白酒生产销售记录制度

PAGE白酒生产销售记录制度一、总则（一）目的为加强公司白酒生产销售管理，规范生产销售记录行为，确保产品质量可追溯，保障消费者权益，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司白酒生产、销售及相关环节的记录管理，包括原材料采购、生产过程、成品入库、销售出货等全过程。（三）基本原则1.真实性原则：生产销售记录应如实反映实际发生的情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：涵盖生产销售各环节的关键信息，确保记录无遗漏。3.准确性原则：记录内容准确无误，数据真实可靠。4.可追溯性原则：通过记录能够清晰追溯产品的来源、流向及相关生产销售信息。二、记录内容及要求（一）原材料采购记录1.供应商信息记录供应商名称、地址、联系方式。对供应商进行资质审核，留存审核文件，包括营业执照、生产许可证、产品质量检验报告等。2.采购日期：明确原材料采购的具体年月日。3.原材料名称、规格、数量详细记录所采购原材料的名称、型号规格。准确记载采购数量，以重量、体积或件数等合适单位计量。4.质量检验情况：记录原材料到货后的质量检验结果，包括检验项目、标准要求、检验结论等。如检验不合格，应详细记录不合格情况及处理措施。5.采购凭证：留存采购发票、订单、送货单等相关凭证，确保凭证真实有效、信息完整。（二）生产过程记录1.生产批次信息为每个生产批次赋予唯一的编号，记录批次号、生产日期、生产班组等信息。批次号应具有可追溯性，便于在生产、销售及售后环节进行识别和查询。2.生产设备运行记录记录生产设备的开启时间、关闭时间、运行参数（如温度、压力、转速等）。对设备的维护保养情况进行记录，包括维护日期、维护内容、维修记录等，确保设备正常运行，保障产品质量稳定性。3.原材料投入记录按照生产批次，详细记录每种原材料的投入量、投入时间。将原材料投入量与生产计划进行核对，确保投料准确无误。4.生产操作记录记录各生产工序的操作时间、操作人员、操作内容。对于关键工序，如发酵、蒸馏、勾调等，应详细记录操作参数及控制情况，确保产品质量符合标准要求。5.半成品检验记录在生产过程中，对半成品进行质量检验，记录检验日期、检验项目、标准要求、检验结果。对检验不合格的半成品进行标识、隔离，并记录处理措施，防止不合格品流入下道工序。（三）成品入库记录1.成品信息记录成品的名称、规格、批次号、数量、生产日期、保质期等。确保成品信息与生产记录一致，准确反映产品特性。2.入库日期：明确成品入库的具体年月日。3.入库凭证：留存成品入库单，入库单应包含成品信息、入库数量、仓库名称、入库人员等内容，作为成品入库的依据。4.质量检验报告：随成品一同入库的质量检验报告，报告应涵盖各项质量指标的检验结果，且检验结论为合格。（四）销售出货记录1.销售订单信息记录销售订单编号、客户名称、地址、联系方式、订单日期、产品名称、规格、数量、价格等。确保销售订单信息准确完整，与客户需求一致。2.出货日期：明确产品实际出货的年月日。3.出货产品信息记录所出货产品的批次号、生产日期、保质期等，确保出货产品与生产记录相符。核对出货产品的数量与销售订单一致，防止错发、漏发。4.运输信息记录运输方式（如公路运输、铁路运输、航空运输等）、运输工具（车辆牌号、航班号等）、运输路线、发货地、目的地等。如委托第三方物流运输，应留存物流合同及运输单据，确保运输过程可追溯。5.销售凭证：开具销售发票或销售清单，作为销售出货的凭证，销售凭证应包含产品信息、销售金额、客户信息等内容。三、记录方式及保存期限（一）记录方式1.纸质记录：对于一些关键环节的原始记录，如原材料检验报告、生产操作记录等，可采用纸质记录方式，由相关操作人员签字确认。2.电子记录：利用信息化管理系统，对生产销售数据进行实时记录和存储。电子记录应设置权限管理，确保数据的安全性和保密性。操作人员应定期备份电子记录，防止数据丢失。（二）保存期限1.原材料采购记录、生产过程记录、成品入库记录保存期限不少于[X]年。2.销售出货记录保存期限不少于[X]年，自产品销售之日起计算。3.涉及产品质量追溯、投诉处理等相关记录，应根据实际需要延长保存期限，直至问题解决或超过相关法律法规规定的期限。四、记录的管理与查阅（一）记录管理1.专人负责：指定专人负责生产销售记录的收集、整理、归档和保管工作。记录管理人员应具备相应的业务知识和责任心，确保记录管理工作的规范有序。2.分类存放：按照记录类别和时间顺序，对纸质记录和电子记录进行分类存放，便于查找和查阅。纸质记录应存放在专用的文件柜中，确保存放环境干燥、通风，防止记录损坏、丢失。3.安全保密：加强记录的安全保密管理，限制无关人员接触记录。对于电子记录，应设置严格的访问权限，防止数据泄露。记录管理人员应定期对记录进行检查和维护，确保记录的完整性和可读性。（二）记录查阅1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅生产销售记录时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，应在记录管理人员的监督下进行，不得擅自更改、涂抹或销毁记录。查阅完毕后，应及时归还记录，并在查阅申请表上签字确认。2.外部查阅：因法律法规要求或其他特殊原因，需要向外部提供生产销售记录时，应按照公司相关规定进行审批。审批通过后，由记录管理人员按照规定的格式和内容提供记录，并做好登记备案工作。外部查阅人员应遵守公司的保密规定，不得将记录用于非指定用途。五、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对生产销售记录制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括记录的真实性、完整性、准确性、及时性以及记录的管理情况等。2.成立监督检查小组，成员包括质量管理人员、生产管理人员、销售管理人员等，负责对各部门的记录执行情况进行抽查和全面检查。3.监督检查小组应制定详细的检查计划和检查表，明确检查标准和方法。检查过程中，应做好记录，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.将生产销售记录制度的执行情况纳入公司绩效考核体系，对严格执行制度、记录工作规范的部门和个人给予奖励。2.对于违反记录制度的行为，如记录造假、漏记、迟记等，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。处罚结果应及时公示，起到警示作用，确保制度的严肃性。六、附则（一）解释权本制度由公司[具体部门]负责解释。（二）修订与废