安全生产档案管理制度

安全生产档案管理制度一、总则为加强安全生产档案管理，有效保护和利用安全生产档案，促进安全生产管理工作的规范化、科学化、信息化，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。本制度所指的安全生产档案，是指在安全生产管理活动中形成的，具有保存价值的各种文件、记录、图表、声像等不同形式的历史记录。这些档案是安全生产管理工作的重要组成部分，是反映安全生产状况、追溯安全管理过程、保障安全生产决策科学性的重要依据。本制度适用于本单位各部门、各车间及全体员工在安全生产管理活动中涉及的档案管理工作。二、档案管理职责分工1.档案管理部门档案管理部门是安全生产档案的综合管理部门，负责制定和完善安全生产档案管理制度，指导和监督各部门的安全生产档案管理工作；负责接收、整理、保管和提供利用安全生产档案，确保档案的安全和完整；定期对安全生产档案进行鉴定和销毁工作，按照规定程序处理无保存价值的档案。同时，档案管理部门要配备具有专业知识和技能的档案管理人员，负责安全生产档案的日常管理工作。档案管理人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉档案管理业务，掌握安全生产相关知识。2.安全生产管理部门安全生产管理部门是安全生产档案形成的主要部门之一，负责收集、整理本部门在安全生产规划、安全检查、隐患排查治理、安全培训、事故调查处理等工作中形成的档案资料，并按照规定及时向档案管理部门移交。此外，安全生产管理部门要对各部门的安全生产档案管理工作进行业务指导和监督检查，确保各部门安全生产档案的完整性和准确性；参与安全生产档案的鉴定和销毁工作，对涉及安全生产重要信息的档案提出处理意见。3.各部门及车间各部门及车间负责本部门、本车间在生产经营活动中形成的安全生产档案的收集、整理和保管工作，确保档案资料的真实、完整和有效。各部门及车间应指定专人负责安全生产档案管理工作，明确档案管理人员的职责和工作流程。各部门及车间要按照档案管理部门和安全生产管理部门的要求，及时将本部门、本车间形成的安全生产档案移交至档案管理部门。在档案移交过程中，要办理交接手续，确保档案的安全转移。三、档案的收集与整理1.收集范围安全生产法律法规和标准规范：国家和地方有关安全生产的法律、法规、规章、标准和规范文件。这些文件是安全生产管理的重要依据，应及时收集和更新。安全生产管理制度：本单位制定的安全生产责任制、安全操作规程、安全检查制度、隐患排查治理制度、安全培训制度、应急救援制度等各项安全生产管理制度。安全生产规划和计划：本单位的安全生产中长期规划、年度安全生产工作计划和专项安全生产工作计划。这些规划和计划反映了本单位安全生产工作的目标和任务。安全检查和隐患排查治理记录：安全检查记录、隐患排查治理台账、整改通知书、复查记录等。这些记录是反映本单位安全生产状况和隐患治理情况的重要资料。安全培训教育资料：安全培训计划、培训教材、培训记录、考试试卷、培训证书等。安全培训教育是提高员工安全意识和技能的重要手段，相关资料应妥善保存。事故管理档案：事故报告、事故调查处理报告、事故统计报表、事故应急预案及演练记录等。事故管理档案是总结事故教训、改进安全生产工作的重要依据。设备设施安全档案：设备设施的采购合同、安装调试记录、使用说明书、维护保养记录、检测检验报告、报废记录等。设备设施的安全运行是安全生产的重要保障，相关档案应完整保存。职业健康档案：职业健康监护档案、职业病危害因素检测报告、职业卫生管理制度、职业健康培训记录等。职业健康档案是保障员工身体健康的重要资料。安全会议记录：安全生产工作会议、安全专题会议等会议记录。这些记录反映了本单位安全生产工作的决策和部署情况。2.收集要求各部门及车间应建立安全生产档案收集制度，明确档案收集的责任人和收集时间。档案收集责任人应及时收集本部门、本车间在安全生产管理活动中形成的档案资料，确保档案资料的齐全完整。对于时效性较强的档案资料，如安全检查记录、隐患整改通知等，应在活动结束后及时收集整理；对于定期产生的档案资料，如安全培训记录、事故统计报表等，应按照规定的时间节点进行收集。在收集档案资料时，要确保资料的真实性和准确性，不得伪造、篡改档案内容。对于涉及机密信息的档案资料，要按照保密制度的要求进行收集和保管。3.整理方法档案资料收集齐全后，应按照档案的形成规律和特点进行分类整理。一般可按照档案的内容性质分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等类别。对于安全生产档案，还可进一步细分为安全管理档案、设备设施档案、人员培训档案等。在分类的基础上，要对档案资料进行编号和编目。编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编目应详细记录档案的名称、来源、日期、保管期限等信息，形成档案检索工具。整理好的档案资料应按照一定的保管要求进行装订和装盒。对于纸质档案，应使用符合档案保管要求的装订材料进行装订，防止档案资料散落和损坏；对于电子档案，应进行数据备份和存储，确保档案数据的安全。四、档案的保管与存储1.保管条件档案管理部门应设置专门的安全生产档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防有害气体等基本条件。档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度调节设备、消防器材等。档案保管设备应符合档案保管的要求，定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。2.存储方式纸质档案应按照分类编号的顺序存放在档案柜或密集架中，排列整齐，便于查找和管理。对于重要的档案资料，可采用专柜存放的方式进行保管。电子档案应采用磁盘、光盘等存储介质进行存储，并进行数据备份。备份数据应存放在不同的物理位置，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。同时，要建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、存储和检索，实现电子档案的信息化管理。3.保管期限安全生产档案的保管期限根据档案的重要程度和保存价值分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对本单位安全生产工作具有重要历史价值和长远查考利用价值的档案，如事故调查处理报告、安全生产规划等；长期保管的档案是指保管期限为16年至50年的档案，如安全检查记录、设备设施维护保养记录等；短期保管的档案是指保管期限为15年以下的档案，如一般性的安全培训记录、临时性的安全会议记录等。各部门及车间在收集和整理档案资料时，应根据档案的保管期限要求进行标注。档案管理部门在接收档案时，要对档案的保管期限进行审核，按照规定的保管期限进行分类存放和管理。五、档案的借阅与利用1.借阅制度本单位员工因工作需要借阅安全生产档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅用途、借阅期限等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门在办理借阅手续时，要对借阅人的身份和借阅申请进行审核，确认无误后，方可将档案借出。借阅人应按照规定的借阅期限归还档案，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人在借阅档案期间，应妥善保管档案，不得损坏、涂改、丢失档案资料。借阅结束后，应及时归还档案，档案管理部门要对归还的档案进行检查，确认档案完好无损后，办理归还手续。2.利用规定本单位员工在利用安全生产档案时，应遵守档案管理的相关规定，不得将档案资料带出档案库房或复印、复制档案资料，如需复印、复制档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。在利用档案资料过程中，要注意保护档案的机密信息，不得泄露档案中的敏感内容。对于涉及机密信息的档案资料，应在特定的场所进行查阅和使用，并按照保密制度的要求进行管理。档案管理部门应定期对档案的借阅和利用情况进行统计和分析，了解档案的利用需求和使用效果，为档案的管理和开发利用提供依据。3.外部查阅外部单位或个人因工作需要查阅本单位安全生产档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，经本单位安全生产管理部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。外部查阅人员在查阅档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得自行翻阅档案资料。档案管理部门应安排专人负责陪同查阅，确保档案的安全和保密。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织本单位应成立安全生产档案鉴定工作小组，鉴定工作小组由档案管理部门、安全生产管理部门及相关部门的人员组成。鉴定工作小组负责对到期的安全生产档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定标准与程序鉴定工作小组应根据档案的保管期限、档案的重要程度和保存价值等因素，对到期的安全生产档案进行全面鉴定。对于仍有保存价值的档案，应延长其保管期限；对于无保存价值的档案，应予以销毁。鉴定工作应按照规定的程序进行，首先由档案管理部门对到期的档案进行初步清理和审核，提出存毁意见；然后由鉴定工作小组对档案管理部门提出的存毁意见进行审查和讨论，形成鉴定结论；最后根据鉴定结论，对需要销毁的档案进行处理。3.销毁流程对于经鉴定需要销毁的安全生产档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。《档案销毁清册》应经档案管理部门负责人、安全生产管理部门负责人和单位负责人签字批准后，方可进行销毁。档案销毁工作应由档案管理部门和安全生产管理部门共同负责组织实施，销毁过程中应确保档案的彻底销毁，防止档案信息泄露。销毁结束后，参与销毁工作的人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案管理的监督与考核1.监督机制档案管理部门和安全生产管理部门应定期对各部门、各车间的安全生产档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、借阅和利用等方面。监督检查应采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行，对发现的问题要及时提出整改意见，要求相关部门和人员限期整改。2.考核办法本单位应将安全生产档案管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，制定具体的考核指标和考核办法。考核指标应包括档案管理工作的规范性、档案资料的完整性和准确性、档案的利用效果等方面。对于在安全生产档案管理工作中表现突出的部门和个人，应给予表彰和奖励；对于档案管理工作不力，导致档案资料缺失、损坏或泄露的部门和个人，应给予批评教育和相应的处罚。八、信息化管理1.电子档案管理系统建设随着信息技术的不断发展，本单位应积极推进安全生产档案的信息化管理，建设电子档案管理系统。电子档案管理系统应具备档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能，实现档案管理的自动化和信息化。电子档案管理系统应采用先进的技术和设备，确保系统的安全性和稳定性。同时，要建立数据备份和恢复机制，防止数据丢失和损坏。2.纸质档案数字化处理为了实现安全生产档案的信息化管理，本单位应逐步对纸质档案进行数字化处理。纸质档案数字化处理应按照相关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和准确性。数字化处理后的档案应与电子档案管理系统进行对接，实现档案的在线查阅和利用。同时，要对数字化档案进行备份和存储，确保档案数据的安全。3.