企业内部会议纪要及跟进制度

企业内部会议纪要及跟进制度企业内部会议纪要及跟进制度管理制度---第一章总则第一条制度制定的政策依据与目标为贯彻落实《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，以及《[集团母公司名称]关于规范企业内部管理制度的指导意见》等行业准则，结合公司实际发展需求，特别是为加强会议管理、规范会议纪要形成与落实、提升决策执行效率、防控管理风险，特制定本制度。本制度旨在通过明确会议纪要的标准化管理流程、强化跟进机制、实现责任闭环，推动公司治理体系现代化，促进各项经营管理活动依法合规、高效有序开展。第二条适用范围本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工。凡涉及公司经营决策、战略规划、风险管控、资源调配等重大事项的会议，均须严格执行本制度。会议类型包括但不限于：公司董事会、总经理办公会、专题研讨会、部门例会、项目启动会等。境外分支机构参照本制度执行，并结合当地法律法规及公司国际化管理要求进行调整。第三条核心术语定义1.“会议纪要专项管理”：指通过标准化流程对会议内容记录、审核、归档、跟进落实的全过程进行管控，确保会议决策转化为具体行动。其外延包括纪要的生成规范、要素完整性、审批流程、责任分配及后续监督等环节。2.“会议决策风险”：指因会议决策程序不规范、决策内容不明确、执行责任不落实等导致的管理失误、法律纠纷或经济损失。风险表现包括决策随意性大、记录缺失导致争议、执行滞后影响效率等。3.“跟进闭环管理”：指对会议决议事项建立任务分解、责任到人、定期反馈、结果评估的闭环机制，确保决议事项从“纸面”到“落地”的全过程可追溯、可考核。第四条专项管理的核心原则1.全面覆盖：所有重要会议均须纳入纪要管理范围，确保决策事项无遗漏。2.责任到人：会议决议需明确牵头部门及责任人，并纳入绩效考核。3.风险导向：重点管控决策程序风险、执行偏差风险、信息泄露风险等。4.持续改进：定期评估制度执行效果，根据管理需求调整优化流程。---第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人对公司内部会议纪要及跟进管理工作负总责，领导制度制定、组织协调及重大风险处置。分管领导作为直接责任人，负责分管领域会议管理的监督考核，确保制度有效落地。第六条专项管理领导小组设立“公司会议纪要及跟进管理领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括总部各部门负责人及下属单位主要领导。领导小组职能包括：1.统筹协调：制定并完善会议纪要管理制度，协调跨部门会议管理需求。2.决策审批：对重大会议决议的落实方案进行审批，解决执行中的重大障碍。3.监督评价：定期组织对制度执行情况进行检查，通报问题并督促整改。第七条部门职责划分1.牵头部门（办公室/合规部）：-负责制度建设与修订，组织会议纪要模板标准化。-指导专责部门和业务部门落实纪要管理要求。-定期开展培训宣贯，提升全员会议管理意识。2.专责部门（如风险管理部、财务部等）：-对涉及本领域的会议决议进行合规性审核。-优化会议管理流程，推动信息化工具应用。-处置纪要管理中的业务风险，如数据安全、财务审批合规等。3.业务部门/下属单位：-负责本领域会议决议的落实，提交跟进报告。-组织基层执行岗位的风险防控培训。-确保会议纪要内容与业务实际相符。第八条基层执行岗责任所有参与会议的执行岗位人员须履行以下义务：1.合规操作：按照会议决议要求执行任务，拒绝无依据的决策指令。2.风险上报：发现决策执行中的重大风险或程序漏洞，及时向专责部门报告。3.记录准确：如需参与会议记录，须确保信息完整、准确，无主观臆断。---第三章专项管理重点内容与要求第九条会议纪要的生成规范1.要素完整性：纪要须包含会议时间、地点、参会人员、议题、决议事项、责任分工、完成时限等要素。2.格式统一：采用公司统一提供的电子模板，由记录人当场完成初稿。3.保密要求：涉及商业秘密或敏感信息的会议，需明确保密等级并采取加密存储措施。第十条会议决议的合规标准1.决策程序合规：重大决策须经集体讨论，个人不得越权决策。2.审批权限明确：根据决议事项性质，明确审批层级及流程。例如，金额超过[具体金额]的采购决策需经总经理办公会审批。3.执行方案具体：决议事项需附带可落地的行动方案，包括时间节点、责任人、资源需求等。第十一条禁止性行为1.严禁未形成会议纪要即执行决议，导致责任不清。2.严禁篡改会议记录或隐匿决议内容，以规避监督。3.严禁利用会议决策进行利益输送，如关联交易非正常定价。第十二条专项风险防控点1.决策程序风险：如议题未经充分讨论即表决，易导致决策失误。2.执行偏差风险：如责任分工不明确，可能导致任务悬空。3.信息泄露风险：如会议纪要存储不当，可能引发商业秘密泄露。第十三条跟进管理的具体要求1.任务分解：会议决议须在2个工作日内分解为具体任务，录入公司协作系统。2.时限管理：责任部门须在规定时限内反馈执行进度，逾期未反馈需说明理由。3.闭环反馈：任务完成后须提交成果报告，经牵头部门确认后归档。第十四条异常情况处理1.决议争议：如参会人员对决议内容有异议，须在3个工作日内向领导小组申诉。2.执行受阻：如遇不可抗力影响执行，须及时上报调整方案并说明原因。---第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制办公室/合规部每年至少开展一次制度评估，根据以下因素调整制度内容：1.国家法律法规修订（如《数据安全法》实施后需完善纪要的电子化管理要求）。2.公司业务调整（如并购重组后需增加跨部门协同的纪要条款）。3.实际运行中发现的管理漏洞。第十六条风险识别预警机制1.定期排查：每季度由领导小组牵头，各部门提交会议管理风险自查表。2.分级评估：对发现的风险按“一般/重大”分级，重大风险需立即上报至公司主要负责人。3.预警发布：通过公司内网发布风险提示，要求相关单位整改。第十七条合规审查机制1.嵌入业务节点：新项目立项、合同签订等关键流程需附会议纪要审批页。2.“未经审查不得实施”原则：涉及金额超[具体金额]的决议，需经合规部预审后方可执行。3.审查记录存档：审查意见及整改情况须纳入会议纪要附件，由办公室归档备查。第十八条风险应对机制1.一般风险处置：由专责部门提出解决方案，报领导小组备案。2.重大风险处置：启动应急预案，成立临时工作组，必要时上报监管部门。3.责任协同：风险处置中涉及多部门协作的，须明确牵头部门及配合部门。第十九条责任追究机制1.违规情形：如未按规定形成纪要、执行超期未反馈、篡改会议记录等，视情节严重程度给予警告、降级或纪律处分。2.处罚标准：对造成经济损失的，追究直接责任人及分管领导责任，处罚金额不低于损失[比例]%。3.联动考核：将会议管理考核结果纳入部门年度评优指标，连续两次不合格的取消评优资格。第二十条评估改进机制1.评估周期：每半年由领导小组组织对制度运行效果进行评估，包括纪要完整率、执行完成率、风险发生率等指标。2.优化流程：对评估发现的问题，制定改进措施并纳入下一阶段工作计划。---第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障1.各级领导干部须带头学习本制度，确保本层级会议管理规范。2.领导小组每季度召开例会，解决跨部门协调难题。第二十二条考核激励机制1.部门考核：将会议管理考核结果占部门年度绩效分的[比例]%。2.个人激励：对会议纪要管理优秀员工，优先推荐晋升或评优。第二十三条培训宣传机制1.管理层培训：每年至少组织一次针对高管层的管理履职培训，强调决策程序合法性。2.一线员工培训：新员工入职需接受会议纪要基本规范培训，每年开展一次实操演练。3.宣传材料：制作制度手册、电子屏宣传、案例警示等内容，强化全员合规意识。第二十四条信息化支撑1.推广使用“会议协作系统”，实现纪要电子化存储、自动推送任务、进度跟踪等功能。2.通过系统设置风险预警功能，如任务超期自动触发提醒。第二十五条文化建设1.合规承诺：员工入职时签署《会议管理合规承诺书》。2.手册发布：编制《会议纪要及跟进管理实用手册》，作为培训及日常参考。3.典型经验推广：每半年评选“会议管理标杆部门”，分享优秀做法。第二十六条报告制度1.风险事件报告：重大风险事件须在2小时内上报至领导小组，24小时内提交书面报告。2.年度管理报告：每年12月31日前，牵头部门提交年度会议管理报告，内容包括：-纪要完整率、执行完成