技术培训档案管理制度

PAGE技术培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术培训档案管理，规范技术培训档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保技术培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司技术培训工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类技术培训活动所形成的档案资料管理，包括培训计划、培训教材、培训记录、学员考核成绩、培训总结等相关文件材料。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司技术培训档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映技术培训活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.分类管理原则按照培训类别、培训阶段、培训对象等进行分类，便于档案的整理、查找和利用。4.安全保密原则加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全性和保密性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善技术培训档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门技术培训档案的收集、整理、保管等工作。3.集中统一管理公司技术培训档案，建立档案数据库，并定期进行维护和更新。4.负责档案的查阅、借阅、复印等服务工作，按照规定办理相关手续。5.对档案进行定期鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。（二）培训组织部门职责1.负责本部门组织的技术培训活动档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好技术培训档案的查阅、利用等工作。3.按照档案管理要求，规范培训过程中的文件材料形成和积累，确保档案资料的完整性。（三）培训教师职责1.在培训过程中，负责生成和整理与培训内容相关的教案、讲义、课件等资料，并及时提交给培训组织部门。2.配合档案管理部门做好培训档案的整理、归档等工作，提供必要的档案信息和资料。（四）学员职责1.遵守档案管理规定，配合培训组织部门和档案管理部门做好个人培训档案资料的提交和整理工作。2.不得擅自涂改、伪造个人培训档案资料。三、档案收集与整理（一）收集范围1.培训计划：包括年度培训计划、专项培训计划等，应明确培训目标、培训内容、培训对象、培训时间、培训师资等信息。2.培训教材：包括自编教材、外借教材、电子教材等，应注明教材名称、作者、版本等信息。3.培训记录：包括培训签到表、培训课程表、培训讲义、培训笔记、培训照片、培训视频等，应详细记录培训过程和培训内容。4.学员考核成绩：包括理论考核成绩、实践考核成绩、综合考核成绩等，应注明考核时间、考核方式、考核结果等信息。5.培训总结：包括培训组织者总结、培训教师总结、学员总结等，应总结培训效果、存在问题及改进措施等。6.其他与技术培训相关的文件材料，如培训证书、培训评估报告、培训反馈意见等。（二）收集要求1.培训组织部门应在培训活动结束后[X]个工作日内，将培训档案资料收集齐全，并进行初步整理。2.培训教师应在培训课程结束后[X]个工作日内，将教案、讲义、课件等资料提交给培训组织部门。3.学员应在培训结束后[X]个工作日内，将个人培训总结等资料提交给培训组织部门。4.收集的档案资料应真实、完整、准确，不得遗漏重要信息。（三）整理方法1.按照培训类别、培训时间等进行分类，建立分类目录。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案资料目录，注明资料名称、编号、日期、来源等信息。4.将档案资料按照目录顺序排列，进行装订或装盒，并在封面注明档案名称、类别、年度等信息。四、档案保管（一）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应按照档案管理要求进行装订、装盒，并存放于专门的档案库房。电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，并进行备份，确保数据的安全性和完整性。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.技术培训档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括涉及公司核心技术、重要知识产权等具有长期保存价值的文件材料；长期保管的档案主要包括培训计划、培训总结、学员考核成绩等对公司技术培训工作具有重要参考价值的文件材料，保管期限为[X]年；短期保管的档案主要包括培训记录、培训教材等一般性文件材料，保管期限为[X]年。2.档案保管期限从培训活动结束之日起计算。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对技术培训档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应填写档案清查登记表，记录清查结果。五、档案利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅技术培训档案的，应填写《技术培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.公司内部人员因工作需要借阅技术培训档案的，应填写《技术培训档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。（二）复印与摘录1.公司内部人员因工作需要复印技术培训档案资料的，应填写《技术培训档案复印申请表》，注明复印内容、复印用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复印手续。2.档案管理部门应按照规定的收费标准收取复印费用，并开具发票。复印的档案资料应加盖档案管理部门的印章，以证明其真实性和有效性。3.摘录技术培训档案资料时，应经档案管理部门负责人同意，并在摘录内容上加盖档案管理部门的印章。摘录人员不得擅自扩大摘录范围，不得篡改摘录内容。（三）档案利用登记档案管理部门应建立技术培训档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复印、摘录等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人员、利用内容、利用方式等信息。利用登记记录应妥善保管，以备查询。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则，确保鉴定结果真实可靠。2.鉴定工作应充分考虑档案的历史价值、现实价值和保存价值，准确判断档案的保管期限。（二）鉴定组织1.成立技术培训档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、培训组织部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，并提出鉴定意见。2.鉴定小组应定期召开会议，对档案鉴定工作进行研究和讨论，确保鉴定工作的顺利进行。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要性、现实利用价值等因素，对到期档案进行逐卷审查。2.审查档案时，应查阅档案的形成背景、内容摘要、利用情况等信息，综合判断档案的保存价值。3.对于保管期限已满但仍具有重要价值的档案，应延长其保管期限；对于已无保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确需销毁的档案，应填写《技术培训档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人和公司主管领导签字同意后，方可进行销毁。