档案室日常管理规范及岗位职责

档案室日常管理规范及岗位职责档案室作为单位档案资源的集中管理枢纽，承载着历史记录留存、业务凭证追溯、决策参考支撑的重要职能。科学规范的日常管理与清晰明确的岗位职责，是保障档案完整性、安全性与利用效能的核心支撑。结合档案工作实际需求，现梳理日常管理规范与岗位职责体系，为档案工作有序开展提供实践指引。一、档案室日常管理规范（一）档案收集与整理规范1.收集范围与流程明确应归档文件范围，涵盖文书档案（如公文、会议记录）、业务档案（如项目报告、合同协议）、科技档案（如图纸、技术方案）、音像档案（如照片、视频）等。各业务部门指定专人预整理文件，每年3月底前将上一年度应归档文件移交档案室，移交时附《档案移交清单》，双方核对文件完整性、签字盖章情况后签字确认。2.整理与编目要求采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类方法，对文件按形成规律排序，使用规范档号（含年度、类别、保管期限、件号）唯一标识。编制《案卷目录》或《文件目录》，同步录入档案管理系统，确保纸质档案与电子目录一一对应。重要档案（如合同、证书）需同步开展数字化扫描，扫描分辨率不低于300dpi，元数据完整可追溯。（二）档案保管规范1.库房环境管控档案库房需满足“六防”（防火、防潮、防虫、防光、防尘、防鼠）要求：温度保持14-24℃，相对湿度45%-60%，配备温湿度记录仪（每日9时、15时记录）、空调、除湿机；安装遮光窗帘、防虫药剂（每季度更换），定期清洁地面、柜面，避免灰尘堆积。2.档案装具与台账管理使用符合国家标准的档案柜、无酸档案盒，档案盒标注“年度、类别、保管期限、盒号”等信息。档案柜按分类顺序排列，设置区域标识牌（如“文书档案区”“科技档案区”）。建立《档案保管台账》，记录档案入库、出库、移交、销毁等动态，每年12月开展库存盘点，确保账物相符，盘点结果经档案主管审核后存档。（三）档案利用与服务规范1.借阅流程管理内部人员借阅档案需填写《档案借阅单》，注明用途、期限（一般不超过15个工作日），经部门负责人批准后办理；外部人员需持单位介绍信及有效证件，经档案主管审批后，可提供档案复制件（涉密档案除外）。借阅到期前3日提醒归还，逾期未还暂停其借阅权限，特殊情况需续借的，提前2个工作日申请并经批准。2.查阅与反馈服务在档案阅览室提供查阅服务，配备纸质目录册、电子检索系统（支持关键词、档号检索），工作人员协助利用者定位档案。查阅内容需登记《档案利用登记表》，涉密档案查阅需签订保密协议。每月统计档案利用次数、用途，收集利用者意见，形成《档案利用效果分析报告》，为管理优化提供依据。（四）档案安全管理规范1.实体与信息安全库房安装监控（覆盖库房、阅览室）、门禁系统，非工作人员未经批准不得进入；定期检查档案实体，发现破损、霉变及时修复，修复过程记录《档案修复台账》。电子档案存储于专用服务器，采用“本地硬盘+移动硬盘+云端”三级备份（本地每周备份，异地每月备份），设置访问权限（按岗位分配只读、修改权限），严禁在非涉密网络传输涉密档案。2.应急预案与演练制定《档案安全应急预案》，明确火灾、水灾、失窃等突发事件的处置流程（如火灾时优先转移重要档案，水灾时用防水布覆盖档案柜）。每年下半年组织应急演练，模拟突发事件处置，评估预案有效性并修订。（五）制度建设与更新结合《中华人民共和国档案法》及单位实际，制定《档案管理制度》《档案借阅制度》《档案安全制度》等，每2-3年开展制度评估，根据业务调整、法规更新及时修订。制度修订需征求各部门意见，经档案工作领导小组审议后发布实施。二、岗位职责体系（一）档案管理员岗位职责1.日常业务操作负责档案收集、整理、编号、编目，及时录入档案管理系统；办理借阅、归还手续，登记《档案借阅台账》《档案利用登记表》；每日下班前检查库房门窗、设备关闭情况，做好防盗、防火基础防护。2.库房与数字化管理定期检查库房温湿度、防虫药剂有效性，清洁档案柜；协助开展档案数字化扫描、录入，核对电子档案与纸质档案的一致性；发现档案实体问题（如破损、虫蛀），及时报告并协助修复。3.协助与支持工作协助档案主管开展制度培训、档案统计（如月度归档量、利用次数），参与年度盘点；完成领导交办的其他档案相关任务（如档案展览筹备、外部检查迎检）。（二）档案主管岗位职责1.制度与规划管理牵头制定、修订档案管理制度，组织制度培训与宣贯；规划年度档案工作计划，分配工作任务，指导档案管理员开展业务；审核档案分类方案、编目规则，确保管理规范统一。2.统筹与协调工作与上级档案管理部门、兄弟单位沟通，借鉴先进管理经验；处理档案利用中的重大问题（如涉密档案借阅、外部合作利用），审核《档案利用审批单》；监督档案安全管理，组织季度安全检查，排查隐患。3.统计与汇报定期统计档案工作数据（如年度归档量、数字化进度、利用效果），形成《档案工作年度报告》；分析档案利用趋势，为单位决策提供参考（如梳理历史合同风险点、支撑项目复盘）。（三）档案安全专员岗位职责（按需设置）1.安全检查与维护定期检查库房消防（灭火器、烟感）、安防设备（监控、门禁）性能，测试备份系统有效性；检查档案实体安全，发现霉变、虫蛀隐患及时上报并提出整改建议（如调整除湿机参数、更换防虫药剂）。2.信息安全管理监督电子档案备份、加密、权限分配，定期检查服务器日志，排查信息泄露风险；组织信息安全培训，指导工作人员规范操作（如避免弱密码、禁止违规传输档案）。3.应急处置与复盘突发事件中按预案组织抢险（如火灾时使用灭火器、转移重要档案），记录处置过程；事后协助评