企业采购管理制度

企业采购管理制度企业采购管理制度第一章总则第一条为规范企业采购行为，加强采购过程管理，防范采购风险，提升采购效益，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》及《XX集团母公司采购管理办法》等相关法律法规及集团母公司规定，结合公司实际运营需求，防控采购专项风险，特制定本制度。本制度旨在通过明确采购流程、强化风险管控、完善监督机制，确保采购活动合法合规、高效透明，促进公司资源优化配置，实现可持续发展。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖了公司所有采购活动，包括但不限于货物、工程、服务、无形资产等采购行为，以及与采购相关的供应商选择、合同签订、履约验收、采购付款等全流程管理。无论采购标的额大小、采购方式是否公开，均须遵循本制度规定。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）采购专项管理：指公司为确保采购活动合法合规、风险可控、效益最大化而建立的一整套管理制度、流程、标准和措施，旨在通过系统化、规范化的管理手段，对采购活动进行全流程监控和风险防范。（二）采购风险：指公司在采购活动中可能面临的，导致采购目标无法实现或造成经济损失、声誉损害、法律纠纷等不利后果的各种不确定因素。采购风险包括但不限于供应商选择风险、价格风险、质量风险、合同履约风险、合规风险等。（三）采购合规：指公司的采购活动符合国家法律法规、行业准则、集团母公司规定以及公司内部管理制度的要求，不存在违法违规行为，保障采购过程的公平、公正、公开，维护公司和供应商的合法权益。第四条公司采购专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：采购专项管理制度应覆盖公司所有采购活动，确保所有采购行为均在制度框架内进行，不留管理盲区。（二）责任到人原则：明确采购各环节的责任主体，建立责任追究机制，确保采购活动的每个环节都有专人负责，责任明确，考核到位。（三）风险导向原则：以风险防控为核心，针对不同采购方式和采购标的风险点，制定相应的管控措施，重点关注高风险领域和高风险环节。（四）持续改进原则：定期对采购专项管理制度进行评估，根据内外部环境变化、业务发展需求以及管理实践，不断完善和优化制度体系，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司采购专项管理工作负总责，对采购活动的合规性、效益性负最终责任；公司分管领导对采购专项管理工作负直接责任，负责组织制定采购专项管理制度，领导采购专项管理工作的实施，并对采购活动的风险防控负主要责任。第六条公司设立采购专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。采购专项管理领导小组负责统筹协调公司采购专项管理工作，研究解决采购工作中的重大问题，对采购专项管理制度进行决策审批，对采购活动的合规性、效益性进行监督评价，确保采购专项管理工作有序开展。第七条采购专项管理领导小组下设办公室，办公室设在[采购管理部门]，负责采购专项管理领导小组的日常工作，包括组织协调会议、起草文件、督促落实、信息报送等。采购专项管理领导小组办公室配备专职工作人员，负责采购专项管理工作的具体实施。第八条采购管理部门为公司采购专项管理的牵头部门，负责采购专项管理制度的建设、完善和组织实施，负责采购风险的识别、评估和处置，负责采购流程的优化和监督考核，负责采购人员的培训宣贯，负责采购信息的统计分析，定期向采购专项管理领导小组报告工作。第九条财务管理部门为采购专项管理的专责部门，负责采购资金的管理和监督，负责采购合同付款的审核和支付，负责采购成本的核算和分析，负责采购资金使用的合规性审查，发现采购资金使用中的问题及时向采购专项管理领导小组报告。第十条法务合规部门为采购专项管理的专责部门，负责采购合同的审核和签订，负责采购活动的法律合规性审查，负责采购纠纷的处理，发现采购活动中的法律合规性问题及时向采购专项管理领导小组报告。第十一条各业务部门、下属单位为采购专项管理的业务部门，负责本部门、本单位采购需求的提出和确认，负责本部门、本单位采购活动的组织实施，负责本部门、本单位采购风险的日常防控，负责本部门、本单位采购信息的收集和报送，定期向采购管理部门报告工作。第十二条各业务部门、下属单位应配备专职或兼职采购人员，负责本部门、本单位采购活动的具体实施，采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和相关制度规定，能够独立完成采购任务，并自觉遵守采购纪律。第十三条基层执行岗位包括但不限于采购人员、供应商管理人员、合同管理人员、财务人员等，基层执行岗位人员对采购活动的合规性、准确性、完整性负责，应严格遵守采购流程和相关制度规定，认真履行岗位职责，及时发现和报告采购活动中的问题，并积极配合相关部门进行整改。第十四条基层执行岗位人员应签订岗位合规承诺书，承诺自觉遵守国家法律法规、行业准则、集团母公司规定以及公司内部管理制度，认真履行岗位职责，维护公司和供应商的合法权益，如有违反承诺的行为，愿意承担相应的责任。第十五条基层执行岗位人员发现采购活动中的风险或问题，应及时向上级报告，并积极配合相关部门进行处置，对隐瞒不报、玩忽职守、失职渎职的，将依法依规追究责任。第三章采购管理重点内容与要求第十六条供应商管理（一）供应商尽职调查：建立供应商信息库，对供应商进行分类分级管理，对供应商的资质、信誉、财务状况、履约能力等进行全面调查，确保供应商符合公司要求。（二）供应商准入：制定供应商准入标准，对供应商进行资格审查，合格后方可进入公司供应商信息库，并按照规定程序选择供应商。（三）供应商绩效评价：定期对供应商进行绩效评价，评价内容包括质量、价格、服务、履约能力等，评价结果作为供应商分类分级管理和选择的重要依据。（四）供应商关系管理：建立与供应商的良好合作关系，加强沟通协调，及时解决合作中出现的问题，促进共同发展。第十七条采购流程管理（一）采购需求管理：各部门、下属单位应根据业务需要，按照规定程序提出采购需求，并填写采购申请表，经审批后实施采购。（二）采购方式选择：根据采购标的额、采购性质、采购时间等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。（三）采购文件编制：根据采购方式和采购标的，编制采购文件，明确采购需求、技术要求、商务条款、评审标准等内容，确保采购文件内容完整、准确、合规。（四）采购过程管理：严格按照采购文件规定的程序进行采购，加强对采购过程的监督，确保采购过程公平、公正、公开。（五）采购结果确认：采购活动完成后，应及时进行验收，并确认采购结果，确保采购质量符合要求。第十八条采购价格管理（一）价格确定：根据采购标的和市场行情，选择合适的价格确定方式，包括市场询价、招标报价、谈判确定等。（二）价格审核：对采购价格进行审核，确保采购价格合理、合规，防止价格虚高、价格欺诈等行为。（三）价格控制：加强对采购价格的监控，及时发现和纠正价格偏差，确保采购成本控制在预算范围内。第十九条采购合同管理（一）合同签订：采购合同由法务合规部门审核，经审批后由采购管理部门或业务部门、下属单位与供应商签订。（二）合同履行：严格按照合同约定的条款履行合同，加强对合同履行的监督，确保供应商按时、按质、按量履行合同。（三）合同变更：合同变更应经双方协商一致，并签订书面协议，经审批后实施。（四）合同解除：合同解除应经双方协商一致，并签订书面协议，经审批后实施。第二十条采购验收管理（一）验收标准：根据采购文件规定的技术要求和商务条款，制定验收标准，确保验收工作有据可依。（二）验收程序：严格按照验收标准进行验收，并填写验收报告，验收合格后方可办理入库或支付货款。（三）验收责任：验收人员对验收结果负责，应认真履行验收职责，确保验收工作质量。（四）验收争议处理：验收过程中发生争议的，应及时协商解决，协商不成的，可依法向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。第二十一条采购付款管理（一）付款条件：根据采购合同约定的付款条件，办理付款手续。（二）付款审核：财务管理部门对付款申请进行审核，确保付款申请符合合同约定和公司财务制度规定。（三）付款程序：严格按照公司财务制度规定的程序办理付款手续，确保付款安全、及时。（四）付款记录：做好付款记录，并定期进行核对，确保付款记录准确、完整。第二十二条采购信息管理（一）信息收集：及时收集采购信息，包括市场行情、供应商信息、采购政策等，为采购决策提供依据。（二）信息分析：对采购信息进行分析，发现采购活动中的问题和趋势，为采购管理提供参考。（三）信息共享：建立采购信息共享机制，将采购信息及时共享给相关部门和人员，提高采购效率。（四）信息保密：加强对采购信息的保密管理，防止信息泄露，维护公司和供应商的合法权益。第二十三条采购审计管理（一）审计计划：制定年度采购审计计划，明确审计对象、审计内容、审计时间等。（二）审计实施：按照审计计划进行审计，对采购活动的合规性、效益性进行审计，发现审计发现的问题及时报告。（三）审计整改：对审计发现的问题，督促相关部门进行整改，并跟踪整改结果，确保整改到位。（四）审计报告：定期编制采购审计报告，向采购专项管理领导小组报告工作。第四章采购管理运行机制第二十四条制度动态更新机制（一）定期评估：每年对采购专项管理制度进行评估，评估内容包括制度的适用性、有效性、完整性等。（二）及时修订：根据评估结果、内外部环境变化、业务发展需求以及管理实践，及时修订采购专项管理制度，确保制度的先进性和适用性。（三）清晰传达：制度修订后，应及时传达给相关部门和人员，确保所有人员了解和掌握最新的制度规定。第二十五条风险识别预警机制（一）定期排查：每年至少开展一次采购风险排查，排查内容包括供应商风险、价格风险、质量风险、合同履约风险、合规风险等。（二）分级评估：对排查出的风险进行分级评估，确定风险等级，高风险领域和高风险环节应重点关注。（三）发布预警：对识别出的风险，及时发布预警通知，并采取相应的管控措施，防止风险发生或降低风险影响。（四）风险信息共享：建立风险信息共享机制，将风险信息及时共享给相关部门和人员，提高风险防控能力。第二十六条合规审查机制（一）全流程审查：将合规审查嵌入采购业务全流程，包括采购需求、供应商选择、采购方式选择、采购文件编制、采购过程、采购结果确认、采购付款等环节。（二）关键节点审查：重点关注采购决策、合同签订、付款审批等关键节点，确保关键环节的合规性。（三）未经审查不得实施：任何采购活动未经合规审查，不得实施，确保采购活动的合规性。（四）审查责任：合规审查人员对审查结果负责，应认真履行审查职责，确保审查工作质量。第二十七条风险应对机制（一）分级处置：根据风险等级，对风险进行分级处置，一般风险由业务部门、下属单位负责处置，重大风险由采购专项管理领导小组负责处置。（二）应急流程：制定风险应对预案，明确风险发生时的应急流程，确保风险发生时能够及时有效地进行处置。（三）责任协同：风险处置过程中，相关部门应协同配合，共同推进风险处置工作。（四）上报要求：风险处置情况应及时上报采购专项管理领导小组，并定期进行跟踪和评估。第二十八条责任追究机制（一）违规情形：明确采购活动中的违规情形，包括但不限于违反采购流程、违反采购标准、违反采购纪律等。（二）处罚标准：根据违规情形的严重程度，制定相应的处罚标准，包括通报批评、经济处罚、纪律处分等。（三）联动考核：将违规行为纳入绩效考核，与绩效挂钩，对违规人员进行相应的处罚。（四）纪律处分：对严重违规行为，依法依规给予纪律处分，构成犯罪的，移交司法机关处理。第二十九条评估改进机制（一）定期评估：每年对采购专项管理体系的有效性进行评估，评估内容包括制度的适用性、有效性、完整性等。（二）分析原因：对评估发现的问题，分析原因，找出管理漏洞和薄弱环节。（三）优化流程：根据评估结果，优化采购流程，完善管理措施，提升管理效能。（四）持续改进：建立持续改进机制，不断优化采购专项管理体系，提升采购管理水平。第五章采购管理保障措施第三十条组织保障（一）领导责任：公司主要负责人、分管领导应加强对采购专项管理工作的领导，定期研究解决采购工作中的重大问题，推动采购专项管理工作有效开展。（二）部门责任：各部门、下属单位应按照本制度规定，认真履行职责，做好采购管理工作。（三）人员责任：采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和相关制度规定，能够独立完成采购任务，并自觉遵守采购纪律。第三十一条考核激励机制（一）考核内容：将采购专项合规情况纳入部门年度考核和个人年度考核，考核内容包括采购流程执行情况、采购风险防控情况、采购成本控制情况等。（二）考核标准：制定采购专项考核标准，明确考核指标和考核方法，确保考核结果的客观公正。（三）考核结果：考核结果与绩效挂钩，对考核优秀的部门和个人给予奖励，对考核不合格的部门和个人进行处罚。（四）评优挂钩：将采购专项合规情况作为评优的重要依据，对采购专项合规表现突出的部门和个人优先评优。第三十二条培训宣传机制（一）分层级培训：对管理层、采购人员、业务人员等进行分层级培训，提高采购人员的专业知识和技能，增强业务人员的合规意识。（二）培训内容：培训内容包括采购流程、采购标准、采购纪律、风险防控、法律法规等。（三）培训方式：采用多种培训方式，包括集中培训、在线培训、现场培训等。（四）培训考核：对培训效果进行考核，确保培训质量。第三十三条信息化支撑（一）系统建设：建设采购管理系统，实现采购流程自动化、采购信息数字化、风险监控实时化。（二）系统功能：采购管理系统应具备采购需求管理、供应商管