生产合同签订与管理制度

PAGE生产合同签订与管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产合同签订与管理工作，规范合同签订流程，维护公司合法权益，提高生产经营管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有生产合同的签订、履行、变更、解除及终止等相关活动。（三）基本原则1.依法签订原则：生产合同的签订必须遵守国家法律法规，符合行业标准，确保合同合法有效。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫对方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方合法权益，维护市场公平竞争秩序。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得欺诈、隐瞒或擅自变更合同内容。二、合同签订流程（一）合同立项1.业务部门根据生产任务需求，提出签订生产合同的申请，填写《生产合同立项申请表》，详细说明合同标的、数量、质量要求、交货时间、地点、价格、付款方式等主要条款，并附上相关技术文件、市场调研资料等。2.《生产合同立项申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门。（二）合同评审1.合同管理部门收到《生产合同立项申请表》后，组织相关部门进行合同评审。评审部门包括但不限于业务部门、技术部门、质量部门、财务部门、法务部门等。2.各评审部门根据职责分工，对合同条款进行审查，重点关注合同的合法性、可行性、风险评估等方面。业务部门负责审查合同标的、数量、交货时间、地点等是否符合生产任务要求，以及合同对业务操作的影响。技术部门负责审查合同中的技术条款，确保技术要求明确、可行，符合公司技术水平和发展方向。质量部门负责审查合同中的质量条款，明确质量标准、验收方式等，确保产品质量符合要求。财务部门负责审查合同价格、付款方式、结算周期等财务条款，评估合同对公司财务状况的影响，提出财务风险防范建议。法务部门负责审查合同的合法性、合规性，对合同条款进行法律风险评估，提出法律意见和建议。3.各评审部门在《生产合同评审表》上签署意见，并由部门负责人签字确认。如评审过程中发现问题，应及时与业务部门沟通协商，提出修改意见，直至合同条款符合要求。（三）合同签订1.经评审通过的合同，由业务部门负责与合同对方当事人进行洽谈，协商确定合同具体条款。双方达成一致意见后，起草合同文本。2.合同文本应使用公司统一的合同模板，确保合同条款完整、准确、规范。合同内容应包括但不限于合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价格、交货时间、地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等。3.合同文本起草完成后，业务部门应将合同文本提交至合同管理部门进行审核。合同管理部门重点审核合同条款是否与评审意见一致，是否符合法律法规和公司制度要求。审核通过后，合同管理部门在合同文本上加盖“合同审核专用章”。4.合同文本经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章。授权代表签字时，应出具公司法定代表人签署的《授权委托书》，明确授权范围和期限。5.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给相关部门，确保各部门了解合同内容，做好合同履行的准备工作。三、合同履行管理（一）合同执行计划制定1.业务部门根据合同约定，制定详细的《生产合同执行计划》，明确合同执行的各个阶段、时间节点、责任人等，确保合同按时、按质、按量履行。2.《生产合同执行计划》应经业务部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门备案。（二）生产组织与协调1.生产部门根据《生产合同执行计划》，组织安排生产任务，合理调配人力、物力、财力等资源，确保生产活动顺利进行。2.在生产过程中，如遇到原材料供应不足、设备故障、人员短缺等问题，生产部门应及时与相关部门沟通协调，采取有效措施解决问题，确保合同履行不受影响。（三）质量控制1.质量部门按照合同约定的质量标准，对生产过程进行全程质量监控，确保产品质量符合要求。2.质量部门应制定详细的质量检验计划，明确检验项目、检验方法、检验频率等，对原材料、半成品、成品进行严格检验。检验合格后方可进入下一工序或交付客户。3.如发现产品质量问题，质量部门应及时通知生产部门进行整改，直至产品质量符合要求。同时，应查明原因，采取措施防止类似问题再次发生。（四）进度跟踪与监控1.合同管理部门负责对生产合同履行进度进行跟踪与监控，定期检查《生产合同执行计划》的执行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.业务部门应定期向合同管理部门汇报合同履行情况，提交《生产合同履行情况报告》，详细说明合同执行进度、质量状况、存在问题及解决措施等。3.合同管理部门根据业务部门汇报的情况，对合同履行进度进行分析评估，如发现合同履行可能出现延误或其他风险，应及时发出预警通知，督促相关部门采取措施加以解决。（五）付款管理1.财务部门按照合同约定的付款方式和时间节点，及时办理款项收付手续。付款前，财务部门应审核相关业务部门提交的付款申请及supportingdocuments，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于货到付款的合同，业务部门应在货物交付后及时提交付款申请，附上发票、验收报告等相关凭证。财务部门审核无误后，按照合同约定支付款项。3.对于分期付款的合同，财务部门应根据合同约定的付款比例和时间，按时办理付款手续。同时，应建立付款台账，对每笔付款进行详细记录，便于跟踪管理。4.如对方未按照合同约定支付款项，财务部门应及时与对方沟通协商，催款无果的情况下，应及时通知法务部门采取法律措施维护公司合法权益。四、合同变更与解除（一）合同变更1.在合同履行过程中，如因市场变化、生产需求调整、法律法规变更等原因，需要变更合同内容的，合同双方应协商一致，并签订书面的《合同变更协议》。2.《合同变更协议》应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，经双方签字盖章后生效。变更后的合同条款应符合法律法规和公司制度要求，确保合同的合法性和有效性。3.合同变更后，业务部门应及时将《合同变更协议》副本分发给相关部门，确保各部门了解合同变更情况，做好相应的调整工作。同时，合同管理部门应更新合同档案，将变更后的合同文本及相关资料归档保存。（二）合同解除1.在合同履行过程中，如出现下列情形之一的，合同双方可以协商解除合同：因不可抗力致使合同目的不能实现的；在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务的；当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行的；当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的的；法律规定的其他情形。2.合同双方协商解除合同的，应签订书面的《合同解除协议》，明确解除合同的原因、时间、双方权利义务等条款。《合同解除协议》经双方签字盖章后生效。3.如因一方违约导致另一方要求解除合同的，违约方应承担相应的违约责任，赔偿对方因此遭受的损失。在解除合同前，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方权益得到妥善处理。4.合同解除后，业务部门应及时将《合同解除协议》副本分发给相关部门，合同管理部门应更新合同档案，将解除后的合同文本及相关资料归档保存。同时，各部门应按照《合同解除协议》的约定，做好相关工作的交接和清理。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同签订前，业务部门应充分了解合同对方当事人的主体资格、信用状况、经营能力等情况，进行必要的市场调研和风险评估，避免与信誉不佳或存在潜在风险的客户签订合同。2.在合同履行过程中，各部门应严格按照合同约定履行各自的义务，加强沟通协调，及时解决出现的问题，避免纠纷的发生。如发现可能引发纠纷的迹象，应及时向合同管理部门汇报，并采取相应的防范措施。（二）纠纷处理流程1.当合同纠纷发生时，业务部门应及时收集相关证据资料，包括合同文本、往来函件、送货单、验收报告、发票、付款凭证等，分析纠纷产生的原因，提出初步的处理意见。2.业务部门将纠纷情况及处理意见提交至合同管理部门，合同管理部门组织相关部门进行研究讨论，共同制定纠纷解决方案。3.根据纠纷解决方案，如需要与对方进行协商解决的，业务部门应积极与对方沟通协商，争取达成和解协议。协商过程中，应注意保持冷静、理性，避免情绪化的表达，确保协商工作顺利进行。4.如协商无法解决纠纷，合同管理部门应及时通知法务部门介入处理。法务部门根据具体情况，评估纠纷的法律风险，制定法律应对策略，必要时通过法律诉讼或仲裁等方式解决纠纷。5.在纠纷处理过程中，各部门应密切配合，及时提供相关信息和资料，协助法务部门做好各项工作。同时，应注意保护公司商业秘密和合法权益，避免因纠纷处理不当给公司造成更大的损失。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关supportingdocuments提交至合同管理部门进行归档。归档资料应包括合同文本、合同评审表、授权委托书、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、送货单、验收报告、发票、付款凭证等。2.合同管理部门对归档资料进行审核，确保资料齐全、完整、真实有效。审核通过后，将合同档案进行分类整理，建立电子档案和纸质档案。（二）档案保管1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保档案存放安全、有序。2.合同档案应按照类别、年度、编号等进行分类存放，便于查找和使用。同时，应建立档案索引目录，详细记录每份合同档案的存放位置、编号、内容摘要等信息。3.对于电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。4.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司制度规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为自合同履行完毕或终止之日起[X]年。(三)档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等，经部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门。2.合同管理部门根据申请内容，审核查阅申请的必要性和合规性。审核通过后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、归还时间等信息。3.因特殊情况需要借阅合同档案的，借阅人员应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限、