酒店大型会议接待工作通知书模板

酒店大型会议接待工作通知书模板为保障[会议名称]接待工作规范有序开展，确保参会人员获得优质服务体验，结合酒店服务标准与会议实际需求，现将接待工作要求及分工通知如下，请各部门协同落实：一、会议基本信息会议名称：_________会议时间：_________（含报到、离会具体时段）会议地点：酒店XX宴会厅、XX会议室（可根据实际需求补充场地）参会规模：约____人（注明住宿、用餐、会议核心环节参与人数）主办单位：_________酒店对接人：_________（姓名+联系电话）二、各部门职责分工1.前厅部提前3天与主办方核对参会人员名单，分类梳理住宿需求（房型偏好、特殊要求等），形成《入住需求明细表》。会议报到日开通专属签到/入住通道，安排2名以上专人引导，确保登记、房卡发放等流程高效有序（建议搭配电子签到系统或分批次办理）。准备会议专属物料（欢迎信、会议指南、房卡套等），提前放置于客房或签到台；离店日协助参会人员快速办理退房手续，避免拥堵。2.客房部会议前2天完成参会客房的深度清洁，重点检查电器、卫浴、网络等设施完好性，更换全新布草；针对VIP客房，按要求布置欢迎礼（如鲜花、果盘、定制伴手礼等）。会议期间实行“15分钟响应机制”：接到客房服务需求（送物、维修、加床等）后，15分钟内响应、30分钟内完成常规服务。每日定时巡查客房区域，维护走廊、电梯厅等公共区域卫生；离店后2小时内完成客房检查与清洁，保障后续用房需求。3.餐饮部提前与主办方确定用餐形式（自助、围餐、茶歇等）、菜单及特殊饮食需求（清真、素食、过敏忌口等），形成《餐饮服务确认单》。会议报到日准备欢迎晚宴，提前调试餐厅灯光、音响，安排专属服务团队（每10人配置1名服务员），确保上菜节奏与用餐体验；茶歇时段按标准摆放餐点、饮品，及时补充、清理台面。会后协助主办方整理剩余物料，3个工作日内提供《用餐结算明细》（含实际用餐人数、特殊餐品费用等）。4.会务部会议前3天完成场地布置（舞台搭建、桌椅摆放、背景板安装、席位卡制作等），并与主办方现场确认效果；调试会议设备（音响、灯光、投影仪、麦克风等），安排技术人员全程驻场（会议期间每2小时巡检1次）。会议期间安排专人负责签到引导、资料发放、茶歇衔接，及时响应主办方临时需求（如加设席位、调整流程等）；针对keynote演讲、签约仪式等关键环节，安排2名以上人员盯场，确保流程无缝衔接。5.安保部会议前1天完成场地安全检查（消防设施、应急通道、监控系统等），制定《车辆停放方案》，规划专用停车区域（含嘉宾、工作人员、参会人员分区）。会议期间安排专人值守出入口、电梯口，维护现场秩序；针对重要环节（如嘉宾入场、晚宴等），增派安保力量，做好隐私保护与安全防范。制定《突发事件应急预案》（含火灾、冲突、人员突发疾病等场景），并组织相关人员培训（要求全员掌握基本处置流程）。6.工程部会议前2天完成会场及客房区域的水电、空调、网络等设施检修，确保运行稳定；配合会务部完成特殊设备（如LED屏、同声传译系统等）的调试与保障。会议期间安排值班人员（手机保持24小时畅通），接到设备故障报修后，30分钟内到达现场处理（如网络卡顿、灯光故障等）。三、接待流程安排1.会前筹备（会议前3-1天）各部门完成职责内筹备工作，由总经办牵头组织联合检查（含场地、客房、餐饮、设备等），形成《筹备检查报告》，限期整改问题（整改期限≤24小时）。召开全员动员会议，明确接待标准、特殊要求及应急联络方式（要求各部门负责人向员工传达至个人）。2.会中服务（会议报到日至结束日）每日晨会：各部门负责人8:30前汇报前日工作及当日安排，协调跨部门事项（如VIP行程调整、餐饮临时加单等）。动态响应：设立总服务台（或线上联络群），实时收集主办方及参会人员反馈，30分钟内反馈解决方案（复杂问题需同步上报总经办）。3.会后收尾（会议结束日至离店日）餐饮部：完成剩余餐品处理、场地清洁，与主办方核对用餐费用（误差率≤3%）。客房部：协助参会人员快速退房，收集《客房意见表》，统计设施损坏情况（24小时内反馈至总经办）。会务部：配合主办方整理会议物资，恢复场地原貌，移交相关资料（含签到表、会议录像等）。四、保障要求1.服务质量保障全员需参加服务礼仪培训（含着装、用语、肢体语言等），确保服务标准化、个性化（如针对科技类会议设计“未来感”茶歇台，针对文化类会议融入主题元素）。针对会议主题、主办方文化，制定《个性化服务方案》，经总经办审核后执行（如定制欢迎语、主题伴手礼等）。2.安全管理保障安保部每日开展安全巡查（重点检查消防通道、用电安全、食品卫生），餐饮部需提供《食材检疫证明》《厨师健康证》等资料备查。所有服务人员需掌握基本急救知识，会场配备急救箱及AED设备（如适用），并在显眼位置张贴急救流程示意图。3.沟通协调保障建立“会议接待工作群”，各部门负责人及关键岗位人员入群，实时共享信息、解决问题（要求消息回复≤1小时，紧急事项≤10分钟）。每日17:00召开简短碰头会，总结当日工作，预判次日风险点（如极端天气、设备故障等），提前制定应对措施。五、注意事项1.特殊需求对接：各部门需指定专人对接主办方，提前确认特殊需求（如宗教习俗、设备租赁、保密要求等），形成《特殊需求落实表》并签字确认。3.突发情况预案：各部门需针对极端天气、设备故障、人员冲突等场景制定预案，明确责任人与处置流程，确保3分钟内启动响应。六、附件（可选）附件1：《会议日程安排表》（含核心环节时间、地点、参与人员）附件2：《会议场地平面图》（标注功能区、逃生通道、设备位置）附件3：《接待人员通讯录》（含部门、岗位、联系方式）请各部门对照要求有序推