教育培训机构档案管理制度

教育培训机构档案管理制度第一章总则1.1制度定位本制度是教育培训机构在招生、教学、教研、人事、财务、行政、后勤、安全、合规等活动中形成的全部纸质与电子档案的“唯一管理章程”。凡在本机构任职、兼职、实习、外包、合作、顾问、审计、监管、家长、学员等任何主体，只要接触或产生档案，均须无条件遵守。1.2管理目标实现“来源可追溯、内容可验证、版本可比对、权限可控制、借阅有留痕、销毁有证据、应急可恢复、审计无盲点”。1.3管理原则（1）一岗一档：任何岗位必须对应唯一档案责任人；（2）一事一卷：同一事项所有证据归集为一卷；（3）一天一归：当日活动当日完成预立卷；（4）一周一清：每周五17:00前完成上周档案质检；（5）一月一迁：上月档案次月第五个工作日完成正式入库；（6）一季一鉴：每季度末完成保管期限鉴定；（7）一年一审：每年12月完成档案管理内部审计。第二章组织与职责2.1档案管理委员会由校长、法务、财务、教学、人事、信息化、安全七部门负责人组成，校长任主任，每月第一个周一召开例会，对档案安全、权限、销毁、外包、系统升级、突发事件进行决策。2.2档案室隶属行政中心，设主任1名、专职档案员2名、兼职档案员若干。主任对管理委员会负责，专职档案员对主任负责，兼职档案员对所在部门负责人及档案室双重负责。2.3部门档案联络员每个部门设1名联络员，资格须通过档案室组织的“档案业务水平考试”，成绩80分以上方可持证上岗，任期一年，可连任。2.4岗位职责清单（1）校长：批准档案制度、年度预算、销毁清单、应急预案；（2）法务：审核涉密范围、隐私脱敏标准、对外提供流程；（3）财务：审核凭证类档案装订、编号、扫描、保管期限；（4）教学：确保教案、试卷、成绩、评价、录像、作业原件完整；（5）人事：确保合同、考勤、绩效、培训、离职证明无缺失；（6）信息化：负责电子档案系统、备份、加密、防勒索、日志；（7）安全：负责库房消防、门禁、监控、防水、防虫、温湿度；（8）档案室：执行全部技术环节并留存操作日志；（9）联络员：负责本部门预立卷、移交、借阅、催收、整改。第三章文件材料归档范围与保管期限表3.1教学类（1）教学计划、课程大纲：永久；（2）教案、课件、教研记录：10年；（3）学员试卷、作品、成绩册：5年；（4）课堂录像、直播回放：3年；（5）外教备案、教材版权证明：永久。3.2学员类（1）入学登记表、身份证复印件、照片：5年；（2）缴费凭证、退费申请、协议：10年；（3）出勤、课堂表现、奖惩记录：3年；（4）家长沟通记录：3年；（5）结业证书存根：永久。3.3人事类（1）劳动合同、保密协议、竞业限制：离职后10年；（2）入职体检、背景调查：离职后3年；（3）绩效考核、晋升、处罚：离职后5年；（4）培训签到、外派证书：3年；（5）离职交接单：永久。3.4财务类（1）原始凭证、发票、收据：10年；（2）银行对账单、POS单：10年；（3）预算、决算、审计报告：永久；（4）固定资产卡片：报废后5年；（5）税务申报、减免资料：10年。3.5行政后勤类（1）公章使用登记：永久；（2）采购合同、维保记录：履约结束后5年；（3）消防巡查、食品安全台账：3年；（4）视频监控索引：3个月，重大事件永久；（5）疫情、安全演练记录：3年。3.6合规与风险类（1）办学许可证、年检、变更批复：永久；（2）行政处罚、投诉处理：永久；（3）诉讼、仲裁、调解文书：永久；（4）隐私影响评估报告：3年；（5）数据泄露事件报告：永久。第四章预立卷与移交4.1预立卷流程（1）事项启动时，由事项责任人新建“预立卷袋”，袋面粘贴二维码，扫码后系统自动生成唯一卷号；（2）过程中所有纸质文件即时装入，电子文件上传至“预立卷区”，系统保留水印、时间戳、上传人；（3）事项结束后3个工作日内，责任人完成“预立卷说明”，包括事项摘要、起止时间、关键人、保管期限、密级；（4）部门联络员5个工作日内完成初审，合格后提交档案室。4.2正式移交（1）档案室2个工作日内完成复核，复核率100%，抽检率不低于30%；（2）复核通过后，责任人、联络员、档案员三方在“电子移交清单”上CA签名，系统自动锁定预立卷区文件，转入“正式库”；（3）纸质档案同步入库，打印“移交回执”一式两份，一份贴于卷盒，一份交责任人留存；（4）未通过复核的，系统自动生成整改单，限期3个工作日完成，逾期按50元/卷/天扣罚责任人，上限500元。第五章分类、编号与编目5.1分类方案采用“机构—职能—年度—保管期限”四级树状结构，共设置8个一级类目、66个二级类目、218个三级类目，代码长度固定8位，确保未来20年不需扩容。5.2编号规则（1）全宗号：J+省级代码+机构序列号，共5位；（2）目录号：一级类目2位+二级类目2位+年度4位；（3）案卷号：流水6位，不足补零；（4）件号：流水3位；（5）电子文件名：全宗号_目录号_案卷号_件号_版本号.扩展名，版本号从V01开始，每次修改递增。5.3编目要素必填字段25项，包括题名、责任者、日期、页数、载体、密级、开放程度、关联课程、关联学员、关联合同、关联资产、关联项目、关键词、语种、文件格式、文件大小、哈希值、脱敏状态、水印状态、备份状态、销毁年限、鉴定日期、鉴定人、备注；选填字段10项，支持自定义。5.4系统自动校验编目保存时，系统对哈希值、日期逻辑、页数、文件大小、开放程度与密级冲突、关键词重复、版本号连续性进行7重校验，任何一项不通过无法保存，并弹窗提示修改。第六章纸质档案整理与装具6.1纸张要求除特殊原件外，一律使用70克A4复印纸，PH值7.5—8.5，无荧光增白剂；图纸采用80克蓝图纸；照片采用6寸光面冲洗+无酸纸袋。6.2拆除与修整（1）不锈钢订书钉、回形针、大头针必须拆除，改用不锈钢骑马钉或棉线三孔左侧装订；（2）破损文件先冷裱，再热熔修边；（3）A3图纸叠图后折成A4，图签朝外；（4）热敏纸（如POS单）须复印一份附后，原件单独封存。6.3排序与编页（1）按“结论—过程—依据”顺序排列；（2）空白页剔除，倒页、重页、缺页在备考表注明；（3）页码用2B铅笔在正面右下角、背面左下角编写，漏页用“漏页专用章”盖“此页空白”；（4）一份文件多册时，各册自起止页号，跨册连续总页号在封面注明。6.4装具与标签（1）案卷厚度不超3cm，超则分卷；（2）卷盒采用850克进口无酸牛皮纸，耐折度≥1200次；（3）卷脊标签含全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、密级、条形码，字体为思源黑体12pt；（4）卷内首页放“卷内目录”，末页放“备考表”，备考表须由立卷人、检查人、日期三栏手写签名。第七章电子档案技术规范7.1采集（1）电子文件来源分四类：业务系统导出、扫描生成、拍摄导入、外部接收；（2）扫描采用600dpi彩色TIFF，压缩为CCITTG4，OCR识别率≥99%，生成双层PDF；（3）拍摄使用档案室统一分配的手机，开启GPS、时间、防篡改水印；（4）外部接收须通过“文件消毒区”，经360杀毒+火绒+自研校验脚本三重清洗后方可入库。7.2存储（1）采用“本地双活+异地冷备”架构，本地主存储RAID6，冷备使用蓝光光盘，寿命≥100年；（2）每年3月、9月进行光盘全套可读性检测，错误率>10-4即触发重刻；（3）电子档案容量按每年增长30%预留，存储池低于70%触发扩容预警；（4）禁止任何人员私自携带移动硬盘、U盘接入档案VLAN，违规者一次记过，两次降薪。7.3元数据采用ISO23081-2:2021模型，自定义元数据方案含128项，其中强制项56项，可扩展项72项，支持中英双语。7.4封装使用ZIP+AES256加密封装，封装包内包含：电子原文、OCR文本、元数据XML、签名文件、策略文件、哈希清单；封装完成即生成<UUID>.arc文件，上传至“长期保存库”，同时打印二维码贴于纸质卷盒脊背，实现纸电一体。第八章库房管理8.1选址与建筑（1）设在建筑二层及以上，避开底层、顶层、水管、燃气管、配电房；（2）荷载≥12kN/m²，抗震烈度≥8度，耐火等级一级；（3）地面铺设防静电PVC卷材，电阻106—109Ω；（4）窗户采用中空夹胶防紫外玻璃，透光率≤30%。8.2环境（1）温度14—24℃，日波动±2℃；相对湿度45—55%，日波动±5%；（2）采用恒温恒湿空调+新风+除湿+加湿四联供，传感器每2分钟采集一次，异常5分钟内短信、企业微信、声光三重报警；（3）库房入口设风淋室，进入须更换无纤维工作服、口罩、鞋套；（4）每周一次吸尘器+无尘布清洁，每月一次紫外线臭氧杀菌，每季度一次专业虫害消杀，均须留存记录。8.3消防（1）采用IG541气体灭火，喷放时间≤60s，浸渍时间≥10min；（2）烟感、温感、极早期空气采样三重交叉；（3）库房内严禁水源灭火，室外设置消火栓，栓口距门≤5m；（4）每年11月9日进行一次无预案消防演练，全员参与，合格率100%。8.4安防（1）人脸识别+IC卡双因子，陌生人闯入1秒内锁门并报警；（2）监控采用4K星光级摄像头，24小时不间断，存储90天；（3）红外幕帘覆盖全部窗户，断电后UPS续航4小时；（4）档案室主任每月抽查监控，发现异常即刻通报安全部。第九章权限与借阅9.1权限矩阵将档案分为公开、内部、秘密、机密、绝密五级，系统内置“权限魔方”模型，支持按人、按岗、按项目、按时间、按IP五维动态授权，授权颗粒度到“件”。9.2借阅方式（1）线上预约：通过企业微信“档案机器人”提交，系统30秒内返回审批链；（2）线下借阅：填写《纸质档案借阅单》，经部门负责人、档案室主任、法务三层审批，一般档案2小时完成，涉密档案24小时完成；（3）复制：原则上只允许整卷复制，涉密文件须使用档案室专用复印机，复印机硬盘每季度清零并出具报告；（4）外借：绝密级禁止外借，机密级须经校长书面批准，借期不超过3天，逾期每天按卷价值的1%收取滞纳金。9.3归还与催收（1）归还时由档案员逐页检查，缺页、污损、圈划须当场填写《档案损坏记录》，责任人签字确认；（2）系统提前1天、当天、逾期1天三次自动提醒；（3）逾期7天未归还，系统自动冻结责任人全部档案权限，并抄送HR扣减当月绩效5%。第十章鉴定与销毁10.1鉴定组织成立5人鉴定小组：档案室主任、法务、业务专家、财务、信息化，实行票决制，4票以上通过方可销毁。10.2鉴定流程（1）每季度末系统自动生成待鉴定清单，鉴定小组15日内完成初审、复审、终审；（2）对拟销毁档案逐卷扫码，系统弹出历史借阅、关联案件、潜在纠纷提示；（3）需延长保管的，在系统中一键变更，自动生成新保管期限，并重新计算到期日。10.3销毁方式（1）纸质：采用德国进口碎纸机，颗粒≤2×2mm，现场称重、拍照、录像，全程三人监督；（2）电子：使用DoD5220.22-M标准，先逻辑清零再物理粉碎，粉碎后颗粒≤3mm，现场双人签字；（3）销毁完成后5个工作日内生成《销毁报告》，含原因、方式、时间、地点、监督人、视频文件名、哈希值，永久保存。第十一章备份与恢复11.1备份策略（1）实时快照：每15分钟一次，保留24小时；（2）日备份：每天2:00一次，保留30天；（3）周备份：每周日4:00一次，保留12周；（4）月备份：每月1日0:00一次，保留12个月；（5）年备份：每年1月1日10:00一次，永久保留；（6）异地备份：每日增量同步至200公里外电信机房，RPO≤15分钟，RTO≤2小时。11.2恢复演练（1）每季度进行一次“无通知”恢复演练，随机抽取备份集，2小时内完成恢复，数据完整率100%；（2）演练失败即启动问责，档案室主任当月绩效清零，信息化部扣减20%。第十二章审计与考核12.1内部审计（1）每年12月由审计部牵头，采用“穿透式”抽样，对全年100%销毁卷、30%在库卷、10%借阅记录进行审计；（2）发现问题按“轻微、一般、重大、特别重大”四级分类，轻微3日内整改，一般7日，重大30日，特别重大立即停岗；（3）审计报告提交档案管理委员会，并同步抄送董事会。12.2外部审计（1）每三年聘请具备国家档案局甲级资质的第三方机构进行合规审计；（2）审计结果在机构官网公示不少于10个工作日；（3）对审计提出的不符合项，须在30日内提交整改计划，90日内完成整改并提交证据。12.3绩效考核（1）档案工作占部门年度绩效权重15%，个人占10%；（2）考核指标：归档及时率≥98%、完整率≥99%、准确率≥99%、借阅满意度≥90%、安全事故0起；（3）每降低1个百分点扣减绩效2%，每发生1起安全事故全年绩效清零。第十三章应急与灾备13.1突发事件分级（1）Ⅰ级：火灾、水灾、地震、爆炸、网络攻击、勒索病毒；（2）Ⅱ级：空调故障、UPS失效、系统崩溃、监控断线；（3）Ⅲ级：单盘损坏、个别文件损坏、轻度水浸、误操作删除。13.2应急