合同审查与审批流程

通用合同审查与审批流程工具模板一、适用业务场景本流程适用于企业各类对外合同的审查与审批管理，涵盖采购、销售、服务、合作、租赁、借款等业务场景。当企业需与外部主体（供应商、客户、合作方等）签订合同时通过标准化流程保证合同内容合法合规、权责清晰，有效防范法律风险与商业纠纷，保障企业合法权益。适用于涉及多部门协作（业务、法务、财务、管理层）的合同管理需求，保证合同从起草到归档的全流程可控。二、标准化操作流程1.合同发起与草案准备责任主体：业务部门（经办人：某某）操作内容：（1）业务部门根据合作需求，与对方协商确定合同核心条款（标的、数量、价格、履行期限、违约责任等）；（2）起草合同草案，附相关附件（如对方营业执照复印件、资质证明、技术协议、报价单等）；（3）填写《合同审批申请表》，注明合同名称、编号、对方主体信息、合同金额、业务背景等基本信息，提交部门负责人初审。输出成果：合同草案、《合同审批申请表》、附件材料。2.部门初审责任主体：业务部门负责人（某某）操作内容：（1）审核合同的业务必要性：是否符合企业年度经营计划、部门业务目标；（2）审核条款完整性：核心要素（标的、金额、履行方式、违约责任等）是否明确，数据（数量、价格、日期）是否准确；（3）评估业务风险：如对方履约能力、市场波动对合同的影响等；（4）签署初审意见，通过后流转至法务部门；不通过时退回业务部门修改并说明理由。输出成果：《合同审批申请表》部门初审意见。3.法务审查责任主体：法务部门（审查人：某某）操作内容：（1）主体资格审查：核实对方营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书（非法定代表人签约时），确认其经营范围、资质许可（如特殊行业需提供经营许可证）是否合法有效；（2）合法性审查：检查合同条款是否违反法律法规、监管规定，是否存在无效或可撤销情形；（3）权利义务审查：双方权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理，争议解决方式（诉讼/仲裁）是否约定清晰；（4）出具《合同审查意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”，并逐条列明修改意见；（5）对重大或复杂合同（如标的超1000万元、涉外合同），组织业务、财务等部门召开联合评审会。输出成果：《合同审查意见书》。4.业务确认与修改责任主体：业务部门（经办人：某某）操作内容：（1）根据法务审查意见，与对方协商修改合同条款，保证修改内容满足业务需求且符合法律要求；（2）将修改后的合同草案及《合同审查意见书》反馈法务部门复核；（3）法务复核通过后，流转至财务部门（涉及费用支付、收款、税务条款等）或相关业务分管领导。输出成果：修改版合同草案、《合同审查意见书》（复核版）。5.财务与业务分管领导审批责任主体：财务部门（负责人：某某）、业务分管领导（某某）操作内容：（1）财务审批：审核合同中的价款支付方式、结算周期、税费承担、发票开具等条款是否符合财务管理制度，评估资金风险；（2）业务分管领导审批：从业务战略、资源匹配、风险控制等角度综合评估，签署最终审批意见；（3）根据合同金额分级审批：如10万元以下由部门负责人审批，10万-50万元由业务分管领导审批，50万元以上需提交总经理审批。输出成果：《合同审批申请表》财务及领导审批意见。6.合同用印与生效责任主体：行政/用印管理部门（经办人：某某）、业务部门（经办人：某某）操作内容：（1）业务部门填写《合同用印申请表》，附审批完成的合同文本及全套审批材料；（2）用印管理部门核对审批流程完整性、合同文本与审批意见一致性，确认无误后加盖企业公章或合同专用章；（3）用印登记：记录合同编号、用印日期、用印份数、领取人等信息；（4）将盖章后的合同文本（正本至少2份，双方各执1份）交业务部门，由经办人送达对方并确认签收。输出成果：盖章生效的合同文本、《合同用印申请表》及用印记录。7.履行跟踪与归档责任主体：业务部门（经办人：某某）、档案管理部门（管理员：某某）操作内容：（1）履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度，及时收集履行证据（如验收单、付款凭证、沟通函件等），发觉对方违约时立即上报并启动应对措施；（2）履行完毕：合同到期或义务履行完成后，业务部门出具《合同履行情况说明》；（3）归档管理：业务部门将合同正本、审批材料、附件、履行记录等整理成册，移交档案管理部门；档案管理部门按“合同编号-年份-类别”分类编号，保存期限不少于10年（重大合同可长期保存）。输出成果：《合同履行情况说明》、合同档案。三、配套工具模板模板1：合同审查要点表审查项目审查内容审查标准审查结果（通过/不通过/需修改）备注基本信息合同名称、编号、签约主体、签约日期、签订地点与实际业务一致，要素完整主体资格对方营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书（非法定代表人签约）营业执照在有效期内，经营范围符合合同内容，授权范围与签约事项匹配核原件复印件与原件一致性主要条款标的、数量、质量、价款、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决明确具体，无歧义；违约责任对等；争议解决优先约定企业所在地法院质量标准需引用国家标准或行业标准合法性是否违反法律法规、监管规定，是否存在无效/可撤销情形符合《民法典》《公司法》等法律法规，不存在“显失公平”“恶意串通”等情形涉及行政审批的需确认手续完备风险点付款条件、知识产权、保密条款、不可抗力、解除权付款节点与履约进度匹配；知识产权归属清晰；保密范围明确；不可抗力定义合理保密期限一般不超过合同履行期后3年模板2：合同审批流转表流转环节责任部门/人操作时限（工作日）审批意见签字/日期备注合同发起业务部门(某某)---附合同草案及附件部门初审业务负责人(某某)1法务审查法务部门(某某)2复杂合同可延长至3日业务确认修改业务部门(某某)1法务复核通过后流转财务审批财务负责人(某某)1涉及资金条款必审领导审批分管领导/总经理250万元以上需总经理审批合同用印行政部门(某某)1核对审批材料完整性归档档案管理部门(某某)-业务部门配合提交档案材料四、关键风险提示主体风险防范：签约前务必核实对方主体资格，避免与“三无主体”（无营业执照、无资质、无授权）签约，个体工商户需核对经营者身份信息。条款严谨性：禁止使用“大概”“左右”“尽快”等模糊表述，价款、数量、日期等需明确具体；违约责任需量化（如“按合同总额的20%支付违约金”）。审批时效管控：各部门需在规定时限内完成审查，超时未反馈视为“默认通过”；紧急合同可启动“绿色通道”，但事后需补全审批手续。跨部门协作：业务部门与法务、财务需保持沟通，对审查意见有异议时