零售财务制度流程

PAGE零售财务制度流程一、总则（一）目的本制度旨在规范公司零售业务的财务流程，确保财务信息的准确性、及时性和完整性，加强财务管理和内部控制，防范财务风险，提高公司经济效益，保障公司零售业务的健康、稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有从事零售业务的部门、门店及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保公司零售财务活动合法合规。2.准确性原则：财务数据的记录、核算和报告应准确无误，如实反映零售业务的财务状况和经营成果。3.及时性原则：及时处理零售业务中的各项财务事项，保证财务信息的及时传递和反馈，为公司决策提供有力支持。4.完整性原则：涵盖零售业务的各个环节，包括采购、销售、库存、收款、付款等，确保财务流程的全面性和系统性。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，加强对零售财务活动的监督和管理，防范财务风险，保障公司资产安全。二、财务组织与人员职责（一）财务组织架构公司设立独立的财务部门，负责零售业务的财务管理工作。财务部门下设财务经理、会计、出纳等岗位，明确各岗位职责，确保财务工作的有序开展。（二）人员职责1.财务经理全面负责公司零售业务的财务管理工作，制定和完善财务制度、流程和规范。组织编制财务预算、财务报表和财务分析报告，为公司决策提供财务依据。负责财务人员的培训、考核和管理，提高财务团队的业务素质和工作效率。加强与其他部门的沟通协调，参与公司零售业务的重大决策，提供财务支持和风险评估。监督财务制度的执行情况，及时发现和解决财务问题，防范财务风险。2.会计负责零售业务的账务处理，包括凭证编制、账簿登记、报表编制等，确保财务数据的准确性和完整性。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的凭证及时提出整改意见。定期核对账目，进行财产清查，确保账账相符、账实相符。负责税务申报和缴纳工作，合理进行税务筹划，降低公司税负。协助财务经理编制财务预算和财务分析报告，提供相关财务数据和分析资料。3.出纳负责零售业务的资金收付工作，严格按照财务制度和审批流程办理现金收付、银行结算等业务。保管库存现金、有价证券和空白支票等重要票据，确保资金安全。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。定期编制资金报表，向财务经理汇报资金收支情况。协助会计做好其他财务工作，如票据整理、财务档案管理等。三、零售业务财务流程（一）采购流程1.采购申请门店或相关部门根据销售情况、库存状况等因素，填写采购申请表，详细注明采购商品的名称、规格、数量、预计采购日期等信息，并提交给上级主管审批。2.审批上级主管对采购申请进行审核，根据公司采购政策、预算安排等因素，决定是否批准采购申请。如申请金额较大或涉及特殊采购项目，需提交公司管理层审批。3.采购订单下达经审批通过的采购申请，由采购部门负责与供应商签订采购合同或下达采购订单。采购订单应明确商品的名称、规格、数量、价格、交货日期、交货地点等条款，确保双方权益。4.验收入库商品到货后，仓库管理部门负责组织验收。验收人员应按照采购订单和相关标准，对商品的数量、质量、规格等进行核对。验收合格后，填写入库单，办理入库手续。如发现商品存在质量问题或数量不符等情况，应及时与供应商沟通协商解决。5.付款财务部门根据采购合同或采购订单的约定，审核采购发票、入库单等相关凭证无误后，按照公司付款流程办理付款手续。付款方式可根据公司与供应商的协商确定，包括支票、银行转账、电汇等。（二）销售流程1.销售开票门店销售人员根据顾客购买商品的情况，开具销售发票或销售小票。销售发票应注明商品的名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖公司发票专用章。销售小票也应详细记录销售商品的相关信息，作为销售记录的原始凭证。2.收款顾客付款时，收银员应按照公司收款流程进行操作。收款方式包括现金、银行卡、移动支付等。收银员应准确收取款项，并开具收款收据或打印收款凭证。对于银行卡和移动支付，应及时核对交易信息，确保款项到账。3.销售记录销售完成后，门店应及时将销售信息录入销售系统，包括销售日期、商品名称、规格、数量、单价、金额、顾客信息等。销售系统应实时更新库存信息，确保库存数据的准确性。4.资金缴存每日营业结束后，收银员应将当日收取的现金、银行卡等款项缴存银行。缴存时，应填写现金缴存单或银行进账单，注明缴存金额、缴存日期、缴存银行等信息。银行回单应及时交予财务部门进行核对和记账。5.销售结算财务部门定期对销售数据进行汇总和结算，核对销售发票、收款凭证、销售系统数据等信息，确保销售金额的准确性。同时，根据销售情况计算销售毛利、销售税金等指标，编制销售报表，为公司决策提供数据支持。（三）库存管理流程1.库存盘点定期对库存商品进行盘点，确保账实相符。盘点范围包括仓库库存、门店陈列商品等。盘点人员应填写库存盘点表，详细记录商品的名称、规格、数量、实际盘点数量等信息。2.盘盈盘亏处理盘点结束后，如发现库存商品存在盘盈或盘亏情况，应及时查明原因，并编制盘盈盘亏报告。对于盘盈商品，应按照相关规定进行账务处理，增加库存商品价值；对于盘亏商品，应根据不同原因进行相应处理，如属于正常损耗，计入当期损益；如属于人为原因造成的损失，应由责任人承担赔偿责任。3.库存报表编制根据库存盘点结果和日常库存变动情况，编制库存报表，反映库存商品的数量、金额、库存结构等信息。库存报表应定期提交给财务经理和相关部门负责人阅知，为公司库存管理决策提供依据。4.库存预警设定库存预警指标，如最低库存、最高库存等。当库存商品数量接近或超出预警指标时，系统自动发出预警信息，提醒相关人员及时采取采购或促销等措施，优化库存结构，降低库存成本。（四）收款与付款流程1.收款流程顾客付款时，收银员应按照规定的收款流程操作，准确收取款项，并开具收款凭证。每日营业结束后，收银员将当日收取的现金、银行卡等款项缴存银行，并提交银行回单给财务部门。财务部门核对收款凭证和银行回单，确保收款金额与销售记录一致。如发现收款差异，应及时查明原因并进行处理。对于长款，应及时退还顾客或调整账目；对于短款，应由责任人承担相应责任。2.付款流程采购付款：财务部门收到采购发票、入库单等相关凭证后，按照公司付款流程进行审核。审核无误后，填写付款申请单，注明付款金额、付款对象、付款方式等信息，并提交给上级主管审批。费用报销付款：员工填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关发票和审批文件。财务部门对费用报销单进行审核，审核通过后办理付款手续。工资发放付款：人力资源部门根据员工考勤、绩效等情况编制工资表，财务部门审核工资表无误后办理工资发放手续。工资发放方式可选择银行代发或现金发放，具体方式根据公司规定执行。付款审批：付款申请单应按照公司审批权限进行审批，金额较小的付款由部门主管审批；金额较大的付款需提交公司管理层审批。审批通过后，财务部门按照付款方式进行付款操作。四、财务核算与报表（一）财务核算原则1.采用权责发生制原则，以实际发生为依据进行会计核算，正确计算收入与成本费用，确保财务报表真实反映公司零售业务的财务状况和经营成果。2.遵循借贷记账法，按照会计科目进行分类核算，确保会计分录的准确性和规范性。3.会计核算应及时、准确、完整，不得提前或延后结账，保证财务信息的及时性和可比性。（二）会计科目设置根据零售业务的特点和财务核算要求，设置以下主要会计科目：1.资产类：库存现金、银行存款、应收账款、库存商品、固定资产、累计折旧等。2.负债类：应付账款、应付职工薪酬、应交税费、短期借款等。3.所有者权益类：实收资本、资本公积、盈余公积、未分配利润等。4.损益类：主营业务收入、主营业务成本、销售费用、管理费用、财务费用、营业税金及附加、所得税费用等。（三）财务报表编制1.资产负债表：反映公司在某一特定日期的财务状况，包括资产、负债和所有者权益的构成情况。资产负债表应根据总账和明细账的期末余额编制，确保数据准确无误。2.利润表：反映公司在一定会计期间的经营成果，包括收入、成本费用和利润的实现情况。利润表应按照权责发生制原则编制，准确计算各项收入和成本费用，反映公司的盈利能力。3.现金流量表：反映公司在一定会计期间内现金和现金等价物的流入和流出情况，包括经营活动、投资活动和筹资活动产生的现金流量。现金流量表应根据现金日记账、银行存款日记账等相关资料编制，为公司资金管理提供重要依据。4.财务报表附注：对财务报表中的重要项目进行详细说明，包括会计政策、会计估计变更、重大事项等，以便报表使用者更好地理解财务报表的内容。（四）财务分析1.定期对财务报表进行分析，包括偿债能力分析、盈利能力分析、营运能力分析等，评估公司零售业务的财务状况和经营成果。2.通过财务指标分析，如资产负债率、毛利率、净利率、存货周转率、应收账款周转率等，发现公司经营中存在的问题和潜在风险，为公司决策提供参考依据。3.根据财务分析结果，撰写财务分析报告，提出改进建议和措施，帮助公司管理层优化经营决策，提高公司经济效益。五、内部控制与风险管理（一）内部控制制度1.建立健全内部控制制度，明确各部门和岗位的职责权限，确保财务流程的规范运行。2.实行不相容职务分离制度，如采购与验收、销售与收款、付款审批与执行等岗位相互分离，防止舞弊行为的发生。3.加强对财务印章、票据、空白支票等重要物品的管理，建立严格的保管和使用制度，确保物品安全。4.定期对内部控制制度的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并加以整改，不断完善内部控制体系。（二）风险管理1.识别零售业务中的财务风险，如市场风险、信用风险、库存风险、资金风险等，并制定相应的风险应对措施。2.加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和竞争对手情况，合理制定采购、销售策略，降低市场风险。3.建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行评估和管理，控制信用风险。对于信用状况不佳的客户，应采取适当的风险防范措施，如减少赊销额度、加强货款催收等。4.优化库存管理，合理控制库存水平，降低库存积压和缺货风险。通过库存预警、库存盘点等措施，及时发现和解决库存问题。5.加强资金管理，合理安排资金收支，确保资金安全。严格控制资金使用审批流程，防范资金挪用和浪费等风险。同时，合理运用资金，提高资金使用效率，降低资金成本。六、财务档案管理（一）档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、合同协议、银行对账单、发票存根等与零售业务财务活动相关的各类文件和资料。（二）档案整理与归档1.会计人员应及时对财务资料进行整理和分类，确保资料的完整性和准确性。2.按照档案管理的要求，将财务资料装订成册，并编制档案目录，注明档案名称、年度、月份、编号等信息，便于查找和管理。3.将整理好的财务档案移交档案管理部门进行归档保存，档案管理部门应建立档案台账，记录档案的入库、保管、借阅等情况。（三）档案保管期限财务档案的保管期限应按照国家法律法规和相关规定执行。一般情况下，会计凭证、会计账簿等主要档案保管期限为30年；财务报表、税务申报资料等保管期限为10年；其他重要档案根据实际情况确定保管期限。（四）档案借阅与销毁1.因工作需要借阅财务档案的，应填写借阅申请表，注明借阅