企业档案管理制度详细规范

企业档案管理制度详细规范为加强企业档案管理工作，规范档案的收集、整理、保管、利用等全流程管理，有效保护和利用企业档案资源，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合企业实际运营需求，制定本档案管理制度。一、总则（一）适用范围本制度适用于企业总部及各所属单位在经营管理活动中形成的各类档案的管理工作，涵盖文书、会计、人事、业务、科技等多类型档案。（二）档案定义企业档案是指在企业设立、运营、发展过程中，各部门及员工在工作中直接形成的，具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，是企业重要的信息资源和历史凭证。（三）管理原则企业档案管理遵循“集中统一、分类管理、安全保密、便于利用”的原则，实行“谁形成、谁负责归档，谁管理、谁保障安全”的归档与管理责任制，确保档案资源的完整性、准确性和可利用性。二、管理机构与职责（一）档案管理部门企业设立档案管理部门（如综合管理部下设档案管理中心），配备专职档案管理人员，统筹推进全公司档案管理工作。主要职责包括：制定并完善档案管理制度及操作规范；指导、监督各部门开展档案收集、整理工作；负责档案的集中保管、鉴定、统计及开发利用；组织档案数字化建设与电子档案管理；协调开展档案安全防护与应急处置工作。（二）部门兼职档案员各部门应指定专人担任兼职档案员，负责本部门档案的日常收集、初步整理及定期移交，配合档案管理部门开展档案检查、利用等工作，确保本部门档案管理工作的规范性与及时性。三、档案的收集与整理（一）收集范围企业档案收集涵盖多领域内容：1.文书档案：企业章程、股东会/董事会决议、行政公文、合同协议、管理制度、重要会议记录、对外往来函件等；2.会计档案：会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等；3.人事档案：员工简历、劳动合同、考核评价、培训记录、职称评定等材料；4.业务档案：客户信息、销售合同、项目方案、市场调研、售后服务记录等；5.科技档案：产品设计图纸、技术研发报告、设备说明书、工程建设资料等。（二）收集要求各部门应在工作完成后及时整理相关文件，每年次年1月前向档案管理部门移交上一年度形成的档案。移交时需填写《档案移交清单》，明确档案的名称、数量、形成时间等信息，确保档案完整、准确、系统，无遗漏、无破损。对于涉密档案，需单独标注并按保密要求移交。（三）整理方法档案管理部门对接收的档案进行规范化整理：首先按档案类型（文书、会计、人事等）、年度、部门进行分类；其次，将内容关联的文件组卷，保持文件之间的有机联系；然后编制唯一档号，填写卷内文件目录、案卷封面，注明档案的主题、形成时间、保管期限等信息，确保档案检索便捷、利用高效。四、档案的保管与保护（一）保管条件档案库房应具备良好的存储环境，满足“防盗、防火、防潮、防虫、防光、防高温”要求：库房安装防盗门窗、监控设备；配备灭火器、温湿度记录仪及调控设备（如空调、除湿机）；档案柜架需防虫、防磁，远离水源与热源；电子档案存储设备应放置在专用机房，配备不间断电源（UPS）及防雷设施。（二）保管期限根据档案的价值与作用，分为永久保管和定期保管两类：永久保管：企业章程、重要合同协议、年度财务审计报告、重大项目档案、核心技术资料等具有长期查考价值的档案；定期保管：根据档案重要程度分为若干年（如一般行政文件保管若干年，业务单据保管若干年），具体期限参照国家相关规定及企业实际确定。（三）档案检查与修复档案管理部门每1-2年对档案进行全面检查，重点核查档案的完整性、安全性及保管状况。发现档案破损、褪色、霉变等问题时，及时采用专业方法修复，必要时进行数字化备份，延长档案寿命。（四）安全措施建立档案出入库登记制度，库房钥匙由专人保管，非档案管理人员未经批准不得进入库房；档案借阅、复制需履行审批手续，严禁私自篡改、泄露档案内容；定期开展档案安全培训与应急演练，防范火灾、水灾、失窃等突发事故，确保档案实体与信息安全。五、档案的利用与借阅（一）利用方式企业内部人员因工作需要可查阅、复制档案，档案管理部门提供档案查阅、复印、摘录等服务；外部单位或个人需利用档案时，须持有效证明文件（如介绍信、身份证），经企业分管领导批准后方可查阅，原则上不提供复制服务（特殊情况需总经理审批）。（二）借阅手续借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、期限，经部门负责人及档案管理部门负责人审批后办理借阅手续。借阅期限一般不超过5个工作日，如需续借，应在到期前1个工作日内重新申请，经批准后方可延期。（三）利用限制涉及商业秘密、个人隐私的档案，借阅人需签订《档案保密协议》，承诺不泄露档案内容；未经批准，档案不得带出企业，确因工作需要带出的，须经总经理审批，并由档案管理人员陪同或采取加密措施。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定小组企业成立档案鉴定小组，成员由档案管理部门、业务部门、法务部门、审计部门人员组成，每5年对保管期满的档案进行价值鉴定。（二）鉴定流程鉴定小组对照档案保管期限表，结合档案的实际利用价值，逐卷（件）评估其保存必要性，提出“继续保存”或“销毁”的意见，形成《档案鉴定报告》，明确鉴定结论及依据。（三）销毁程序对鉴定为无保存价值的档案，档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息，经企业负责人审批后，由两人以上负责监销。监销人需现场核对档案，确认无误后签字，销毁过程应全程录像或拍照留存，确保销毁工作合规、可追溯。七、电子档案管理（一）电子档案的形成各部门在办公自动化系统、业务系统中形成的电子文件，应及时整理，确保文件的元数据（如创建时间、修改记录、责任人）完整。电子文件与纸质文件同步归档时，需核对内容一致性，确保电子档案的真实性、完整性。（二）存储与备份电子档案存储在企业专用服务器或云存储平台，定期（每月/每季度）进行数据备份，备份数据异地存放（如企业另一办公地点或专业存储机构），防止因硬件故障、自然灾害导致数据丢失。（三）安全管理（四）与纸质档案的衔接电子档案与纸质档案具有同等法律效力，查阅时优先提供电