生产经营管理记录制度

PAGE生产经营管理记录制度一、总则（一）目的为加强公司生产经营管理，规范各类记录的生成、收集、整理、保存和使用，确保生产经营活动的可追溯性、准确性和合规性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与生产经营活动相关的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.真实性原则：记录应如实反映生产经营活动的实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：涵盖生产经营全过程的各项关键信息，确保记录无遗漏。3.准确性原则：记录内容应准确无误，数据、文字等表述清晰明确。4.及时性原则：在生产经营活动发生后及时进行记录，不得拖延。5.规范性原则：记录格式、填写要求等应统一规范，便于管理和查阅。二、记录的分类与内容（一）生产记录1.生产计划记录计划制定：详细记录生产任务的下达时间、产品规格、数量、交付日期等信息。调整变更：记录生产计划的调整原因、调整内容及审批情况。2.原材料采购记录供应商信息：包括供应商名称、地址、联系方式等。采购订单：记录订单编号、采购日期、原材料规格、数量、价格等。验收情况：验收时间、验收标准、验收结果及不合格处理情况。3.生产过程记录工序流程：按照生产工序顺序，记录各工序的开始时间、结束时间、操作人员、设备运行情况等。质量检验：记录各工序的质量检验数据，如检验项目、检验结果、检验人员等。设备使用：设备编号、使用时间、维护保养情况、故障记录等。4.成品入库记录入库时间：成品完成生产并检验合格后入库的具体日期。产品批次：记录产品批次号、规格、数量等信息。入库人员：负责成品入库操作的人员。（二）经营记录1.销售记录客户信息：客户名称、地址、联系方式等。销售订单：订单编号、销售日期、产品名称、规格、数量、价格、交货方式等。收款情况：收款日期、金额、收款方式等。2.市场调研记录调研计划：调研目的、范围、方法、时间安排等。调研数据：收集到的市场信息、客户需求、竞争对手情况等详细数据。分析报告：对调研数据的分析结论、市场趋势预测及建议等。3.财务记录会计凭证：各类原始凭证及记账凭证，记录公司的财务收支情况。财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等定期报表。税务记录：纳税申报记录、税务缴纳凭证等。（三）人员管理记录1.员工档案个人基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、学历、联系方式等。入职离职记录：入职时间、离职时间、离职原因等。培训记录：参加的培训课程、培训时间、培训考核结果等。绩效考核记录：各考核周期的考核指标完成情况、考核得分、绩效等级等。2.考勤记录出勤情况：每日员工的出勤、迟到、早退、旷工等记录。请假记录：请假类型、请假时间、审批情况等。三、记录的生成与填写（一）责任部门与人员1.各生产经营环节涉及的部门负责本环节相关记录的生成。2.具体操作人员按照规定的格式和要求及时填写记录。（二）填写要求1.使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整。2.数据填写准确，不得使用铅笔、圆珠笔涂改。如有错误，应采用规范的更正方法，并由更正人签字确认。3.记录内容应完整，不得有空缺项。对于无需填写的项目，应划“/”或注明“无”。4.填写日期应具体到年、月、日，时间应具体到时分。四、记录的收集与整理（一）收集频率1.生产记录应每日收集整理，确保数据的及时性。2.经营记录和人员管理记录根据实际情况定期收集，如销售记录每周收集一次，财务记录每月收集一次等。（二）收集方式1.由各部门指定专人负责收集本部门产生的记录，并按照类别进行初步整理。2.对于电子记录，应定期进行备份，确保数据安全。（三）整理要求1.按照记录的类别和时间顺序进行分类整理，同一类记录应装订成册或存放在指定的文件夹中。2.去除重复、无效的记录，确保每份记录的唯一性和有效性。3.对记录中的附件、单据等应进行妥善整理，与主记录一并保存。五、记录的保存（一）保存期限1.生产记录保存期限为自产品交付后[X]年。2.经营记录中，销售记录保存期限为自交易完成后[X]年，市场调研记录保存期限为自调研结束后[X]年，财务记录保存期限按照国家相关法律法规执行。3.人员管理记录中，员工档案长期保存，考勤记录保存期限为自记录生成后[X]年。（二）保存方式1.纸质记录应存放在专门的档案柜中，按照类别和时间顺序排列，便于查阅。2.电子记录应存储在服务器或其他安全的存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存放在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.对于重要的记录，可考虑采用纸质与电子双重保存的方式。（三）保存环境1.纸质记录保存环境应保持干燥、通风，避免受潮、发霉、虫蛀等。2.电子记录保存环境应具备防火、防潮、防盗、防病毒等安全措施，并定期进行维护和检查。六、记录的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅记录的，应填写《记录查阅申请表》（附件1），注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密信息的记录，查阅人员应严格遵守公司保密制度，未经授权不得泄露。（二）查阅流程1.查阅人员持审批通过的《记录查阅申请表》到档案管理部门。2.档案管理人员根据申请表提供相应的记录，并协助查阅人员进行查阅。3.查阅人员不得擅自将记录带出档案管理部门，如需复印或摘录，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。（三）记录使用1.记录仅供公司内部使用，未经公司书面同意，不得向任何第三方提供。2.在生产经营决策、质量追溯、问题分析等工作中，应合理使用记录，充分发挥其参考价值。七、记录的销毁（一）销毁条件记录保存期满，且已无继续保存价值的，可进行销毁。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出记录销毁申请，填写《记录销毁申请表》（附件2），注明拟销毁记录的名称、类别、数量、保存期限等信息。2.申请经公司分管领导审批后，由档案管理部门会同相关部门组成销毁小组，负责记录的销毁工作。3.销毁记录时，应采用适当的方式，确保记录信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与人员签字确认。4.销毁完成后，《记录销毁申请表》应作为档案保存，以备查考。八、监督与考核（一）监督部门公司设立专门的监督小组，由内部审计、质量管理等部门人员组成，负责对生产经营管理记录制度的执行情况进行监督检查。（二）监督内容1.记录的生成、收集、整理、保存和使用是否符合本制度的要求。2.各部门及人员对记录制度的执行情况，是否存在违规行为。（三）考核措施1.对于严格执行记录制度，记录工作规范、准确、及时的部门和个人，给予表彰和奖励。2.对于违反记录制度的部门和个人，视情节轻重给予批评教