文件存档与资料管理制度指南

文件存档与资料管理制度指南一、制度目的与适用范围本制度旨在规范企业内部文件资料的分类、存档、借阅、保管及销毁等全流程管理，保证文件资料的完整性、安全性、可追溯性，提高资料利用效率，降低管理风险。适用于企业各部门在日常运营、项目管理、合规审计等过程中产生的各类纸质及电子文件资料，包括但不限于合同、报告、制度、会议纪要、项目资料、财务凭证等。二、典型应用场景（一）日常办公文件管理各部门在处理日常工作时产生的请示、报告、通知、会议记录等文件，需按规范存档，便于后续查阅和追溯。（二）项目全周期资料管控从项目立项、招投标、执行到验收各阶段产生的合同、方案、进度报告、验收文档等资料，需按项目分类归档，保证项目资料的完整性和连续性。（三）合规与审计支持为满足外部监管（如税务、市场监管）及内部审计要求，需对财务报表、税务申报材料、合规性文件等关键资料进行专项存档，保证审计时能快速提供完整依据。（四）历史资料追溯与复用对于已完结项目、重要决策过程的历史资料，通过规范存档实现长期保存，为后续类似工作提供参考和复用价值。三、文件存档全流程操作指引（一）第一步：文件分类与编号文件分类按部门/职能：如行政部、财务部、项目部、人力资源部等；按项目名称：如“办公楼建设项目”“系统升级项目”等；按文件类型：如合同类、报告类、制度类、凭证类、会议纪要类等；按保密级别：如公开级、内部级、秘密级（根据企业实际保密要求划分）。文件编号规则编号需唯一且便于检索，格式建议为：部门代码-项目代码（可选）-文件类型代码-年份-流水号示例：XZ-项目-HT-2024-001（行政部-项目-合同-2024-第1号）。部门代码、文件类型代码需提前统一制定（如行政部-XZ、财务部-CW、合同-HT、报告-BG）。（二）第二步：文件整理与命名纸质文件整理拆除金属夹、回形针等易锈蚀物品，检查文件完整性，缺失部分需及时补充；按编号顺序排序，左上角对齐后使用无酸纸袋或文件夹封装，并在袋/夹封面标注文件编号、名称、页数、存档日期。电子文件命名与存储电子文件命名规则与纸质文件编号一致，后缀需保留原始格式（如.docx、.pdf、.xlsx）；按部门/项目分类建立电子文件夹层级结构，如“行政部-2024年-合同”“项目部-项目-执行阶段”，禁止跨层级混存；重要电子文件需同步存储至企业指定服务器或加密云盘，个人电脑仅保留临时副本。（三）第三步：文件审核与归档审核流程文件形成后，由部门负责人审核内容完整性、合规性；涉及合同、财务等关键文件，需经法务部、财务部会签审核；审核通过后，在《文件归档审批表》（见模板一）中签字确认。归档操作纸质文件：移交至档案室，由档案管理员核对编号、名称、页数与审批表一致后，存入专用档案柜，并在档案管理系统登记存放位置（如：A区-3柜-5层）；电子文件：由档案管理员至指定服务器，设置读取权限（如公开级文件可全员查阅，秘密级仅限授权人员），并在系统中记录归档时间、操作人。（四）第四步：文件借阅与使用借阅申请借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板二），注明文件编号、名称、借阅事由、借阅期限、用途；公开级文件由部门负责人审批，内部级/秘密级文件需经档案管理部门及分管领导审批。借阅与归还纸质文件：借阅人持审批后的申请表至档案室领取，档案管理员核对身份后登记借阅时间、借阅人；借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还，如需续借需提前1天申请；电子文件：审批通过后，系统自动临时访问或开放权限，借阅人仅可在指定设备上查阅，禁止、截屏（特殊情况需经分管领导批准）；归还时，档案管理员检查文件完整性（纸质文件无污损、缺页，电子文件无非法复制），确认无误后在《文件借阅登记表》中记录归还时间。（五）第五步：文件保管与维护存储环境要求纸质档案室：需配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案存储服务器：定期备份数据（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地存放，防止因设备故障或自然灾害导致数据丢失。定期检查与更新档案管理员每季度对纸质档案进行抽查，检查是否有霉变、虫蛀、字迹褪色等问题，发觉问题及时处理；电子档案每半年进行一次病毒查杀和权限复核，保证存储安全、访问权限准确。（六）第六步：文件鉴定与销毁鉴定流程到期需销毁的文件（如保管期限届满的临时通知、普通项目资料），由档案管理部门会同形成部门、法务部进行鉴定，确认无继续保存价值且无法律风险后，填写《文件销毁审批表》（见模板三）。销毁操作纸质文件：使用碎纸机销毁，并由2名以上人员监销，监销人签字确认销毁完成；电子文件：彻底删除存储介质中的数据，并使用专业数据擦除工具进行覆写，保证无法恢复；销毁后，《文件销毁审批表》及监销记录需存档保存至少2年。四、常用管理表格模板模板一：文件归档审批表文件编号文件名称形成部门页数保管期限文件内容概要审核意见部门负责人签字：日期：档案管理员审核意见：日期：分管领导审批意见（如需）：日期：模板二：文件借阅申请表文件编号文件名称借阅部门借阅人借阅日期借阅事由与用途审批意见部门负责人审批：日期：档案管理部门审批：日期：分管领导审批（如需）：日期：归还日期模板三：文件销毁审批表文件编号文件名称形成部门保管期限销毁原因鉴定意见鉴定小组（部门负责人、档案管理员、法务代表）：日期：审批意见分管领导审批：日期：总经理审批（如需）：日期：销毁执行情况监销人：销毁方式：销毁日期：五、执行关键要点与风险提示（一）责任明确到人文件形成部门为资料归档的第一责任部门，需指定专人负责本部门文件整理与初步审核；档案管理部门负责统筹存档管理、系统维护及监督检查，档案管理员需具备专业档案管理知识，定期接受培训。（二）保密与安全管控涉密文件（如商业秘密、未公开财务数据）需单独加密存储，借阅需经分管领导及以上级别审批；禁止将涉密文件带离办公区域，禁止通过私人邮箱、社交软件传输电子涉密文件；档案室出入需登记，非档案管理员无权进入存储区域，电子档案访问需记录操作日志（谁访问、访问时间、访问内容）。（三）避免常见操作误区禁止“先借阅后审批”或“口头借阅”，所有借阅必须书面申请并经审批；禁止在文件上随意涂改、标记，确需修改的需在修改处签字确认并注明修改日期；电子文件禁止存放在个人电脑桌面或未加密U盘，防止因设备丢失导致信息泄露。（四）定期审计与改进档案管理部门每半年组织一次文件存档情况审计，重点检查分类准确性、完整性、借阅记录合规性