生产型企业行政管理制度

PAGE生产型企业行政管理制度一、总则（一）目的本行政管理制度旨在规范生产型企业内部行政事务的管理流程，提高行政工作效率，确保公司各项生产经营活动的顺利开展，维护公司正常运营秩序，保障员工权益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括各生产车间、职能部门、后勤保障部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公司行政管理活动合法合规。2.规范化原则：制定明确、统一、规范的行政管理制度和流程，避免管理混乱和随意性。3.效率原则：优化行政工作流程，提高工作效率，减少不必要的环节和延误，以满足公司生产经营的高效运转需求。4.服务原则：行政部门应树立服务意识，为公司各部门及员工提供优质、高效的服务，保障公司生产经营活动的顺利进行。二、组织架构与职责（一）行政部门组织架构行政部门设行政经理一名，下辖行政专员、人力资源专员、后勤专员等岗位，各岗位分工明确，协同合作，共同负责公司行政管理工作。（二）行政部门职责1.行政经理职责全面负责行政部门的日常管理工作，制定行政工作计划和目标，并组织实施。协调行政部门与公司其他部门之间的工作关系，确保行政管理工作与公司整体战略目标相一致。负责公司行政制度的制定、修订和完善，监督制度的执行情况，及时发现并解决制度执行过程中出现的问题。负责公司人力资源管理工作，包括人员招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等，确保公司拥有一支高素质、稳定的员工队伍。负责公司后勤保障工作，包括办公设施设备的管理、维护和更新，办公环境的优化，员工食堂、宿舍的管理等，为员工提供良好的工作和生活条件。负责公司对外联络和公关工作，维护公司与政府部门、合作伙伴、客户等的良好关系，为公司发展创造有利的外部环境。完成公司领导交办的其他临时性工作任务。2.行政专员职责协助行政经理制定行政工作计划和目标，并负责具体工作的组织实施。负责公司各类文件、资料的起草、审核、印发和归档管理，确保文件资料的准确性、完整性和规范性。负责公司会议的组织、安排和记录工作，跟进会议决议的执行情况，及时反馈会议执行过程中出现的问题。负责公司办公用品、办公设备的采购、发放和管理工作，并做好相关费用的统计和报销工作。负责公司车辆的调度、使用和维护管理工作，确保车辆安全、正常运行，满足公司公务用车需求。协助行政经理做好公司人力资源管理的部分基础工作，如员工考勤记录、劳动合同管理等。完成行政经理交办的其他临时性工作任务。3.人力资源专员职责负责公司人力资源规划的制定和实施，根据公司发展战略和业务需求，合理配置人力资源，确保公司人力资源的供需平衡。负责公司员工招聘工作，制定招聘计划，发布招聘信息，筛选简历，组织面试和录用等工作，为公司引进优秀人才。负责公司员工培训与发展工作，制定培训计划，组织培训课程实施，评估培训效果，不断提升员工的专业技能和综合素质。负责公司绩效考核工作，制定绩效考核方案，组织绩效考核实施，统计考核结果，提出绩效改进建议，激励员工提高工作绩效。负责公司薪酬福利管理工作，制定薪酬福利政策，核算员工工资、奖金、福利等，确保薪酬福利的公平性和合理性，维护员工的切身利益。负责公司员工关系管理工作，处理员工投诉、劳动纠纷等问题，维护公司与员工之间的良好关系，营造和谐稳定的工作氛围。完成行政经理交办的其他临时性工作任务。4.后勤专员职责负责公司办公区域的环境卫生管理工作，制定卫生清洁标准和计划，组织保洁人员定期进行清洁打扫，保持办公环境整洁、舒适。负责公司办公设施设备的日常维护和保养工作，及时发现并解决设施设备出现的故障和问题，确保设施设备正常运行，延长使用寿命。负责公司员工食堂的管理工作，制定食堂管理制度和食谱计划，监督食堂食品安全和卫生状况，提高食堂服务质量，满足员工就餐需求。负责公司员工宿舍的管理工作，制定宿舍管理制度，安排员工住宿，维护宿舍设施设备，保障员工住宿安全和舒适。负责公司办公用品、办公设备的库存管理工作，定期盘点库存，确保物资账实相符，合理控制库存水平，避免积压和浪费。完成行政经理交办的其他临时性工作任务。三、行政办公管理（一）文件管理1.文件分类：公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等类别，各类文件应按照相应的标准进行分类归档。2.文件起草与审核：文件起草应内容准确、逻辑清晰、语言规范，涉及重要事项或政策法规的文件需经相关部门负责人审核把关，确保文件合法合规。3.文件印发：经审核通过的文件，由行政专员按照规定的格式和流程进行印发，严格控制文件印发范围，确保文件传达给相关人员。4.文件归档：文件印发后，行政专员应及时将文件原件及相关附件进行归档保存，建立电子和纸质档案，便于查询和查阅历史文件。（二）会议管理1.会议分类：公司会议分为总经理办公会、部门例会、专题会议、临时会议等。2.会议组织：行政专员负责会议的组织安排，包括确定会议时间、地点、参会人员、会议议程等，提前通知参会人员准备相关资料。3.会议记录：会议期间，行政专员应认真做好会议记录，记录会议讨论内容、决议事项、责任人和完成时间等，确保会议记录准确、完整。4.会议纪要：会后，行政专员应及时整理会议纪要，经行政经理审核后发送给参会人员及相关部门，督促会议决议的执行和落实。（三）办公用品管理1.采购计划：行政专员应根据公司办公用品的使用情况和库存状况，定期制定办公用品采购计划，经行政经理审批后进行采购。2.采购流程：严格按照公司采购流程进行办公用品采购，选择合格的供应商，确保采购物品的质量和价格合理。3.发放与领用：办公用品采购入库后，行政专员应按照规定的标准和流程进行发放和领用登记，员工领用办公用品时需签字确认。4.库存管理：定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符，合理控制库存数量，避免积压和浪费。（四）办公设备管理1.设备采购：根据公司业务需求和办公设备的使用状况，制定办公设备采购计划，经审批后进行采购。2.设备验收：办公设备到货后，行政专员应组织相关人员进行验收，检查设备的规格、型号、数量、质量等是否符合合同要求，确保设备正常运行。3.设备使用与维护：制定办公设备使用管理制度，明确设备使用规范和维护责任，定期对设备进行维护保养，及时解决设备出现的故障和问题。4.设备报废：对于已无法正常使用或达到报废年限的办公设备，由使用部门提出报废申请，经行政经理审核、公司领导批准后进行报废处理，并做好资产核销工作。四、人力资源管理（一）招聘与录用1.招聘计划：根据公司发展战略和业务需求，人力资源专员制定年度招聘计划，明确招聘岗位、人数、要求、时间等。2.招聘渠道：通过公司官网、招聘网站、社交媒体、校园招聘、人才市场等多种渠道发布招聘信息，吸引优秀人才应聘。3.面试与录用：对应聘人员进行简历筛选、面试、笔试、背景调查等环节，综合评估应聘人员的综合素质和岗位匹配度，确定录用人员名单，办理入职手续。（二）培训与发展1.培训需求分析：定期开展培训需求调查，了解员工的培训需求和发展方向，结合公司业务发展需求，制定年度培训计划。2.培训课程设置：根据培训需求，设置内部培训课程、外部培训课程、在线学习课程等多种培训形式，涵盖专业技能、管理能力、职业素养等多个方面。3.培训实施：组织员工参加各类培训课程，确保培训效果，培训过程中做好培训记录和考勤管理。4.培训效果评估：通过考试、实际操作、问卷调查、员工反馈等方式对培训效果进行评估，及时发现培训过程中存在的问题，不断改进培训工作。（三）绩效考核1.考核指标设定：根据公司战略目标和岗位职责，为每个岗位设定明确、可量化、可考核的绩效指标，包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面。2.考核周期：绩效考核分为月度考核、季度考核和年度考核，不同岗位根据工作性质和特点确定相应的考核周期。考核实施：考核期结束后，员工按照要求填写绩效考核自评表，上级领导对员工进行考核评价，人力资源专员汇总考核结果。考核结果应用：绩效考核结果与员工的薪酬调整、奖金发放、晋升、培训、职业发展等挂钩，激励员工提高工作绩效。（四）薪酬福利1.薪酬体系：建立科学合理的薪酬体系，包括基本工资、绩效工资、奖金、津贴、补贴等部分，确保薪酬公平合理，具有竞争力。2.薪酬核算与发放：人力资源专员每月按时核算员工工资，经审核后报财务部门发放，确保员工工资及时、准确到账。3.福利管理：为员工提供法定福利和公司福利，如社会保险、住房公积金、带薪年假、节日福利、生日福利、培训福利、职业发展福利等，提高员工的福利待遇和归属感。（五）员工关系管理1.劳动合同管理：与员工签订劳动合同，明确双方的权利和义务，规范劳动关系管理。2.员工沟通与反馈：建立多种员工沟通渠道，如员工座谈会、意见箱、电子邮件等，及时了解员工的意见和建议，解决员工关心的问题。3.劳动纠纷处理：妥善处理员工与公司之间的劳动纠纷，维护公司和员工的合法权益，避免劳动纠纷对公司造成不良影响。五、后勤保障管理（一）办公环境管理1.环境卫生维护：制定办公区域环境卫生管理制度，明确卫生清洁标准和责任分工，组织保洁人员定期进行清洁打扫，保持办公环境整洁、舒适。2.绿化管理：在办公区域合理布置绿化植物，定期进行养护管理，营造良好的办公氛围。3.安全管理：加强办公区域的安全管理，设置安全警示标识，配备消防器材，定期进行安全检查，确保员工生命财产安全。（二）食堂管理1.食品安全管理：严格遵守食品安全法律法规，加强食堂食品安全管理，确保食品采购、加工、储存等环节安全卫生。2.食谱制定：根据员工口味和营养需求，制定科学合理的食谱计划，保证饭菜质量和品种多样化。3.食堂服务：提高食堂服务质量，加强食堂工作人员培训，规范服务流程，为员工提供优质、高效的餐饮服务。（三）宿舍管理1.宿舍设施设备管理：定期对员工宿舍设施设备进行检查和维护，确保设施设备正常运行，为员工提供良好的住宿条件。2.宿舍安全管理：加强宿舍安全管理，制定宿舍安全管理制度，严禁在宿舍内使用大功率电器、私拉乱接电线等，确保员工住宿安全。3.宿舍卫生管理：要求员工保持宿舍卫生整洁，定期进行宿舍卫生检查，营造良好的宿舍居住环境。（四）车辆管理1.车辆调度与使用：根据公司公务用车需求，合理调度车