安全生产服务采购制度

PAGE安全生产服务采购制度一、总则（一）目的为加强公司安全生产管理，规范安全生产服务采购行为，确保采购的安全生产服务符合公司实际需求，有效提升公司安全生产水平，保障员工生命财产安全，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有安全生产服务采购活动，包括但不限于安全咨询、安全培训、安全检测、安全评估、安全设施维护与保养、应急救援服务等。（三）基本原则1.合法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度，确保采购行为合法有效。2.质量优先原则：优先选择具备良好信誉、专业资质和丰富经验的供应商，确保所采购的安全生产服务质量可靠，能够切实满足公司安全生产需求。3.公平公正原则：在采购过程中，遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会，不得偏袒任何一方。4.效益原则：综合考虑采购成本与服务效益，在保证服务质量的前提下，合理控制采购成本，实现公司利益最大化。二、职责分工（一）采购部门1.负责安全生产服务采购项目的策划、组织与实施，制定采购计划，明确采购需求。2.组织开展供应商筛选、招标、谈判等采购活动，确保采购过程符合规定程序。3.与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。4.负责采购文件的编制、整理与归档，建立采购档案。（二）安全管理部门1.参与安全生产服务采购需求的确定，从安全专业角度提供技术支持和建议。2.协助采购部门对供应商进行资质审查和能力评估，确保供应商具备提供安全生产服务的专业能力。3.负责对采购的安全生产服务进行验收，检查服务质量是否符合合同要求和公司安全管理规定。4.定期对采购的安全生产服务效果进行评估，提出改进意见和建议。（三）财务部门1.负责审核安全生产服务采购项目的预算，确保采购资金合理安排。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关，确保财务支付合规。3.负责采购款项的支付与核算，监督采购资金的使用情况。（四）其他相关部门根据采购项目的具体需求，配合采购部门、安全管理部门等做好相关工作，如提供业务信息、参与服务验收等。三、采购流程（一）需求提出1.各部门根据公司安全生产管理实际需要，结合年度安全生产工作计划，提前向安全管理部门提出安全生产服务采购需求。2.需求应明确服务内容、服务标准、服务期限、预算金额等详细信息，并提交相关说明材料。（二）需求审核1.安全管理部门收到采购需求后，组织相关人员进行审核。审核内容包括需求的合理性、必要性、与公司安全管理目标的一致性等。2.对于涉及重大安全风险或复杂技术要求的采购需求，安全管理部门可组织专家进行论证，确保需求准确可行。3.审核通过后的采购需求提交采购部门。（三）供应商选择1.采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。2.对供应商库中的供应商进行资质审查和能力评估，审查内容包括营业执照、安全生产许可证、相关专业资质证书、业绩证明、信誉状况等。3.根据评估结果，筛选出符合要求的潜在供应商，并向其发出采购邀请。4.对于公开招标的项目，采购部门按照相关法律法规和公司规定，发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。（四）采购文件编制1.采购部门根据采购需求和供应商情况，编制采购文件。采购文件应包括采购项目概述、采购需求、技术规格、服务要求、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的实质性要求和条件，确保供应商能够准确理解采购需求。3.在采购文件编制过程中，采购部门应征求安全管理部门等相关部门的意见，确保采购文件符合公司安全管理要求。（五）采购实施1.招标采购采购部门组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。向中标候选人发出中标通知书，并在规定时间内与中标人签订采购合同。2.竞争性谈判采购采购部门与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。3.单一来源采购符合单一来源采购条件的项目，采购部门应按照规定程序，向单一供应商进行采购谈判，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。（六）合同签订1.采购部门与中标人或成交供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务标准、服务期限、价格、付款方式、质量保证、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交安全管理部门、财务部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合公司利益和安全管理要求。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，并跟踪合同执行情况。（七）服务验收1.安全管理部门负责组织对采购的安全生产服务进行验收。验收应依据采购合同和相关标准进行，确保服务质量符合要求。2.验收内容包括服务成果、服务过程、服务人员资质等方面。验收过程中，可采取现场检查、资料审查、人员访谈等方式。3.对于验收合格的项目，安全管理部门出具验收报告；对于验收不合格的项目，采购部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或重新提供服务，直至验收合格。（八）款项支付1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项支付申请。审核内容包括合同执行情况、服务质量验收结果、付款金额等。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，办理款项支付手续。3.采购部门应及时跟踪款项支付情况，确保供应商按时收到款项，维护公司良好的商业信誉。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件。准入条件应包括供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等方面。2.采购部门负责对申请准入的供应商进行资格审查，收集相关证明材料，如营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、安全生产许可证、专业资质证书、业绩合同、信誉证明等。3.经审查合格的供应商纳入公司供应商库，并定期进行更新和维护。（二）供应商评价1.建立供应商评价机制，定期对供应商的服务质量、履约能力、信誉状况等进行评价。评价周期一般为每年一次。2.评价内容包括服务质量、服务及时性、售后服务、价格合理性、合同履行情况、客户投诉处理等方面。3.采购部门负责组织相关部门对供应商进行评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（三）供应商激励与淘汰1.对于评价结果为优秀的供应商，给予一定的激励措施，如优先合作、增加采购份额、颁发荣誉证书等。2.对于评价结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，予以淘汰，不再纳入公司供应商库。3.因供应商原因导致公司安全生产事故或重大损失的，除依法追究其法律责任外，立即将其从供应商库中除名，并禁止其再次参与公司采购活动。五、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的相关文件、资料和记录，主要内容如下：1.采购需求文件，包括需求申请、审核意见等。2.采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。3.供应商资料，包括供应商准入申请、资质审查材料、评价记录等。4.采购过程记录，包括开标记录、评标记录、谈判记录、询价记录等。5.采购合同及相关补充协议。6.服务验收报告。7.付款凭证及相关财务记录。8.其他与采购项目有关的文件和资料。（二）档案整理与归档1.采购部门负责采购档案的整理与归档工作，确保档案资料完整、准确、规范。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，建立电子档案和纸质档案。3.电子档案应进行备份存储，确保数据安全可靠。纸质档案应装订成册，妥善保管。（三）档案查阅与使用1.公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到采购部门查阅。2.查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。如需复印档案资料，应经采购部门负责人同意。3.采购档案仅供公司内部使用，未经公司批准，不得对外提供或泄露档案内容。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对安全生产服务采购活动进行审计监督，检查采购过程是否合规合法，采购资金使用是否合理。2.安全管理部门、财务部门等相关部门应定期对采购项目进行检查，监督采购合同执行情况和服务质量。3.采购部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并将整改情况报告公司领导。（二）外部监督1.接受政府有关