公用车辆开支财务制度

PAGE公用车辆开支财务制度一、总则（一）制定目的为了加强公司公用车辆开支的财务管理，规范公用车辆费用的核算与控制，提高资金使用效益，确保公司公用车辆的正常运行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有公用车辆的购置、使用、维修、保养、保险及其他相关费用的财务管理。（三）基本原则1.合规性原则严格遵守国家有关法律法规和财务制度，确保公用车辆开支的合法性、合规性。2.预算管理原则公用车辆开支实行预算管理，纳入公司年度预算体系，确保费用支出的合理性和可控性。3.效益优先原则在保障公用车辆正常运行的前提下，优化费用支出结构，提高资金使用效益。4.权责明确原则明确各部门在公用车辆开支管理中的职责和权限，确保各项费用支出责任清晰。二、车辆购置管理（一）购置预算1.各部门根据工作需要，提前编制公用车辆购置预算，详细说明购置车辆的型号、数量、用途、预计购置时间及资金来源等。2.购置预算经部门负责人审核后，报公司财务部门汇总，由财务部门结合公司年度预算安排进行审核。3.财务部门审核通过后的购置预算提交公司管理层审批，最终确定年度公用车辆购置计划。（二）购置流程1.采购部门根据批准的购置计划，按照公司采购管理制度进行车辆采购。2.采购过程中，应严格遵循公开、公平、公正的原则，选择具有良好信誉和资质的供应商，确保车辆质量和售后服务。3.车辆购置合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交财务部门备案，作为财务核算和付款的依据。（三）入账管理1.车辆购置完成后，采购部门应及时办理车辆交接手续，并取得车辆购置发票、车辆行驶证、车辆购置税完税证明等相关资料。2.财务部门根据上述资料，按照固定资产入账要求，及时进行账务处理，将车辆购置成本计入固定资产科目。三、车辆使用费用管理（一）燃油费1.实行加油卡管理制度，公司统一办理加油卡，指定专人负责加油卡的保管和使用。2.加油卡充值由财务部门根据车辆使用情况和预算安排进行审核后办理，充值金额应严格控制在预算范围内。3.驾驶员每次加油时，应在加油记录簿上详细记录加油时间、地点、加油量、车辆牌号等信息，并由驾驶员签字确认。4.财务部门定期对加油记录进行核对，确保加油费用的真实性和合理性。（二）维修保养费1.建立车辆维修保养档案制度，记录每辆车的维修保养历史信息，包括维修时间、维修项目、维修费用等。2.车辆维修保养应遵循定点维修原则，由公司指定的维修厂负责车辆的日常维修保养工作。（1）维修厂的选择应通过招标或询价等方式确定，确保维修质量和价格合理。（2）维修厂应建立维修费用台账，详细记录每辆车的维修费用明细，并定期向公司财务部门报送。3.车辆维修保养前，驾驶员应填写维修申请单，注明车辆故障情况、维修项目及预计维修费用等，经部门负责人审核后报公司主管领导审批。4.维修申请单批准后，驾驶员将车辆送至指定维修厂进行维修。维修完成后，维修厂应出具维修发票和维修清单，经驾驶员签字确认后，提交公司财务部门审核报销。5.财务部门对维修费用进行审核时，应重点关注维修项目的必要性、维修价格的合理性以及发票的真实性等。对于超出预算或不合理的维修费用，财务部门有权拒绝报销。（三）保险费1.公司统一办理公用车辆保险，根据车辆使用性质和风险状况，选择合适保险公司和保险险种。2.保险费由财务部门根据车辆保险合同和预算安排进行支付，支付金额应严格控制在预算范围内。3.保险合同签订后，财务部门应及时将保险合同副本存档，并跟踪保险理赔情况。（四）其他费用1.公用车辆的停车费、过路费、过桥费等其他费用，由驾驶员在发生费用时及时取得有效票据，并按照公司费用报销制度进行报销。2.费用报销时，应注明费用发生时间、地点、事由等详细信息，并经部门负责人审核签字后提交财务部门。3.财务部门对其他费用进行审核时，应重点关注费用的真实性和合理性，确保费用支出符合公司规定。四、车辆费用报销管理（一）报销流程1.驾驶员将车辆使用过程中发生的各项费用票据收集整理后，填写费用报销单，注明费用明细、金额、报销日期等信息。2.费用报销单经驾驶员所在部门负责人审核签字后，提交公司财务部门。3.财务部门对费用报销单进行审核，重点审核票据的真实性、合法性、完整性以及费用支出的合理性。审核通过后，报公司主管领导审批。4.公司主管领导审批同意后，财务部门按照公司财务制度进行报销付款。（二）报销时间1.驾驶员应在费用发生后的规定时间内（如每周或每月）及时办理费用报销手续，不得拖延。2.财务部门应在收到报销单据后的规定时间内（如每周或每月固定日期）完成审核和报销工作，确保费用及时支付。（三）报销凭证要求1.所有费用报销必须提供真实有效的发票或其他合法凭证，发票应符合国家税务部门的规定，内容完整、字迹清晰、印章齐全。2.对于不符合报销要求的票据，财务部门有权拒绝报销。五、车辆费用预算管理（一）预算编制1.每年年底，各部门根据下一年度工作任务和车辆使用计划，编制公用车辆费用预算草案，详细列出各项费用的预计金额。2.公用车辆费用预算草案经部门负责人审核后，报公司财务部门汇总。3.财务部门结合公司年度预算目标和实际情况，对各部门提交的预算草案进行审核和调整，形成公司公用车辆费用年度预算方案。（二）预算执行1.公用车辆费用年度预算方案经公司管理层审批后，正式下达各部门执行。各部门应严格按照预算控制各项费用支出，确保预算执行的严肃性。2.财务部门定期对公用车辆费用预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取有效措施进行调整和纠正。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如因工作任务变化、车辆使用情况调整等原因导致预算需要调整的，各部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排等，并经部门负责人审核后报公司财务部门。3.财务部门对预算调整申请进行审核，结合公司财务状况和预算执行情况，提出审核意见。审核通过后的预算调整申请提交公司管理层审批。4.公司管理层审批同意后，财务部门对公用车辆费用预算进行相应调整，并将调整后的预算下达各部门执行。六、车辆资产清查与盘点管理（一）清查盘点计划1.公司定期（如每年一次）组织公用车辆资产清查与盘点工作，制定详细的清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、人员及工作要求等。2.清查盘点计划经公司管理层批准后实施。（二）清查盘点实施1.清查盘点工作由公司财务部门牵头，联合车辆管理部门、使用部门等相关人员共同进行。2.清查盘点过程中，应按照车辆资产台账逐一核对车辆的数量、型号、购置时间、使用状况等信息，确保账实相符。3.对于清查盘点中发现的车辆资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应详细记录并查明原因，提出处理意见。（三）清查盘点报告1.清查盘点工作结束后，财务部门应及时编制公用车辆资产清查盘点报告，报告内容包括清查盘点基本情况、清查盘点结果、存在问题及处理建议等。2.清查盘点报告经公司管理层审核后存档，作为公司公用车辆资产管理的重要依据。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对公用车辆开支财务制度的执行情况进行审计监督，检查各项费用支出是否符合制度规定，预算执行是否严格有效等。2.财务部门应加强对公用车辆费用报销的日常审核监督，确保费用支出的真实性、合法性和合理性。（二）考核机制1.建立公用车辆开支考核机制，将车辆费用控制情况纳入各部门绩效考核指标体系。2.