合作社生产原料采购制度

PAGE合作社生产原料采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范合作社生产原料采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，保证所采购原料的质量符合生产要求，降低采购成本，提高合作社经济效益，促进合作社持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于合作社所有生产原料的采购活动，包括但不限于农产品、农资、包装材料等。（三）基本原则1.质量优先原则：采购的生产原料必须符合国家相关质量标准和合作社生产要求，确保产品质量稳定可靠。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受合作社成员监督，严禁暗箱操作。3.成本效益原则：在保证原料质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同。二、采购计划与预算（一）采购计划制定1.生产部门负责根据合作社年度生产计划和销售订单，结合库存情况，制定详细的生产原料采购计划。采购计划应明确原料名称、规格、数量、采购时间等内容。2.采购计划需经生产部门负责人审核、合作社管理层批准后执行。如因市场变化、生产调整等原因需要变更采购计划，应及时办理相关审批手续。（二）采购预算编制1.财务部门根据采购计划，结合市场价格走势，编制采购预算。采购预算应包括采购金额、运输费用、仓储费用等各项支出。2.采购预算经财务部门负责人审核、合作社管理层批准后，作为采购资金控制的依据。在采购过程中，应严格控制采购成本，确保不超出预算范围。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门负责通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资质，具有良好的信誉和生产供应能力。2.对潜在供应商进行实地考察，评估其生产规模、设备状况、质量管理体系、环保措施等方面情况。考察结束后，填写供应商考察报告，提出是否选用的建议。3.根据考察结果，确定合格供应商名单。合格供应商名单需经采购部门负责人审核、合作社管理层批准后生效。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.建立供应商评估考核指标体系，采用定量与定性相结合的方式进行评估。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（三）供应商关系维护1.采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。2.定期组织供应商座谈会，加强与供应商的合作与交流，共同探讨如何提高产品质量、降低成本、优化服务等方面的问题。四、采购流程P1：采购申请1.生产部门根据生产需要，填写采购申请表，详细说明所需原料的名称、规格、数量、用途、预计到货时间等信息。2.采购申请表经生产部门负责人签字确认后，提交至采购部门。P2：采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性进行审核。审核通过后，报采购部门负责人审批。2.采购部门负责人根据采购预算和实际情况，对采购申请进行审批。审批通过后，交由采购人员办理采购业务。如采购申请超出预算范围或不符合相关规定，采购部门负责人应提出修改意见或不予批准。P3：采购询价1.采购人员根据采购申请，向合格供应商发出询价单，询价单应明确原料的规格、数量、质量要求、交货期、价格等内容。2.供应商收到询价单后，应在规定时间内回复报价。采购人员收集整理各供应商的报价信息，进行比较分析，选择报价合理、质量可靠、信誉良好的供应商作为潜在合作对象。P4：采购谈判1.采购人员与潜在合作供应商进行采购谈判，就原料价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款进行协商，争取达成双方满意的采购合同。2.谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的需求和底线，同时坚守合作社的利益，确保采购合同条款合理、公平、有利。谈判结束后，形成采购谈判记录。P5：采购合同签订1.采购谈判达成一致意见后，采购人员起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括原料名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经采购部门负责人审核、合作社法律顾问审查后，提交合作社管理层审批。审批通过后，由合作社法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。P6：采购订单下达1.采购合同签订后，采购人员根据合同条款，下达采购订单。采购订单应明确订单编号、原料名称、规格、数量、交货期、交货地点等信息，并发送给供应商。2.采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。P7：原料验收1.原料到货前，采购人员应通知质量检验部门做好验收准备工作。质量检验部门根据相关质量标准和采购合同要求，对到货原料进行检验。2.验收内容包括原料的品种、规格、数量、质量、包装等方面。验收合格的原料，质量检验部门出具验收报告；验收不合格的原料，应及时通知采购人员与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。P8：采购付款1.采购人员根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，详细说明付款金额、付款方式、付款时间等信息。2.付款申请单经采购部门负责人审核、财务部门审核、合作社管理层批准后，办理付款手续。财务部门应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，确保合作社资金安全。五、采购风险管理（一）市场风险1.关注市场价格波动情况，建立市场价格监测机制，及时掌握原料价格变化趋势。2.根据市场价格波动情况，合理调整采购计划和采购时机，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场价格风险。（二）质量风险1.加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量合格证明文件，并定期对供应商产品进行抽检。2.严格执行原料验收制度，确保所采购原料质量符合要求。如发现质量问题，应及时采取措施处理，避免对生产造成影响。（三）供应商违约风险1.在采购合同中明确供应商的违约责任，加大对供应商违约行为的约束力度。2.加强对供应商的日常管理和监督，及时了解供应商的经营状况和信用情况。如发现供应商存在违约风险，应及时采取措施，如要求供应商提供担保、调整采购合同条款等，降低违约风险。（四）法律风险1.采购人员应熟悉相关法律法规，确保采购活动合法合规。在采购合同签订过程中，应严格审查合同条款，避免出现法律漏洞。2.定期组织采购人员进行法律法规培训，提高采购人员的法律意识和风险防范能力。如遇重大法律问题，及时咨询法律顾问，寻求专业法律意见。六、采购监督与审计（一）内部监督1.合作社设立采购监督小组，成员包括合作社成员代表、财务人员、审计人员等。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公开透明。2.采购监督小组定期对采购计划执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）审计监督1.合作社审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购业务的真实性、合法性、效益性。审计内容包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购资金支付等方面。2.审计部门根据审计结果，出具审计报告，对发现的问题提出审计建议和处理意见。采购部门应根据审计报告要求，及时整改存在的问题，并将整改情况反馈给审计部门。七、信息管理（一）采购信息收集1.采购人员应及时收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品质量信息、行业动态信息等。2.建立采购信息收集渠道，通过网络、报纸、杂志、行业协会、供应商反馈等方式获取采购信息。采购人员应定期对收集到的信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。（二）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购部门、生产部门、