日期等信息。收款人员应在收款后及时将现金缴存银行，并做好相关记录。2.银行转账收费鼓励学员采用银行转账方式缴费。公司/组织应提供准确的银行账户信息，包括开户行名称、账号等，并在培训招生简章、合同等文件中明确告知学员。学员转账后，应及时与财务部门核对到账情况，并向学员提供缴费凭证。3.第三方支付平台收费与正规的第三方支付平台合作，开通线上缴费渠道。学员可通过第三方支付平台完成学费缴纳，公司/组织应按照支付平台的规定及时结算款项，并确保支付过程的安全、便捷。（三）收费时间及期限1.收费时间学费应在培训课程开始前足额收取。对于长期培训课程，可根据课程进度分阶段收取学费，但每次收费时间应提前通知学员，并在合同中明确约定。2.收费期限如因特殊情况需要延长收费期限，公司/组织应提前与学员协商一致，并签订补充协议。延长收费期限不得超过培训课程结束前[X]天，且应在延长收费期限到期前确保足额收取学费。（四）收费票据管理1.收款收据公司/组织应使用统一格式的收款收据，收款收据应加盖公司/组织财务专用章或发票专用章。收款收据应按照编号顺序使用，不得跳号、漏号。开具收款收据后，应将存根联、记账联、收据联分别妥善保管，以备查验。2.发票开具对于符合开具发票条件的收费项目，应按照国家税收法律法规的规定及时开具发票。发票开具应真实、准确、完整，不得虚开发票。发票开具后，应按照发票管理规定进行保管和使用。三、退费管理（一）退费情形1.学员自身原因退费学员因个人原因无法继续参加培训课程，如生病、工作调动、家庭变故等，可申请退费。但学员应在规定的时间内提出退费申请，并按照本制度规定的退费标准办理退费手续。2.公司/组织原因退费因公司/组织自身原因导致培训课程无法正常开展，如培训教师变动、培训场地变更、培训内容调整等，影响学员正常学习的，公司/组织应主动与学员协商退费事宜，并按照本制度规定的退费标准办理退费手续。3.不可抗力原因退费因不可抗力因素，如自然灾害、政府政策调整等，导致培训课程无法继续进行的，公司/组织应与学员协商解决退费问题。退费标准可根据实际情况进行适当调整，但应遵循公平合理的原则。（二）退费申请及审批流程（此处假设为个人学员）1.学员提出退费申请学员应在拟退费时间前[X]个工作日向公司/组织提交书面退费申请，退费申请应注明学员姓名、联系方式、培训课程名称、缴费金额、退费原因等信息，并附上相关证明材料（如因生病退费需提供医院诊断证明，因工作调动退费需提供工作单位出具的调令等）。2.教学部门审核教学部门收到学员退费申请后，应在[X]个工作日内对学员的学习进度、出勤情况等进行审核。如学员已完成一定比例的课程学习，教学部门应根据实际情况核算已发生的培训成本，并出具审核意见。审核意见应明确学员是否符合退费条件、应退金额等内容。3.财务部门复核财务部门收到教学部门的审核意见后，应在[X]个工作日内对学员的缴费情况、已退款项等进行复核。如发现问题，应及时与教学部门沟通核实，并调整退费金额。复核无误后，财务部门出具复核意见。4.管理层审批管理层收到教学部门和财务部门的审核意见及复核意见后，应在[X]个工作日内进行审批。审批通过后，方可办理退费手续。如审批不通过，应向学员说明原因，并告知学员可在规定时间内提出申诉。（三）退费标准1.培训课程开始前退费在培训课程开始前[X]天内提出退费申请的，公司/组织应全额退还学员已缴纳的学费。2.培训课程开始后退费培训课程开始后[X]天内（含第[X]天）提出退费申请的，公司/组织应扣除已发生的培训成本后退还剩余学费。已发生的培训成本包括但不限于教师授课费、教材费、场地租赁费等，具体扣除金额由教学部门根据实际情况核算。培训课程开始超过[X]天后提出退费申请的，公司/组织原则上不予退费。但如因公司/组织自身原因导致学员无法正常学习的，可根据实际情况协商退费事宜。（四）退费方式1.银行转账退费对于已通过银行转账方式缴费的学员，公司/组织应在审批通过后的[X]个工作日内将退费金额退还至学员原缴费账户。2.现金退费对于已通过现金方式缴费的学员，公司/组织应在审批通过后的[X]个工作日内以现金形式退还学员应退款项。退还现金时，应要求学员在收款收据上签字确认，并做好相关记录。四、收退费监督与检查（一）内部监督1.设立专门的监督岗位或小组，定期对公司/组织的收退费管理情况进行检查。检查内容包括收费标准执行情况、收费票据管理情况、退费申请及审批流程执行情况、退费标准执行情况等。2.加强财务部门与教学部门之间的沟通协作，定期核对学员缴费信息和学习进度信息，确保收退费管理的准确性和一致性。3.建立收退费管理台账，详细记录每笔收退费业务的发生时间、金额、学员信息、收费方式、退费原因、审批情况等内容。收退费管理台账应定期进行核对和清理，确保账账相符、账实相符。（二）外部监督1.主动接受学员、家长及社会公众的监督，设立举报电话、邮箱等投诉渠道，及时处理学员及相关方的投诉和举报。对于投诉和举报事项，应认真调查核实，并在规定时间内给予答复。2.积极配合相关政府部门的监督检查，如实提供收退费管理的相关资料和信息。对于政府部门提出的整改意见，应及时落实整改措施，确保收退费管理工作合法合规。五、违规处理（一）对公司/组织工作人员的违规处理1.对于违反本制度规定，擅自提高收费标准、乱收费、不开具合法票据等行为的工作人员，公司/组织将视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理。2.对于在退费管理过程中，故意刁难学员、拖延退费时间、擅自降低退费标准等行为的工作人员，公司/组织将严肃追究其责任，并给予相应的纪律处分。如因工作人员违规行为给学员造成损失的，公司/组织应承担赔偿责任，并对相关工作人员进行追偿。（二）对学员的违规处理1.对于恶意拖欠学费、骗取退费等行为的学员，公司/组织有权采取法律手段追讨学费，并要求学员承担相应的法律责任。2.如学员在退费过程中提供虚假证明材料、故意隐瞒真实情况等，公司/组织有权拒绝其退费申请，并保留追究学员法律