生产与存货内部控制制度

PAGE生产与存货内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强公司生产与存货环节的内部控制，规范生产经营活动，提高资产运营效率，保证财务信息真实可靠，防范经营风险，促进公司实现发展战略。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及生产计划、采购、仓储、生产制造、销售等与生产和存货相关的各部门及全体员工。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》及其配套指引等法律法规和行业标准制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业规定，确保生产与存货活动合法合规。2.全面性原则：涵盖生产与存货管理的全过程，包括计划、采购、生产、仓储、销售等各个环节，不留管理死角。3.制衡性原则：在各部门和岗位之间建立有效的制衡机制，明确职责分工，避免权力过度集中，防止舞弊和错误。4.适应性原则：根据公司的业务特点、经营规模、管理水平等实际情况，制定适合公司发展的内部控制制度，并随着内外部环境的变化及时进行调整和完善。5.成本效益原则：在保证内部控制有效性的前提下，合理权衡控制成本与控制效益，以适当的成本实现最佳的控制效果。二、职责分工与授权批准（一）职责分工1.生产部门负责制定生产计划，组织生产活动，确保产品按时、按质、按量生产出来。协调各生产环节的工作，合理安排人力、物力和设备资源，提高生产效率。对生产过程中的质量问题进行监控和处理，保证产品质量符合标准。2.采购部门根据生产计划和库存情况，制定采购计划，选择合格的供应商，签订采购合同。负责采购物资的催交、验收和付款等工作，确保采购物资的及时供应和质量合格。建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。3.仓储部门负责存货的验收入库、保管、发出和盘点等工作，确保存货的安全完整。建立存货台账，详细记录存货的收发存情况，定期与财务部门核对账目。对存货进行分类存放，做好防潮防虫等保管措施，防止存货损坏变质。4.销售部门负责市场调研和销售预测，制定销售计划，开拓市场，提高产品销售量。与客户签订销售合同，及时跟踪订单执行情况，协调发货和收款等工作。收集客户反馈信息，为生产和产品改进提供依据。5.财务部门负责制定存货核算方法，对存货进行账务处理，准确记录存货的增减变动情况。建立存货跌价准备制度，定期对存货进行减值测试，计提存货跌价准备。参与生产与存货相关的预算编制和成本核算工作，提供财务分析和决策支持。对生产与存货内部控制制度的执行情况进行监督检查，提出改进建议。（二）授权批准1.公司建立明确的授权批准制度，规定各部门和岗位在生产与存货管理中的审批权限。2.生产计划的制定、调整需经生产部门负责人审核，报公司分管领导批准。3.采购计划的审批流程为：采购部门编制采购计划，经财务部门审核资金预算后，报公司分管领导批准。重大采购项目需经公司总经理办公会审议通过。4.采购合同的签订需由采购部门负责人审核，报公司分管领导批准。金额较大的采购合同需经公司法律顾问审核后签订。5.存货的验收入库、发出、盘点等业务需按照规定的审批程序进行，确保手续齐全、责任明确。6.销售合同的签订需经销售部门负责人审核，报公司分管领导批准。重大销售合同需经公司总经理办公会审议通过。7.严禁未经授权的人员办理生产与存货相关业务，对于超越授权范围的业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向上级报告。三、生产计划控制（一）生产计划的编制1.生产部门应根据销售订单、市场预测、库存情况等因素，结合公司产能和资源状况，编制年度、季度和月度生产计划。2.生产计划应明确产品品种、数量、生产时间、质量要求等内容，并分解到各生产车间和班组。3.在编制生产计划过程中，生产部门应与销售、采购、仓储等部门进行充分沟通和协调，确保生产计划的合理性和可行性。（二）生产计划的审批与下达1.生产计划编制完成后，应按照规定的审批程序进行审核和批准。2.经批准的生产计划应及时下达给各生产车间和相关部门，作为组织生产活动的依据。3.生产计划下达后，如因市场需求变化、订单调整等原因需要变更，应按照规定的程序进行审批和调整，并及时通知相关部门。（三）生产计划的执行与监控1.各生产车间和班组应严格按照生产计划组织生产，确保生产任务按时完成。2.生产部门应建立生产进度跟踪制度，定期对生产进度进行检查和分析，及时发现和解决生产过程中出现的问题。3.对于生产过程中出现的重大问题或偏差，生产部门应及时向上级报告，并采取有效措施进行调整和纠正，确保生产计划的顺利执行。四、采购与付款控制（一）采购申请1.各部门根据生产计划、销售订单、库存情况等提出采购申请，注明采购物资的名称、规格、数量、需求时间等内容。2.采购申请应经部门负责人审核后提交给采购部门。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行综合评估，选择合格的供应商。2.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量标准、售后服务等条款。3.采购部门应定期对供应商进行评估和管理，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、交易情况、评估结果等内容。对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行调整或淘汰。（三）采购订单下达1.采购部门根据采购申请和选定的供应商，下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间等。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（四）采购验收1.采购物资到货后，仓储部门应会同质量检验部门等相关人员按照采购合同和质量标准进行验收。2.验收合格的物资应及时办理入库手续，填写入库单；验收不合格的物资应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并做好记录。3.采购部门应负责对采购物资的验收情况进行跟踪和监督，确保验收工作的顺利进行。（五）付款控制1.财务部门应按照采购合同的约定，审核采购发票、验收单、入库单等相关凭证，办理付款手续。2.付款审批流程应严格按照公司授权批准制度执行，确保付款的准确性和合规性。3.对于预付款项，财务部门应加强管理，定期跟踪预付款项的使用情况和供应商的交货情况，确保预付款项的安全。五、仓储与存货控制（一）存货验收入库1.仓储部门应根据采购合同和验收报告，对采购物资进行验收入库。2.验收入库时，应核对物资的名称、规格、数量、质量等是否与采购合同和验收报告一致，确保入库物资的准确性和完整性。3.对于验收合格的物资，仓储部门应及时办理入库手续，填写入库单，并将入库单传递给财务部门进行账务处理。（二）存货保管1.仓储部门应按照存货的特点和保管要求，对存货进行分类存放，确保存货的安全完整。2.仓储部门应建立存货保管制度，定期对存货进行检查和盘点，及时发现和处理存货的损坏、变质、丢失等情况。3.仓储部门应做好存货的防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保存货的质量不受影响。（三）存货发出1.各部门领用存货时，应填写领料单，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等内容，并经部门负责人审核后提交给仓储部门。2.仓储部门应根据领料单进行发货，并填写出库单。出库单应一式多联，分别传递给领用部门、财务部门等相关部门。3.对于销售发货，仓储部门应根据销售部门的发货通知进行发货，并办理相关手续。（四）存货盘点1.公司应定期组织存货盘点，确保存货账实相符。存货盘点分为定期盘点和不定期盘点。2.定期盘点应每年至少进行一次，由仓储部门会同财务部门等相关人员共同进行。不定期盘点应根据实际情况适时进行，如在发生重大自然灾害、存货被盗、会计政策变更等情况下。3.存货盘点结束后，应编制存货盘点报告，对盘点结果进行分析和总结。如发现账实不符，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理。（五）存货跌价准备1.财务部门应定期对存货进行减值测试，并根据测试结果计提存货跌价准备。2.存货跌价准备的计提应符合相关会计准则的规定，确保财务信息的真实可靠。3.对于已计提存货跌价准备的存货，如价值回升，应按照规定的程序进行冲减。六、生产过程控制（一）生产工艺管理1.生产部门应制定完善的生产工艺规程，明确产品的生产流程、工艺参数、质量标准等内容。2.生产人员应严格按照生产工艺规程进行操作，确保产品质量符合要求。3.生产部门应定期对生产工艺进行评估和改进，提高生产效率和产品质量。（二）设备管理1.设备管理部门应建立设备管理制度，加强设备的日常维护、保养和维修工作，确保设备的正常运行。2.设备管理部门应定期对设备进行检查和评估，及时发现和处理设备故障和隐患，延长设备使用寿命。3.对于新购置的设备，设备管理部门应组织相关人员进行验收和调试，确保设备符合生产要求。（三）质量管理1.质量检验部门应建立质量管理体系，制定质量检验标准和流程，对生产过程中的产品质量进行检验和监督。2.质量检验人员应严格按照质量检验标准进行检验，确保产品质量合格。对于检验不合格的产品，应及时进行标识、隔离和处理。3.生产部门应配合质量检验部门做好质量管理工作，对质量问题进行分析和整改，不断提高产品质量。（四）成本控制1.财务部门应会同生产部门等相关部门制定成本控制目标和措施，加强对生产过程中的成本核算和控制。2.生产部门应优化生产流程，合理安排生产资源，降低生产成本。3.各部门应严格控制各项费用支出，杜绝浪费现象，提高公司经济效益。七、销售与收款控制（一）销售定价1.销售部门应根据市场行情、产品成本、竞争状况等因素，制定合理的销售价格。2.销售价格的制定应经公司相关部门审核和批准，确保销售价格的合理性和竞争力。3.销售部门应定期对销售价格进行评估和调整，根据市场变化及时制定相应的价格策略。（二）销售合同签订1.销售部门应与客户签订销售合同，明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量标准、售后服务等条款。2.销售合同签订前，销售部门应会同财务、法务等部门对合同条款进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.销售合同签订后，销售部门应及时跟踪合同执行情况，确保合同的顺利履行。（三）发货与收款1.销售部门应根据销售合同的约定，及时组织发货，并通知客户。2.财务部门应按照销售合同的约定，及时办理收款手续，确保款项及时足额收回。3.对于逾期未收回的款项，销售部门应及时与客户沟通，了解原因，并采取有效措施进行催收。（四）销售退回与折让1.对于客户提出的销售退回和折让要求，销售部门应会同相关部门进行审核和处理。2.销售退回和折让应按照规定的程序进行审批，并及时进行账务处理。3.销售部门应建立销售退回和折让管理制度，分析原因，采取措施，防止类似问题再次发生。八、监督检查与评价（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对生产与存货内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查制度的有效性和合规性。2.内部审计部门应制定审计计划，明确审计范围、内容、方法和时间安排等。3.内部审计人员应按照审计程序进行审计工作，收集审计证据，撰写审计报告，提出审计意见和建议。（二）自我评价1.各部门应定期对本部门生产与存货内部控制制度的执行情况进行自我评价，发现问题及时整改。2.自我评价应形成书面报告，提交给公司管理层和内部审计部门。3.公司管理层应根据各部门的自我评价报告和内部审计报告，对生产