关于案件咨询、信息共享、联席会议以及联合督办的相关制度

关于案件咨询、信息共享、联席会议以及联合督办的相关制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于全面风险管理、合规经营的相关规定制定，结合企业实际发展需求，旨在通过规范案件咨询、信息共享、联席会议及联合督办等管理活动，强化风险防控能力，提升专项管理水平，保障企业资产安全与经营合规。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖以下场景：（一）案件调查与法律咨询的规范化处理；（二）跨部门、跨层级信息交互与共享的标准化管理；（三）重大风险事项的协同会商与决策支持；（四）联合督办事项的进度监控与责任落实。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指企业围绕特定领域（如法律合规、财务风险、业务操作等）建立的全流程风险识别、管控、处置及改进机制，涵盖制度设计、流程嵌入、技术支持及责任考核等要素。（二）“XX风险”是指企业在经营活动中可能引发法律纠纷、财务损失、声誉损害或资源浪费的不确定性事件，分为一般风险、重大风险及特别重大风险。（三）“XX合规”是指企业经营活动、业务流程及管理行为符合国家法律法规、行业规范及内部制度要求的状态，以预防性管理为核心，强调事前控制与事中监督。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：管理范围覆盖所有业务领域及关键环节，确保无死角、无盲区；（二）责任到人：明确各级组织及个人的管理职责，实现风险闭环；（三）风险导向：优先管控高风险事项，动态调整管理资源；（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度流程与技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对XX专项管理负总责，承担统筹决策、资源保障及最终监督责任；分管相关业务的领导为直接责任人，负责具体组织协调与实施监督。第六条设立XX专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，相关职能部门负责人为成员，主要履行以下职能：（一）审议XX专项管理年度计划与重大决策事项；（二）统筹协调跨部门专项工作的协同推进；（三）监督专项管理制度的执行效果与责任落实；（四）审议重大风险事件的处置方案。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门（如合规部、法务部等）职责：1.组织制定XX专项管理制度及操作指南；2.定期开展专项风险识别与评估；3.监督业务部门落实管理要求，并进行考核；4.负责专项培训与宣传，提升全员合规意识。（二）专责部门（如财务部、内审部等）职责：1.负责本领域业务合规性审核与流程优化；2.识别并处置专项领域的操作风险；3.提供技术支持，推动信息化工具应用；4.参与重大风险事件的调查处置。（三）业务部门/下属单位职责：1.落实XX专项管理要求，开展日常风险自查；2.按规定上报风险事件与合规问题；3.参与联合督办事项的执行与反馈；4.确保员工理解并遵守相关制度。第八条基层执行岗的合规操作责任：（一）岗前须签署合规承诺书，明确个人在XX专项管理中的义务；（二）发现业务操作与制度不符时，应及时向上级或牵头部门报告；（三）参与风险事件处置时，须按流程记录并配合调查；（四）接受专项培训后，须证明掌握操作规范。第三章专项管理重点内容与要求第九条案件咨询管理：（一）合规标准：建立案件咨询渠道（如专线电话、在线平台），确保咨询事项的及时响应；咨询内容须记录存档，涉及重大风险需立即上报；法律意见须由具备资质人员出具，并经复核。（二）禁止行为：严禁以咨询为名规避监管要求，严禁泄露咨询内容用于非法目的。（三）重点防控：防范咨询渠道被滥用导致的内部信息泄露，加强咨询人员培训，确保意见的权威性。第十条信息共享管理：（一）合规标准：明确信息共享的授权层级与审批流程，敏感信息需经领导小组审批；建立信息共享台账，记录共享主体、内容、时限及用途；共享信息须脱敏处理，避免泄露商业秘密。（二）禁止行为：严禁违规共享客户数据、财务数据等核心信息，严禁擅自扩大共享范围。（三）重点防控：强化数据访问权限管理，定期审计共享记录，建立信息溯源机制。第十一条联席会议管理：（一）合规标准：年度初制定联席会议计划，明确议题、参会部门及频次；会议须有议题清单、决议纪要，并按需向领导小组汇报；参会人员须提前研读材料，确保讨论效率。（二）禁止行为：严禁利用会议决策违规事项，严禁缺席会议影响决策质量。（三）重点防控：防范议题设置偏向个别部门利益，确保会议决策的客观性。第十二条联合督办管理：（一）合规标准：明确督办事项清单、责任部门与完成时限，建立进度跟踪表；督办过程须留痕，重大事项需多次跟踪；对未按期完成的事项，须上报领导小组协调解决。（二）禁止行为：严禁以督办为名推诿责任，严禁虚报进度掩盖问题。（三）重点防控：建立督办闭环机制，确保问题得到实质性解决。第十三条风险识别标准：结合业务特性，制定风险清单，例如：（一）采购领域：供应商尽职调查不充分、招标流程不规范等；（二）财务领域：资金审批超权限、税务申报错误等；（三）数据领域：信息采集不准确、存储未加密等。第十四条禁止性行为清单：（一）严禁未经尽职调查即开展业务；（二）严禁违反授权规定决策；（三）严禁伪造或篡改业务记录；（四）严禁利用XX专项管理职权谋取私利。第十五条专项风险防控点：（一）动态监测：定期更新风险清单，关注政策变化对业务的影响；（二）分级预警：根据风险等级发布预警通知，明确管控措施；（三）应急演练：针对重大风险制定预案，定期组织演练。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年联合专责部门开展制度评估，根据法规变化、业务调整提出修订建议；（二）重大修订需经领导小组审议，并组织全员培训；（三）制度版本须存档管理，确保持续有效。第十七条风险识别预警机制：（一）牵头部门每月组织专项风险排查，形成风险清单；（二）专责部门对高风险项进行分级评估，发布预警通知；（三）业务部门接到预警后须制定整改计划，并上报进展。第十八条合规审查机制：（一）将XX专项管理嵌入业务流程，例如：采购需经法务审核、财务审批需经内审备案；（二）明确“未经审查不得实施”原则，并设置拦截点；（三）审查结果须存档，作为绩效考核依据。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，报牵头部门备案；（二）重大风险由领导小组统筹，成立专项工作组协同处置；（三）明确应急处置流程，包括上报时限、责任分工及资源调配。第二十条责任追究机制：（一）违规情形分类处罚：轻微违规通报批评，一般违规扣减绩效，重大违规移交纪律部门；（二）联动考核：将XX专项管理表现纳入部门年度评优，连续不达标者取消评优资格；（三）建立违规案例库，定期通报警示。第二十一条评估改进机制：（一）每年末牵头部门联合专责部门开展管理有效性评估，形成报告；（二）评估内容包括制度覆盖率、风险处置率、员工合规意识等；（三）评估结果用于优化流程、完善技术工具。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）各级领导干部须在季度会议上汇报XX专项管理进展；（二）设立专项管理专项经费，保障制度实施需求；（三）领导小组每月召开例会，协调跨部门问题。第二十三条考核激励机制：（一）部门考核：XX专项管理得分占年度考核20%，与奖金挂钩；（二）个人考核：一线员工合规操作率作为评分指标，与晋升关联；（三）设立“合规先锋”奖项，奖励表现突出的团队或个人。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年开展合规履职培训，内容涵盖制度解读、案例剖析；（二）一线培训：每季度组织操作规范培训，考试合格方可上岗；（三）宣传渠道：制作合规手册、张贴宣传海报，营造文化氛围。第二十五条信息化支撑：（一）开发XX专项管理信息系统，实现流程线上化、风险实时监控；（二）系统支持自定义审批节点、自动生成报告；（三）定期对系统进行漏洞扫描，确保数据安全。第二十六条文化建设：（一）发布《XX专项管理合规手册》，作为员工行为准则；（二）每年签署合规承诺书，明确个人责任；（三）组织合规知识竞赛、主题征文，提升全员意识。第二十七条报告制度：（一）风险事件报告：须在2小时内上报牵头部门，48小时内提交初步调查报告；（二）年度管理报告：次年3月底前提