煤矿生产办公区管理制度

PAGE煤矿生产办公区管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿生产办公区的管理，确保办公秩序规范、高效，保障煤矿生产运营的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿生产办公区内的所有部门、人员及相关活动。（三）基本原则1.遵守国家法律法规及行业标准，确保煤矿生产办公活动合法合规。2.以提高工作效率、保障安全生产为核心，优化办公流程，规范办公行为。3.倡导文明办公、团结协作，营造良好的办公环境和企业文化氛围。二、办公区人员管理（一）人员出入管理1.员工凭工作证或有效身份证件进出办公区。外来人员需经被访部门或人员同意，并进行登记，注明来访事由、时间、有效身份证件号码等信息，方可进入。2.严禁无关人员进入办公区。对于可疑人员，安保人员有权进行询问、盘查，必要时可拒绝其进入，并及时报告相关部门。（二）考勤管理1.员工应严格遵守公司规定的工作时间，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.各部门应指定专人负责考勤记录，每月末将考勤情况汇总报人力资源部门。考勤记录应真实、准确，作为员工绩效考核、薪酬发放等的依据。3.员工请假应提前按照公司规定的流程办理请假手续，经批准后方可离岗。请假期间应保持通讯畅通，以便及时处理工作事务。（三）行为规范1.员工在办公区内应保持良好的精神面貌，着装整洁、得体，不得穿着奇装异服或拖鞋进入办公区。2.言行举止文明礼貌，不得大声喧哗、争吵、打闹。尊重他人，团结协作，共同营造和谐的办公氛围。3.遵守工作纪律，不得在工作时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频、炒股等。严禁在办公区内吸烟、饮酒。三、办公区环境管理（一）环境卫生1.各部门负责本区域内的环境卫生清扫工作，保持办公桌面、地面、门窗等干净整洁。2.公共区域（如走廊、楼梯、会议室等）由专人负责定期清扫和消毒，确保环境整洁卫生。3.严禁在办公区内随地吐痰、乱扔垃圾，垃圾应分类放置在指定的垃圾桶内，由保洁人员及时清理。（二）绿化管理1.爱护办公区内的花草树木，不得随意践踏、攀折。2.如需对绿化区域进行维护、修剪等作业，应提前通知相关部门，避免影响正常办公。（三）安全管理1.加强办公区的安全防范意识，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。2.办公区内严禁私拉乱接电线，不得使用大功率电器设备，如电炉、热得快等。如需使用特殊电器设备，应经相关部门批准，并采取相应的安全措施。3.使用电暖器、空调等设备时，应按照操作规程正确使用，离开时及时关闭电源。4.定期对办公区的消防设施、器材进行检查、维护，确保其完好有效。员工应熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的火灾逃生技能。5.下班前，各部门应关好门窗、电器设备，切断电源，消除安全隐患。四、办公区设施设备管理（一）办公家具管理1.办公家具由公司统一配置，各部门应妥善使用和保管，不得擅自拆卸、损坏或挪作他用。2.如办公家具出现损坏或故障，应及时向行政部门报修，由行政部门安排维修人员进行维修。3.因个人原因造成办公家具损坏的，由责任人负责赔偿。（二）办公设备管理1.办公设备（如电脑、打印机、复印机、传真机等）由公司统一采购、配置，各部门应指定专人负责管理和维护。2.员工应按照操作规程正确使用办公设备，不得擅自更改设备设置或进行非法操作。如发现设备故障，应及时向部门负责人报告，并联系行政部门安排维修。3.办公设备的耗材（如纸张、墨盒、硒鼓等）由行政部门定期发放，各部门应合理使用，节约资源。4.对于淘汰或报废的办公设备，由行政部门统一处理，严禁私自处理。（三）通讯设备管理1.公司为员工配备的通讯设备（如手机、对讲机等），员工应妥善保管，不得遗失或损坏。2.通讯设备的费用按照公司规定的标准进行报销，员工应遵守相关报销制度，不得虚报、冒领。3.在工作时间内，员工应保持通讯畅通，以便及时处理工作事务。如因通讯不畅造成工作延误或损失的，由责任人承担相应责任。五、办公区会议管理（一）会议组织1.公司各类会议由相关部门负责组织，提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并通知相关人员做好准备。2.会议组织者应提前布置会场，准备好会议所需的资料、设备等，确保会议顺利进行。（二）会议纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假。2.会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。如有紧急情况需要处理，应向会议主持人请假后再离开。3.参会人员应认真听取会议内容，积极发言，不得交头接耳、做与会议无关的事情。（三）会议记录与纪要1.重要会议应安排专人进行记录，记录内容应准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、会议内容、决议事项等。2.会议结束后，会议组织者应及时整理会议记录，形成会议纪要，并发送给相关人员。会议纪要应明确会议决议事项、责任部门、完成时间等，以便跟踪落实。六、办公区文件资料管理（一）文件收发1.公司文件由行政部门统一收发、登记、编号、传阅、归档。各部门应指定专人负责文件的签收、传递工作，确保文件及时、准确地送达相关人员。2.外来文件由行政部门负责接收、登记，并根据文件内容及时分发给相关部门或人员处理。（二）文件传阅1.文件传阅应按照规定的流程进行，由行政部门或相关部门负责人确定传阅范围和顺序。传阅人员应在文件传阅单上签字，注明传阅时间，确保文件传递的准确性和及时性。2.传阅文件应妥善保管，不得擅自扩大传阅范围或丢失。如发现文件丢失或损坏，应及时报告行政部门，并采取相应的补救措施。（三）文件归档1.文件处理完毕后，应按照档案管理的要求进行归档。归档文件应分类清晰、编号准确、装订整齐，便于查阅和保管。2.各部门应定期将本部门的文件资料移交行政部门档案室统一保管，确保公司文件资料的完整性和安全性。（四）文件保密1.公司文件资料涉及商业秘密、技术秘密等重要信息的，应严格遵守保密制度，妥善保管，不得泄露给无关人员。2.查阅、借阅保密文件应经相关领导批准，并办理登记手续。查阅、借阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复印、摘抄、传播保密文件内容。七、办公区信息化管理（一）网络管理1.公司办公区网络由信息部门负责管理和维护，确保网络畅通、安全。2.员工应遵守网络使用规定，不得利用公司网络从事非法活动，如攻击网络系统、传播病毒、下载非法文件等。3.如需使用外部网络资源，应经信息部门批准，并采取相应的安全措施，防止信息泄露。（二）计算机管理1.员工应妥善保管个人使用的计算机设备，定期进行杀毒、维护，确保计算机系统安全、稳定运行。2.不得擅自安装未经公司批准的软件，不得随意更改计算机系统设置。如因工作需要安装软件，应向信息部门申请，经批准后由信息部门统一安装。3.计算机设备出现故障时，应及时向信息部门报修，不得自行拆卸或维修。（三）数据管理1.员工应定期备份