饲料生产采购管理制度

PAGE饲料生产采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司饲料生产采购管理，规范采购行为，确保采购物资的质量、价格合理，满足公司生产经营需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司饲料生产所需原材料、辅助材料、包装材料等物资的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合行业标准和规范。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、信誉良好的供应商提供的物资，确保饲料产品质量。3.成本效益原则：在保证物资质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平公正地对待所有供应商，严禁暗箱操作。5.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，严禁收受供应商贿赂，杜绝不正当交易。二、采购计划管理（一）需求预测1.生产部门应根据公司年度生产计划、销售订单及市场需求预测，定期编制月度、季度和年度物资需求计划。2.需求计划应明确物资的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等详细信息。（二）采购计划编制1.采购部门根据生产部门提交的需求计划，结合库存情况，编制采购计划。2.采购计划应包括采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、预计到货时间、预算金额等内容。3.对于紧急采购需求，采购部门应及时与生产部门沟通协调，在确保生产不受影响的前提下，尽快安排采购。（三）计划审批1.采购计划编制完成后，应提交相关部门进行审批。2.审批流程如下：采购部门负责人审核→财务部门审核预算→分管领导审批→总经理批准。3.经审批后的采购计划应严格执行，如需调整，应按原审批流程重新办理审批手续。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本资料、资质证书、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等信息。2.对于新供应商，采购部门应进行实地考察，评估其综合实力，符合要求的方可纳入供应商信息库。3.在选择供应商时，应优先选择具有良好信誉、生产技术先进、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。2.评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合同执行情况等方面。3.根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.对于优秀供应商，公司应给予一定的奖励，如优先合作、增加订单量、提供培训支持等。2.对于不合格供应商，公司应采取相应的约束措施，如减少订单量、暂停合作、扣除质量保证金等。3.采购部门应与供应商签订质量保证协议、交货期协议、价格调整协议等，明确双方的权利和义务，确保合作顺利进行。四、采购流程管理（一）采购申请1.生产部门、仓库管理部门等相关部门根据实际需求，填写采购申请表。2.采购申请表应包括物资名称、规格型号、数量、需求日期、申请部门等信息。3.采购申请表经部门负责人审核后提交采购部门。（二）采购询价1.采购部门收到采购申请表后，应根据采购物资的特点，向多家供应商发出询价函。2.询价函应明确物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交货期、价格等内容，并要求供应商在规定时间内报价。3.采购部门应收集供应商的报价信息，进行整理和比较，选择报价合理、信誉良好的供应商进行进一步洽谈。（三）采购谈判1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商。2.谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本构成和利润空间，争取有利的采购条件。3.谈判达成一致后，双方应签订采购合同，明确双方的权利和义务。（四）采购合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确物资的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应由公司法律顾问对合同条款进行审核，确保合同合法有效。3.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门存档。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，编制采购订单，并下达给供应商。2.采购订单应明确物资的名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等信息，并要求供应商确认。3.供应商确认采购订单后，应按照订单要求组织生产和发货。（六）采购验收1.物资到货前，采购部门应通知质量检验部门、仓库管理部门等相关部门做好验收准备工作。2.物资到货后，质量检验部门应按照合同要求和相关标准对物资进行质量检验，检验合格后方可办理入库手续。3.仓库管理部门应核对物资的数量、规格型号、外观等是否与采购订单一致，无误后办理入库手续。4.对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，确保公司生产不受影响。（七）采购付款1.采购付款应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行。2.采购部门应在收到供应商开具的发票后，核对发票信息与采购合同是否一致，无误后提交财务部门审核。3.财务部门审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。五、采购风险管理（一）市场风险1.密切关注市场动态，及时掌握物资价格波动情况，合理安排采购时机，降低采购成本。2.与供应商签订价格调整协议，约定价格调整的条件和方式，避免因价格大幅上涨给公司带来损失。（二）质量风险1.加强对供应商的质量管理，严格审核供应商的资质和产品质量，确保采购物资符合质量要求。2.建立健全质量检验制度，加强对采购物资的检验检测，及时发现和处理质量问题。3.与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和赔偿方式，如因供应商原因导致产品质量问题，供应商应承担相应的赔偿责任。（三）供应风险1.建立供应商评估和选择机制，选择多家优质供应商，避免过度依赖单一供应商。2.与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况，确保供应商能够按时、按质、按量供应物资。3.制定应急预案，如遇供应商突发情况无法按时供应物资，应及时寻找替代供应商，确保公司生产不受影响。（四）合同风险1.加强对采购合同的管理，严格审核合同条款，确保合同合法有效。2.明确合同双方的权利和义务，避免因合同纠纷给公司带来损失。3.定期对采购合同的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司内部监督。3.公司员工有权对采购活动中的违规行为进行举报，公司应及时调查处理，并对举报人给予保护和奖励。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和信息。2.接受社会公众的