公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定

公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定第一章总则1.1为统一公司档案与文件、合同的管理口径，确保信息完整、安全、可追溯，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件管理暂行办法》及行业最佳实践，特制定本制度。1.2本制度所称“档案”系指公司在设立、运营、解散全过程中形成的、具有保存价值的各种载体原始记录；“文件”系指正在流转、尚未完结的公文、资料；“合同”系指公司与外部主体或内部部门之间设立、变更、终止权利义务关系的协议。1.3本制度适用于公司总部、各分支机构、项目公司、控股及实际控制企业；境外机构在不违反所在地法律的前提下参照执行。1.4档案管理遵循“谁形成、谁负责、谁归档”的原则；文件与合同管理遵循“事前审批、事中监控、事后归档”的原则；全部活动须满足合规、风险可控、效率优先、成本合理四项基准。第二章组织与职责2.1董事会授权总经理分管档案工作，设立“档案管理委员会”（以下简称“档委会”），由总经理任主任，财务、法务、人力、信息、业务五大条线负责人为委员，每季度召开例会，审议重大事项。2.2行政中心下设“档案室”，为公司档案归口管理部门，编制不少于3名专职人员，其中1人具备《档案人员岗位培训证书》。2.3各部门设“兼职档案员”，由部门负责人提名、档案室考核，每部门至少1人，变动须在3个工作日内报备。2.4法务部为合同管理专业部门，设“合同管理岗”不少于2人，负责模板制定、法律审查、编号发放、履约监控、争议处理。2.5信息中心负责电子档案系统的开发、运维、备份、灾难恢复，保证系统RPO≤15分钟，RTO≤2小时。2.6财务部负责合同收付款节点的系统录入，确保资金流与合同履约进度匹配，发现异常24小时内预警。2.7内审部每年对档案及合同管理进行专项审计，覆盖率100%，发现问题限期整改并纳入绩效。第三章档案分类与代码3.1采用“职能—年度—保管期限”三段式分类法，全宗号统一为“CF”+四位年份+三位流水。3.2一级类目设11项：A行政管理、B人力资源、C财务资产、D法务风控、E业务运营、F项目管理、G研发技术、H采购供应链、I品牌公关、J审计监察、K实物档案。3.3二级类目按业务场景细分，如“E业务运营”下设E01销售、E02客服、E03渠道……共38项；三级类目按最小项目单元设置，代码长度不超过8位。3.4保管期限分永久、30年、10年、5年、3年五档，由形成部门初步划定，档案室复核，档委会终审。3.5密级分内部公开、内部限制、秘密、机密四级，标识于档案盒脊背及系统元数据，机密级档案须专柜存放、双人双锁。第四章文件生命周期管理4.1文件拟制4.1.1统一使用公司VI模板，页眉含公司LOGO、保密等级，页脚含“第X页共Y页”。4.1.2文件编号规则：发文/部门简称+〔年份〕+序号，如“CF-HR〔2024〕015号”。4.1.3起草人须同步在“协同办公系统”创建电子流程，填写标题、主送、抄送、关键词、预计保管期限。4.2文件审核4.2.1普通文件实行“三级审核”：起草人→部门负责人→分管高管；重要文件增加法务、财务、信息会签节点。4.2.2审核意见须以修订模式留痕，禁止线下口头修改；如版本冲突，以系统时间戳最新者为准。4.3文件签发4.3.1公司公章、法人章、合同章由印章室集中管理，用印须线上申请，审批链完整后方可解锁印章柜。4.3.2签发后1小时内，文件原稿自动归入“预归档库”，水印加注“已签发”字样，防止重复打印。4.4文件分发4.4.1内部收文统一进入“公文交换箱”，系统根据组织架构自动推送，收件人须4小时内签收。4.4.2对外发文优先使用电子签章平台，需纸质邮寄的，采用EMS特快专递，邮寄单号回写系统。4.5文件督办4.5.1对有时限要求的文件，系统自动生成“督办卡片”，提前3日黄色预警、1日红色预警。4.5.2超期未办结的，部门月度绩效扣减2分/件，连续两次超期启动约谈。4.6文件归档4.6.1文件办结判定标准：事项完结、款项结清、各方确认无争议；由承办人发起“归档申请”，上传佐证材料。4.6.2档案室在2个工作日内完成质量核查：签章是否完整、附件是否齐全、格式是否合规；不合格的退回并说明原因。4.6.3归档完成后，文件状态由“活跃”转为“封存”，物理文件喷码上架，电子文件转入“长期存储库”。第五章合同全周期管理5.1合同起草5.1.1统一使用法务部发布的最新模板，改动处须高亮标注；无对应模板的，须提交《模板申请表》经法务审批。5.1.2合同须设置“唯一编号”，规则：HT+六位流水+版本号，如“HT240315V2”。5.1.3金额≥100万元或期限≥3年的合同，须同步编制《合同风险清单》，列明付款节点、违约条款、知识产权归属、数据跨境传输等要素。5.2合同评审5.2.1采用“N+3”评审机制：业务、财务、法务为固定成员，根据合同类型动态加入技术、供应链、人力。5.2.2评审结论分“通过、修改后通过、否决”三类，修改后通过须二次会签；否决须说明理由并留档。5.2.3评审时限：一般合同3个工作日，重大合同5个工作日；超时未反馈视为“无异议”，系统默认通过。5.3合同签署5.3.1优先使用“可信电子签名”，符合《电子签名法》可靠电子签名要求；确需纸质签署的，须骑缝章、签署页小签。5.3.2合同签署前须完成“背调”：对方主体资格、信用记录、诉讼被执行情况；背调报告随合同一并存档。5.3.3我方签字人须为法定代表人或授权委托人，授权书须明确合同编号、授权期限、权限范围。5.4合同履行5.4.1系统自动生成《履约进度表》，关键节点包括预付款、发货、验收、尾款、质保到期；责任人须上传佐证。5.4.2财务付款须以系统节点为依据，无节点或节点未达成拒绝付款；特殊情形须总经理加签。5.4.3合同变更、补充协议须重新履行评审流程，编号在原合同后加“-B1、-B2”；口头变更无效。5.5合同终止与解除5.5.1正常终止须由承办人发起“终止确认”，经法务审核、对方盖章后归档。5.5.2提前解除须附《解除协议》及风险处置报告，说明资产返还、保密延续、违约责任；涉诉案件同步移交法务。5.6合同借阅5.6.1借阅人通过系统提交申请，填写用途、借阅期限、归还方式；机密级合同须分管高管审批。5.6.2借阅期限不超过10个工作日，到期前1日系统短信提醒；续借须重新审批。5.6.3借阅过程全程监控：电子文件加水印、禁止下载；纸质文件使用扫描复合机，留存借阅影像。第六章电子档案技术规范6.1文件格式6.1.1文本类采用PDF/A-2b，分辨率≥300dpi，嵌入字体子集；图纸类采用DWG、PDF双格式存储。6.1.2音视频采用MP4（H.264/AAC），采样率48kHz，码率不低于1Mbps；重要录像须同步转写文字。6.2元数据6.2.1核心元数据18项：全宗号、分类号、件号、题名、责任者、成文日期、页数、载体、密级、保管期限、开放标识、版权信息、系统捕获时间、捕获人、格式、大小、哈希值、版本号。6.2.2元数据与文件须绑定封装为ZIP包，哈希算法采用SHA-256，防止篡改。6.3存储架构6.3.1采用“在线—近线—离线”三级：在线SSD阵列保存6个月内数据，近线机械盘保存7年内数据，离线蓝光光盘保存永久与30年数据。6.3.2同城双活机房+异地容灾机房，距离≥300公里；RPO、RTO指标写入运维SLA，季度演练一次。6.4备份策略6.4.1在线数据快照每4小时一次，保留48小时；近线数据每天增量备份，保留30天；离线光盘一次性写入，保存两套，异地存放。6.4.2备份完成率纳入运维KPI，低于99.9%须提交书面说明。6.5迁移与转换6.5.1每三年进行格式风险扫描，发现格式濒临淘汰，须在12个月内完成迁移；迁移后须100%质检，差错率低于0.01%。6.5.2迁移报告须由档案室、信息中心、第三方检测机构三方签字，存入档案永久保存。第七章库房与实物管理7.1库房选址7.1.1远离强震动、强辐射、易燃爆场所，地面荷载≥12kN/m²；库房与办公区物理隔离，设独立出入口。7.1.2防火等级一级，安装IG541气体灭火系统，喷头保护半径≤7.5米；严禁使用水喷淋。7.2温湿度控制7.2.1纸质档案温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，日波动≤±2℃、±5%RH；全年监测数据自动上传云端。7.2.2磁性载体单独设防磁柜，磁场强度≤50奥斯特；光盘使用PP密封盒，存放温度4℃—20℃。7.3密集架与标识7.3.1采用电动密集架，荷载≥80kg/层，通道宽度≥1米；轨道终端设缓冲装置，防止脱轨。7.3.2档案盒脊背标签含二维码，扫码可查看元数据；标签颜色区分密级：红—机密、橙—秘密、黄—内部限制、绿—内部公开。7.4出入库7.4.1实行“双人双锁”，钥匙分持，不得随身携带；出入库须在RFID通道门扫描，自动生成日志。7.4.2出库超24小时须填写《延期说明》，部门负责人签字；超7天须报档委会审批。7.5盘点与销毁7.5.1每年10月进行年度盘点，核对库房、系统、台账三账一致；差异率超过0.5%启动问责。7.5.2到期档案由档案室列出清册，送交档委会审议；销毁采用“碎浆+焚烧”双方式，留存影像记录不少于3年。第八章利用与开放8.1内部利用8.1.1员工通过系统检索，在线浏览、申请复制；复制件加盖“档案复制专用章”，注明用途、份数、日期。8.1.2涉密档案利用须填写《保密承诺书》，使用专用阅览室，禁止手机、相机、无线设备带入。8.2外部利用8.2.1政府机关、司法部门依法调阅，须出具正式公函，由法务部核验、总经理批准；提供复制件须隐去无关商业秘密。8.2.2合作方因审计、尽调需要利用，须签署《保密协议》，使用场所设独立网络，屏幕水印全程追踪。8.3开放范围8.3.1内部公开级档案满3年可对内开放；秘密级满10年、机密级满20年经解密审查后可降密开放。8.3.2开放目录每年更新一次，通过公司知识库发布；员工可点赞、评论，实现知识互动。第九章安全与保密9.1人员安全9.1.1档案人员入职须通过背景调查，签署《保密及竞业限制协议》；离岗时进行离职审计，收回全部权限。9.1.2每两年组织一次保密教育培训，考核不合格须补考，仍不合格调离岗位。9.2网络安全9.2.1档案系统部署在私有云，采用零信任架构，所有API接口须OAuth2.0认证；传输层TLS1.3加密。9.2.2系统日志保留不少于6个月，异常登录即触发短信+邮件双因子告警。9.3介质安全9.3.1纸质档案出库使用一次性防伪封签，破损即视为失效；重新封装须档案室主任批准。9.3.2报废硬盘、光盘须使用消磁机及碎盘机，留存粉碎后照片，照片含GPS位置、时间戳。第十章绩效考核与奖惩10.1考核指标10.1.1归档及时率=按期归档件数÷应归档件数×100%，目标值≥98%。10.1.2合同履约节点录入及时率≥99%，差错率≤0.5%。10.1.3盘点差异率≤0.5%，全年零丢失。10.2奖励10.2.1超额完成指标且排名前三的部门，授予“档案管理流动红旗”，年度绩效加3分。10.2.2个人提出优化建议被采纳，按节省成本的5%给予奖励，上限5万元。10.3惩罚10.3.1归档不及时每超1天扣0.5分；丢失档案1件，按评估价值赔偿，最高扣减全年绩效50%。10.3.2泄露机密级档案，解除劳动合同并追究法律责任；给公司造成损失的，全额赔偿。第十一章培训与持续改进11.1新员工入职3个月内