供应链管理流程模板订单处理至发货全流程

供应链管理流程模板：订单处理至发货全流程一、适用场景说明企业订单量持续增长，需标准化订单处理与发货流程，提升效率；跨部门协作（销售、仓库、物流、生产）存在信息断层，需明确责任节点；新入职员工需快速掌握订单处理全流程操作规范；客户对订单交付时效要求较高，需通过流程优化缩短发货周期；企业需对订单全流程进行数据跟进与分析，优化供应链响应速度。二、全流程操作步骤详解1.订单接收与初步登记责任岗位：销售专员/客服专员操作说明：通过电话、邮件、企业订单系统或第三方平台接收客户订单，记录订单基本信息（客户名称、联系方式、订单编号、产品名称/型号、数量、单价、交货日期、收货地址、付款方式等）；初步核对订单信息完整性：保证客户信息准确、产品编码与描述一致、数量与需求匹配、收货地址可送达、付款方式符合公司政策；若订单信息缺失（如未注明交货日期）或存在歧义（如产品型号模糊），需在1个工作日内联系客户*确认，并记录沟通结果。输出物：《订单接收登记表》（含订单基本信息、接收时间、接收人、客户确认记录）2.订单审核与可行性评估责任岗位：销售主管/订单审核专员操作说明：审核客户信用状况：通过财务系统查询客户*信用额度、历史回款记录，若超出信用额度或存在逾期未付款情况，需暂停订单并通知销售专员协调客户预付或调整付款方式；审核产品库存与产能：查询仓库管理系统（WMS）实时库存，确认是否有现货；若为缺货产品，需协调生产部门评估生产周期，保证能按客户交货日期交付；审核特殊需求：针对定制化产品、加急订单、特殊包装或物流要求，需与生产、物流部门确认可行性，评估额外成本与周期；审核通过后，在订单系统中标注“已审核”状态，并分配唯一订单号；若审核不通过，需明确原因（如库存不足、信用超限）并反馈至销售专员，由客户*沟通调整。输出物：《订单审核表》（含审核结果、信用评估、库存/产能确认、特殊需求处理意见）3.库存查询与分配责任岗位：仓库管理员操作说明：根据审核通过的订单，在WMS中查询产品实时库存（含在库数量、已预留数量、在途数量）；若库存充足，直接为订单分配库存并锁定，《库存预留单》，标注“待发货”状态；若库存不足，优先分配在途到货库存（如已采购未入库产品），剩余部分触发生产/采购流程；定期检查预留库存有效期（如临期产品、易损品），优先分配临近保质期或高周转库存，避免积压。输出物：《库存分配确认单》（含分配库存数量、库位信息、预留有效期）4.生产/备货指令下达责任岗位：生产计划专员/采购专员操作说明：缺货场景：根据库存分配结果，确定需生产/采购的产品清单与数量：生产计划专员：制定生产排程，明确生产车间、生产线、开工/完工时间，下达《生产指令单》至生产部门；采购专员：向合格供应商*下达《采购订单》，明确产品规格、数量、交付日期，并跟踪供应商生产进度；现货场景：若订单为全现货，直接《备货通知单》至仓库，通知仓库准备拣货。输出物：《生产指令单》/《采购订单》/《备货通知单》（含产品信息、数量、时间节点、责任部门）5.生产/备货执行与入库责任岗位：生产车间/采购专员/仓库管理员操作说明：生产环节：生产部门按《生产指令单》组织生产，质检员全程跟进，产品完工后进行质量检验，合格产品贴《合格证》，填写《生产完工单》同步至WMS；采购环节：供应商*按《采购订单》送货至仓库，仓库管理员核对送货单与订单信息（数量、规格、批次），质检员抽检/全检合格后办理入库，扫码更新库存，填写《采购入库单》；入库后：仓库管理员在WMS中更新库存状态，将生产完工/采购入库库存标记为“可用库存”，供订单分配使用。输出物：《生产完工单》/《采购入库单》（含产品批次号、质检结果、入库数量、库位）6.发货准备与拣货复核责任岗位：仓库管理员操作说明：根据订单信息，在WMS中《拣货单》，明确拣货库位、产品数量、批次号；拣货员按单拣货，使用PDA扫码确认产品与订单匹配，避免错拣、漏拣；拣货完成后，由复核员二次核对（数量、规格、批次、保质期），保证与订单一致；复核通过后，将产品转移至包装区，按客户要求或产品特性选择包装材料（如防震、防水、定制化包装），填写《包装清单》（含产品明细、数量、包装规格）。输出物：《拣货单》《包装清单》《发货准备确认表》（含拣货、复核、包装责任人签字）7.出库复核与物流交接责任岗位：仓库管理员/物流专员操作说明：仓库管理员根据订单信息《出库单》，核对《包装清单》与实物信息，保证“单货一致”；在WMS中更新库存状态为“已出库”，打印《出库单》并加盖“发货专用章”；物流专员根据订单要求选择物流方式（如快递、整车运输、零担），联系合作物流公司*预约取件；物流到库后，仓库管理员与物流员当面清点货物数量、检查外包装完整性，双方签署《物流交接单》，明确货物状态与责任归属。输出物：《出库单》《物流交接单》（含物流公司名称、运单号、交接时间、双方签字）8.物流跟踪与客户通知责任岗位：物流专员/客服专员操作说明：物流专员在TMS（运输管理系统）中录入运单号，实时跟踪物流状态（在途、到站、派送、签收）；若出现物流异常（如延迟、丢件、破损），需在1小时内联系物流公司处理，同步告知客户异常情况及预计解决方案；客服专员在发货后2小时内通过短信、邮件或订单系统向客户*发送发货通知，包含订单号、物流单号、预计送达时间、物流查询方式；每日下班前汇总当日发货订单物流状态，填写《物流跟踪日报表》。输出物：《物流跟踪日报表》《异常处理记录》（含异常描述、处理措施、责任人、解决时间）9.客户签收确认与反馈责任岗位：客服专员/销售专员操作说明：客户签收后，物流专员在TMS中更新签收状态，同步至订单系统；客服专员在签收后1个工作日内通过电话或在线问卷回访客户*，确认货物是否完好、数量是否正确、交付时效是否满意；若客户反馈问题（如破损、少件、型号错误），需在2小时内启动售后流程：联系仓库核查库存记录，协调物流公司取证，明确责任方后24小时内提出解决方案（补发、退换、赔偿），并跟踪处理进度直至客户*满意。输出物：《客户签收确认单》《客户反馈记录表》《售后处理报告》10.流程归档与数据统计责任岗位：行政专员/订单管理员操作说明：按订单号整理全流程单据（订单接收表、审核表、出入库单、物流交接单、客户反馈等），扫描存档至企业服务器，保存期限不少于3年；每月对订单数据进行统计分析：订单总量、按时发货率、物流准时率、客户满意度、异常订单占比等，《月度订单处理分析报告》，提交管理层作为流程优化依据。输出物：《订单归档目录》《月度订单处理分析报告》三、订单处理至发货全流程跟踪表模板订单号客户名称订单日期订单金额（元）订单类型（现货/定制/加急）当前环节责任岗位负责人预计开始时间预计完成时间实际开始时间实际完成时间备注（异常说明）关联单据（审核单号/入库单号/物流单号）PO2024901客户A2024-10-0115000现货订单审核销售主管*张*2024-10-012024-10-022024-10-012024-10-02无SH2024901PO2024902客户B2024-10-0228000定制生产备货生产计划*李*2024-10-032024-10-082024-10-032024-10-07提前1天完工，优先发货SC20241002001PO2024903客户C2024-10-038000加急物流交接物流专员*王*2024-10-042024-10-042024-10-042024-10-04加急物流，当日发货WL20241003001四、关键控制点与执行建议1.信息准确性控制订单接收时，务必通过客户*二次确认关键信息（产品型号、数量、地址），避免因信息错误导致错发、漏发；库存分配、生产/采购指令下达后，需在系统中实时更新状态，保证各部门看到最新数据，避免“超卖”或库存积压。2.时效性管理设定各环节标准处理时限：订单审核≤1个工作日，库存分配≤2小时，生产备货≤3个工作日（定制产品可延长），发货准备≤1个工作日，物流通知≤2小时；超时预警：若某环节超出标准时限，系统自动提醒责任人部门负责人，保证问题及时解决。3.异常处理机制建立异常分级处理标准：一般异常（如轻微物流延迟）由物流专员直接处理；重大异常（如客户信用超限、产品批量不合格）需上报供应链经理协调解决；异常处理需闭环：记录异常原因、处理措施、责任人及解决结果，定期复盘，避免同类问题重复发生。4.跨部门协同每周召开供应链协同会议（销售、仓库、生产、物流、客服参会），同步订单进度，协调资源冲突（如多个订单争抢同一生产线）；明确部门接口人：销售对接客户需求与信用审核，仓库对接库存与发货，生产对接产能与周期，物流对接运输与跟踪，客服对接客户沟通与售后。5.数据记录与追溯全流程单据需电子化存档，保证“订单-库