合同管理模板及合规性检查工具

合同管理模板及合规性检查工具指南一、适用业务场景本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常运营中开展的合同全生命周期管理活动，具体包括但不限于：采购与供应链场景：原材料采购、设备采购、服务外包等合同的起草、审核与履约跟踪；销售与市场场景：产品销售、渠道合作、广告推广等合同的合规性审查与风险防控；人力资源场景：劳动合同、劳务派遣、保密协议等文件的规范化管理；项目合作场景：研发项目、工程承包、咨询服务等合作合同的条款设计与履约监督；内部管理场景：资产租赁、借款协议、授权委托等内部合同的审批与归档。通过系统化工具应用，可解决合同条款模糊、合规风险遗漏、流程审批低效、履约跟踪困难等常见问题，保证合同管理合法、规范、高效。二、标准化操作流程（一）合同需求发起与起草需求提报业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合作内容、核心诉求（如标的物规格、服务标准、付款周期等）、预算金额及期望签署时间，提交至部门负责人审批。输出成果：经审批的《合同需求申请表》。合同起草根据审批通过的需求，选择对应类型的合同模板（如采购合同模板、销售合同模板），结合合作方提供的背景资料（如对方营业执照、资质证书）填充基础条款；明确合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表、联系方式等）、合同标的、数量与质量标准、价款与支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式等核心条款；涉及特殊事项（如知识产权归属、保密义务、担保条款等），需在合同中单独列明并说明法律依据。输出成果：合同初稿（电子文档+纸质版签字页）。（二）合同内部审核部门审核起草部门负责人对合同的业务合理性、条款完整性进行审核，重点确认合作内容是否符合部门职责、预算是否在可控范围内，签署审核意见后流转至下一环节。法务合规审核法务部门（或合规专员）对照法律法规（如《民法典》《公司法》《反不正当竞争法》等）、行业监管要求及企业内部制度，对合同条款进行合规性审查，重点关注：主体资格：合作方是否具备履约资质（如生产许可证、经营资质等），是否存在失信、被限制高消费等风险；条款合法性：格式条款是否排除对方主要权利、加重对方责任，违约责任是否明确且符合法律规定；风险防控：是否存在知识产权侵权、数据安全、不可抗力等潜在风险，是否已设置相应防范措施。法务审核后需出具《合同审核意见表》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并标注修改建议。财务审核财务部门对合同中的价款构成、支付方式、税务处理、发票开具要求等财务相关条款进行审核，保证资金安排符合企业财务制度，避免税务风险。高层审批根据合同金额（如超过10万元）或重要性等级，需提交至企业分管领导或总经理审批，最终确认合同签署的合规性与必要性。输出成果：经各部门审批通过的合同终稿及完整的《合同审核意见表》。（三）合规性专项检查在合同签署前或履行过程中，可使用合规性检查工具进行专项筛查，重点检查以下项目：检查类别检查内容检查标准主体合规性合作方营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合作内容以“国家企业信用信息公示系统”公示信息为准条款合规性是否存在“霸王条款”（如“最终解释权归本方所有”），违约责任是否对等符合《民法典》第496-497条格式条款规定数据安全涉及客户信息、商业秘密的条款是否明保证密义务及数据使用范围符合《数据安全法》《个人信息保护法》要求税务合规价款是否含税，发票类型（增值税专用发票/普通发票）及开具时间是否明确符合国家税收法规及企业财务制度履约风险履行期限是否明确，是否存在“尽快”“合理”等模糊表述，验收标准是否可量化履约节点清晰，验收标准具备可操作性操作说明：将合同终稿与合规检查清单逐项比对，对存在问题的条款标注并记录，反馈至起草部门修改，直至全部检查项达标。（四）合同签署与生效签署准备确认合同份数（通常一式3-4份，双方各执1份，财务、法务各存1份）；准备合作方授权委托书（如签署人为非法定代表人，需提供其经公证的授权文件），核实签署人身份信息。签署流程双方同时签署：先由我方法定代表人/授权代表签字并加盖公章，再交由合作方完成签署（如为异地签署，可采用电子签名或邮寄签署+签收回执）；禁止“空白合同”或“倒签合同”（即先履行后签署），特殊情况需经总经理书面审批并说明原因。生效确认合同自双方签字盖章之日起生效；约定附条件生效的（如审批通过、资质备案完成），需满足条件后确认生效；生效后1个工作日内，将合同原件扫描存档，并将电子版同步至合同管理系统。输出成果：签署完成的合同正本、电子存档文件、签署过程记录（如签收回执）。（五）合同履行跟踪与归档履行跟踪业务部门作为合同履行主体，建立《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如交货日期、验收时间、付款节点）的进展情况；出现逾期履行、质量不符等异常情况时，需及时向合作方发送《履约催告函》，并抄送法务、财务部门，同时启动争议解决程序。变更与终止合同履行中需变更条款的，双方应签订《合同变更协议》，履行与原合同相同的审核流程；出现法定解除条件（如不可抗力、根本违约）或约定解除条件时，双方协商一致后签订《合同终止协议》，明确终止后的权利义务（如已付款项结算、损失赔偿）。归档管理合同履行完毕或终止后，业务部门整理合同正本、审核意见、变更/终止协议、履约记录等资料，填写《合同归档清单》，移交至档案管理部门；档案管理部门按“一合同一档”原则编号存放，电子档案备份至企业服务器，保存期限不少于合同履行完毕后5年（涉及重大纠纷的保存至纠纷解决完毕）。输出成果：《合同履行跟踪表》《合同变更/终止协议》《合同归档清单》。三、核心工具模板（一）合同基本信息登记表合同编号合同名称签署日期生效日期合同类型（□采购/□销售/□服务/□其他）甲方信息名称统一社会信用代码地址法定代表人联系人及电话乙方信息名称统一社会信用代码地址法定代表人联系人及电话合同标的（如：设备100台/服务1期）合同金额大写：小写：￥币种：□人民币/□外币履行期限自_年_月_日至_年__月__日付款方式□一次性/□分期（请注明节点）存档位置电子档路径：纸质档存放处备注（如：特殊约定、附件清单）（二）合同合规性检查清单序号检查项目检查结果（□合规/□不合规/□需修改）不合规内容说明处理意见（□通过/□修改后重审/□否决）责任人1甲方主体资格是否有效2乙方资质是否满足要求3合同标的描述是否清晰4价款是否含税及发票类型5违约责任是否对等6争议解决方式是否明确7保密条款是否完整8是否存在法律禁止条款检查人：检查日期：____年__月__日审核人：审核日期：____年__月__日（三）合同履行跟踪表合同编号履行节点（□交货/□验收/□付款/□服务交付）计划日期实际日期履行情况（□正常/□逾期/□异常）异常说明及处理措施责任部门责任人更新记录（如：2024-03-15因物流延迟交货，已与合作方协商顺延3天）四、关键使用提示数据安全与保密合同文本及审核信息涉及企业商业秘密，仅限相关人员（起草人、审核人、档案管理员）查看，电子档案需加密存储，禁止通过QQ等非加密渠道传输；合作方信息仅用于本次合同管理，不得泄露给第三方。合规审查的全面性法务合规审核需覆盖合同所有条款，不仅关注核心条款，对附件、补充协议等同样需进行合规性检查，避免“重主文、轻附件”导致风险遗漏。流程节点责任到人合同管理各环节需明确责任主体：业务部门负责需求提报与履行跟踪，法务部门负责合规审查，财务部门负责财务条款审核，档案部门负责归档管理，保证“事事有人管、责任可追溯”。动态更新模板与