商务合同审批流程快速指引表

商务合同审批流程快速指引表一、适用业务场景本指引适用于公司各类对外商务合同的审批管理，包括但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、合作开发合同、服务外包合同、租赁合同、销售合同等。当需与外部单位签订具有法律约束力的商务合同时均需按本流程执行，保证合同内容合规、审批权责清晰、流程高效。二、审批流程详解（一）合同发起与材料准备发起人：业务部门经办人（如采购专员、销售经理、项目负责人等）。操作步骤：根据合作需求，与对方单位初步沟通合同核心条款（标的、金额、履行期限、违约责任等）；起草合同文本，使用公司标准合同模板（无模板时需参考同类合同框架）；准备附件材料：对方单位营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约代表非法定代表人）、技术协议/需求说明书（如涉及）、previous合作履约记录（如有）等；在OA系统“合同审批”模块填写《合同审批申请表》，合同文本及附件材料，选择审批路径。（二）部门负责人初审审批人：业务部门负责人（如采购部经理、销售总监等）。审核重点：合同内容是否符合业务需求，合作必要性是否充分；合同金额是否在部门年度预算范围内，超预算部分是否已履行预算调整流程；对方单位资质是否合格（如经营范围、履约能力、信用记录等）；附件材料是否完整、有效。操作要求：审核通过后，在OA系统签署意见并流转至下一环节；驳回时需注明具体原因，退回业务部门修改。（三）法务部合规审查审批人：法务部专员/法务负责人。审核重点：合同条款是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等），是否存在法律风险；权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行；知识产权、保密条款、争议解决方式等特殊约定是否合规；合同文本是否与附件内容一致，有无矛盾或遗漏。操作要求：审核通过后，在OA系统签署“合规审查通过”意见；需修改的，注明修改建议（如“第5条违约责任需明确具体赔偿比例”），退回业务部门调整后重新提交。（四）财务部审核审批人：财务部经理/财务负责人。审核重点：合同金额、付款方式、开票信息是否符合公司财务制度；资金安排是否合理，是否影响公司现金流；涉及保证金、预付款、质保金的，是否约定了返还条件和时间；成本核算是否准确，是否符合税务相关规定。操作要求：审核通过后，在OA系统签署“财务审核通过”意见；对财务条款有异议的，提出修改意见（如“付款方式调整为‘验收后30日内支付’”），与业务部门协商一致后重新提交。（五）管理层审批（根据合同金额/类型分级）审批人：金额≤10万元：分管业务领导（如分管副总）；10万元＜金额≤50万元：总经理；金额＞50万元：总经理办公会/董事会（根据公司《重大事项决策管理办法》执行）。审核重点：合同是否与公司战略目标一致，是否符合业务发展规划；重大合同的风险评估及应对措施是否到位；审批权限是否符合公司规定。操作要求：审批通过后，在OA系统签署最终审批意见；不予批准的，注明决策理由，流程终止。（六）用印与归档用印操作：审批通过后，业务部门经办人持OA系统审批通过的《合同审批申请表》及最终版合同文本，到行政部申请加盖公司公章或合同专用章；用印前，行政部核对合同文本与审批记录是否一致，无误后加盖公章，骑缝章（多页合同需加盖）、签字章（法定代表人签字）等按需加盖。合同归档：用印后3个工作日内，业务部门将合同正本（至少2份，双方各执一份）及附件材料原件移交至档案室；档案室登记合同信息（编号、名称、金额、签订日期、对方单位等），录入电子档案系统，保证可追溯。三、审批流程记录表合同基本信息合同编号（由系统自动/按规则编制，如“HT-年份-部门简称-序号”，如“HT-2024-CG-001”）合同名称（与合同文本标题一致，如“设备采购合同”）合同类型□采购□销售□服务□合作开发□租赁□其他对方单位全称合同金额（大写）合同金额（小写）合同履行期限自_年_月_日至_年__月__日发起部门发起人发起日期____年__月__日审批节点审批人审批意见审批时间备注部门负责人初审*经理____年__月__日法务部合规审查*法务专员____年__月__日需修改/通过财务部审核*财务经理____年__月__日需修改/通过管理层审批（分级）*副总/总经____年__月__日审批权限：□≤10万□10-50万□＞50万用印登记*行政主管用印份数：____份____年__月__日合同正本已移交档案室附件清单（□营业执照□法定代表人证明□授权委托书□技术协议□其他：________）四、关键事项提醒材料完整性：发起审批前，务必保证合同文本及附件材料齐全（如对方资质文件、技术附件等），避免因材料缺失导致审批延误。审批时限：每个审批节点需在2个工作日内完成审核（特殊情况需在OA系统备注说明），整体流程从发起到用印原则上不超过5个工作日。合规优先：法务审查意见为合同生效的必要条件，若存在法律风险，不得强行推进审批；业务部门需与法务部充分沟通，保证条款合法合规。变更与补充：合同签订后如需变更或补充，需重新履行审批流程（审批路径与原流程一致），严禁未