生产企业原辅料管理制度

PAGE生产企业原辅料管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范生产企业原辅料的采购、验收、储存、使用等环节的管理，确保原辅料的质量符合生产要求，保障产品质量安全，降低生产成本，提高企业经济效益。2.适用范围本制度适用于本生产企业内所有涉及原辅料采购、验收、储存、使用的部门和人员。3.职责分工采购部门：负责原辅料的供应商选择、采购合同签订、采购订单下达及采购过程的跟踪与协调。质量部门：负责原辅料的质量标准制定、检验计划编制、检验检测实施及不合格原辅料的判定与处理。仓库管理部门：负责原辅料的入库验收、储存保管、库存盘点及发放管理。生产部门：负责原辅料的领用计划制定、使用过程控制及退库管理。其他相关部门：按照各自职责，协同做好原辅料管理工作。二、原辅料采购管理1.供应商选择与评估供应商筛选采购部门应通过多种渠道收集原辅料供应商信息，建立供应商名录。对潜在供应商进行初步筛选，考察其生产能力、质量控制水平、信誉状况、价格水平等方面。供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括质量管理体系运行情况、产品质量稳定性、交货及时性、售后服务等。质量部门应参与供应商评估工作，提供质量方面的评估意见。合格供应商确定根据供应商评估结果，确定合格供应商名单。采购部门应与合格供应商签订质量保证协议，明确双方的质量责任和义务。2.采购计划制定市场需求分析生产部门应根据市场需求预测、生产计划安排等，定期进行市场需求分析，为采购计划的制定提供依据。库存状况盘点仓库管理部门应定期对原辅料库存进行盘点，掌握库存数量、质量状况等信息。采购计划应结合库存状况，避免盲目采购。采购计划编制采购部门根据市场需求分析和库存状况盘点结果，编制原辅料采购计划。采购计划应明确采购原辅料的名称、规格、数量、采购时间等内容，并经相关部门审核批准。3.采购合同签订合同条款审核采购合同应明确原辅料的规格、数量（包括合理损耗）、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购部门应将采购合同提交法律部门或相关专业人员审核，确保合同条款合法、合规、严谨。合同签订与执行采购部门与供应商签订采购合同后，应严格按照合同约定执行。及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇合同变更或违约情况，应及时与供应商协商解决，并按照合同约定进行处理。三、原辅料验收管理1.验收标准制定质量部门应根据原辅料的质量特性和相关法律法规、行业标准要求，制定详细的验收标准。验收标准应包括外观、尺寸、理化指标、微生物指标等内容。2.验收流程到货通知采购部门在原辅料到货前，应及时通知仓库管理部门做好验收准备工作。资料核对仓库管理部门在原辅料到货时，首先核对送货单、发票、质量证明文件等资料是否齐全、一致。外观检查对到货原辅料进行外观检查，查看包装是否完好、有无破损、变形等情况，标识是否清晰、准确。数量清点按照采购合同或送货单，对原辅料的数量进行清点，确保数量准确无误。质量检验质量部门按照验收标准对原辅料进行抽样检验，检验项目和方法应符合相关规定。检验合格的原辅料方可办理入库手续。3.验收记录与报告验收记录仓库管理部门和质量部门应做好原辅料验收记录，记录内容包括到货日期（具体到年月日时分）、供应商名称、原辅料名称、规格、数量、验收情况（包括外观、数量、质量检验结果等）、验收人员签字等。验收记录应妥善保存，以备查阅。验收报告质量部门应根据验收结果编制验收报告，验收报告应包括原辅料基本信息、验收依据、验收项目、检验结果、结论等内容。验收报告经审核批准后，作为原辅料质量状况的重要依据。四、原辅料储存管理1.储存环境要求仓库布局规划仓库管理部门应根据原辅料的特性、用量等因素，合理规划仓库布局。设置不同的储存区域，如常温区（温度范围一般为0℃30℃）、阴凉区（温度不超过20℃）、冷藏区（温度范围一般为2℃8℃）、危险品区等，并做好相应标识。温湿度控制对于有温湿度要求的原辅料储存区域，应配备相应温湿度监测设备和调节设施，确保储存环境温湿度符合规定要求。定期对温湿度进行监测和记录，温湿度记录应包括日期、时间、温度、湿度、监测人员等信息。通风与防虫防鼠仓库应保持良好的通风条件，防止原辅料受潮、发霉、变质。同时，应采取有效的防虫防鼠措施，如设置防虫网、投放鼠药、放置粘鼠板等，避免原辅料受到虫害和鼠害。2.储存方式与标识分类存放原辅料应按照类别、品种、规格、批次等进行分类存放，不同类别或批次的原辅料应分开存放，并有明显的标识。对于易混淆的原辅料，应采取特殊的标识或隔离措施，防止错用。标识管理原辅料标识应包括名称、规格、型号、批次、生产日期、保质期、入库日期、储存条件等信息。标识应清晰、准确、牢固，易于识别。对于不合格原辅料，应设置专门的标识进行区分，防止误用。3.库存盘点与管理定期盘点仓库管理部门应定期对原辅料库存进行盘点，盘点周期一般为月度、季度或年度。盘点内容包括原辅料的数量、质量状况、储存位置等。盘点结束后，应编制库存盘点报告，报告内容包括盘点日期、盘点范围、实际库存数量、账存数量、差异情况及原因分析等。库存管理根据库存盘点结果，对库存原辅料进行管理。对于库存积压、过期、变质等原辅料，应及时进行清理和处理。同时，应根据生产需求和库存状况，合理安排原辅料的采购和发放，确保库存水平合理。五、原辅料使用管理1.领用计划与审批领用计划制定生产部门根据生产计划安排，提前制定原辅料领用计划。领用计划应明确原辅料的名称、规格、数量、领用时间等内容，并经相关部门审核批准。领用审批流程原辅料领用申请应按照规定的审批流程进行审批。一般情况下，由生产部门负责人审核，财务部门审核资金预算，分管领导审批。审批通过后，仓库管理部门方可办理原辅料发放手续。2.发放管理发放依据仓库管理部门根据经审批的原辅料领用计划进行发放。发放时，应核对领用部门、原辅料名称、规格、数量等信息，确保发放准确无误。发放记录仓库管理部门应做好原辅料发放记录，记录内容包括领用日期、领用部门、原辅料名称、规格、数量、发放人员签字等。发放记录应妥善保存，以便追溯。3.使用过程控制操作规范执行生产部门在使用原辅料过程中，应严格按照操作规程进行操作。操作人员应经过培训，熟悉原辅料的特性和使用方法，确保原辅料的正确使用。质量监控质量部门应加强对原辅料使用过程的质量监控，定期对生产过程中的原辅料使用情况进行检查，确保产品质量符合要求。发现质量问题时，应及时采取措施进行处理，防止不合格产品流入下道工序。4.退库管理退库原因生产过程中剩余的原辅料、因质量问题需退回的原辅料等，应及时办理退库手续。退库原因应明确记录在案。退库流程退库原辅料由生产部门填写退库申请，注明退库原因、原辅料名称、规格、数量等信息。仓库管理部门对退库原辅料进行验收，验收合格后办理入库手续，并做好退库记录。退库记录应包括退库日期、退库部门、原辅料名称、规格、数量、退库原因、验收情况、入库人员签字等内容。六、不合格原辅料管理1.不合格判定与标识不合格判定依据质量部门按照制定的验收标准和相关法律法规、行业标准要求，对原辅料进行检验检测。经检验检测不符合规定要求的原辅料，判定为不合格。不合格标识对于判定为不合格的原辅料，仓库管理部门应立即进行标识，标识应醒目、清晰，注明“不合格”字样，并隔离存放，防止与合格原辅料混淆。2.不合格处理措施退货处理对于因质量问题不合格且无法在企业内部处理的原辅料，采购部门应及时与供应商沟通协商，办理退货手续。退货时，应明确退货原因、退货数量等信息，并要求供应商承担相应责任。让步接收对于某些不合格情况较轻，不影响产品最终质量的原辅料，在经过相关部门评估和审批后，可以采取让步接收的方式。让步接收应明确使用范围、使用条件、监控措施等内容，确保产品质量不受影响。返工或报废处理对于部分不合格原辅料，如通过返工能够达到质量要求的，可以进行返工处理。返工后的原辅料应重新进行检验检测，合格后方可使用。对于无法返工或返工后仍不合格的原辅料，应进行报废处理，并做好报废记录。报废记录应包括原辅料名称、规格、数量、报废原因、报废日期、处理人员签字等内容。3.不合格记录与追溯不合格记录质量部门和仓库管理部门应做好不合格原辅料记录，记录内容包括不合格原辅料的名称、规格、数量、供应商、到货日期、不合格情况描述、判定结果、处理措施等信息。不合格记录应妥善保存，以便追溯。追溯与整改企业应建立不合格原辅料追溯机制，能够追溯到不合格原辅料的采购批次、供应商、使用过程等信息。