财务制度合同管理规定

PAGE财务制度合同管理规定一、总则（一）目的本规定旨在加强公司财务制度合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等环节的财务事项，防范财务风险，保障公司合法权益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本规定适用于公司及所属各部门、各分支机构在各类经济活动中涉及的财务制度合同管理。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行等必须符合国家法律法规和行业标准，确保公司行为合法合规。2.全面性原则：涵盖合同从订立到终止全过程的财务管控，不留管理死角。3.准确性原则：财务数据记录、核算等必须准确无误，为合同管理提供可靠依据。4.及时性原则：及时处理合同相关财务事项，避免延误导致风险增加。5.保密性原则：对合同涉及的财务信息严格保密，防止信息泄露。二、合同签订阶段的财务管理（一）合同预算管理1.各部门在签订合同前，应进行项目预算编制。预算内容包括收入、成本、费用、利润等预计情况，并提交财务部门审核。2.财务部门依据公司战略规划、历史数据、市场行情等，对预算的合理性、准确性进行评估，提出审核意见。对于重大合同预算，需组织相关部门进行专题研讨。（二）合同条款审核1.财务部门参与合同条款审核，重点关注涉及财务的条款，如价款支付方式、结算周期、发票开具、违约责任中的财务赔偿等。2.对于价款支付方式，应根据公司资金状况、业务特点等，选择合适的方式，如一次性支付、分期支付、银行承兑汇票等，并明确支付时间节点。3.结算周期应合理确定，避免过长或过短影响公司资金流动。同时，要明确结算依据和方式，确保财务核算准确。4.发票开具条款要明确发票类型（增值税专用发票或普通发票）、开具时间、内容要求等，符合税务法规。5.违约责任中的财务赔偿条款应具体明确，包括赔偿金额计算方式、支付时间等，以保障公司利益。（三）合同审批1.合同签订前，需按照公司规定的审批流程进行审批。审批表中应包含财务审核意见栏。2.财务部门根据审核情况，在审批表中签署同意、不同意或补充完善意见。对于不符合财务规定或存在重大财务风险的合同，有权否决。3.审批通过的合同，由授权代表签字盖章后生效。三、合同履行阶段的财务管理（一）收入管理1.业务部门负责合同收入的跟踪与确认，按照合同约定及时与客户沟通，确保收入按时足额到账。2.财务部门根据业务部门提供的收入确认资料，按照会计准则进行收入核算，并定期与业务部门核对收入数据。3.对于逾期未到账的收入，财务部门应及时与业务部门沟通，共同分析原因，采取措施催收款项，如发函催款、上门催收、法律诉讼等，并做好记录。（二）成本费用管理1.业务部门按照合同要求组织实施项目，控制成本费用支出。对于成本费用的发生，应取得合法有效的凭证。2.财务部门依据合同预算和实际发生情况，对成本费用进行审核与核算。严格控制超预算支出，对于不合理的支出有权拒绝报销。3.建立成本费用台账，详细记录合同成本费用的发生情况，定期进行分析与比对，为成本控制和决策提供依据。（三）资金管理1.根据合同价款支付方式和时间节点，合理安排资金。对于需支付的款项，提前做好资金预算，确保资金及时足额支付，维护公司信誉。2.加强资金支付审批管理，严格按照审批流程进行操作。支付凭证应齐全、合规，经财务负责人审核后支付。3.定期对合同资金收支情况进行统计与分析，监控资金流向，防范资金风险，如资金挪用、资金链断裂等。四、合同变更阶段的财务管理（一）变更申请1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应提出书面变更申请，说明变更原因、内容及对财务的影响。2.变更申请应提交财务部门进行财务评估，财务部门根据变更内容重新审核预算、价款支付、发票开具等财务条款的合理性。（二）变更审批1.变更申请经财务部门审核通过后，与其他相关部门一同提交公司管理层进行审批。2.管理层综合考虑各方面因素，做出是否同意变更的决定。审批通过后，方可进行合同变更。（三）财务调整1.合同变更后，财务部门根据变更内容及时调整财务核算和相关记录。如涉及价款调整，要重新计算收入、成本等财务数据。2.对变更后的合同资金支付计划进行相应调整，确保资金安排与合同变更后的要求相符。五、合同终止阶段的财务管理（一）终止申请1.合同履行完毕或提前终止时，业务部门应提出合同终止申请，说明终止原因、时间及相关事项处理情况。2.申请中应包含财务事项的清理情况，如款项收付、发票开具、成本费用结算等。（二）财务清算1.财务部门对合同终止涉及的财务事项进行全面清算。核对合同款项是否全部收付，发票是否全部开具，成本费用是否准确结算。2.对于存在应收未收款项的，要继续采取措施催收；对于应付未付款项，要按照合同约定及时支付。3.清算结束后，编制合同终止财务清算报告，说明合同终止的财务状况及处理结果。（三）档案管理1.合同终止后，相关财务资料按照公司档案管理规定进行整理归档。档案内容包括合同文本、审批文件、财务核算资料、资金收付凭证、发票存根等。2.档案保存期限应符合法律法规和公司规定要求，以便日后查阅和审计。六、财务监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对合同财务管理情况进行审计，检查合同签订、履行、变更、终止等环节财务制度执行情况。2.审计内容包括合同预算执行情况、价款支付合规性、成本费用控制、财务核算准确性等。3.对于审计发现的问题，提出整改意见，督促相关部门及时整改，并跟踪整改落实情况。（二）财务自查1.财务部门定期开展合同财务管理自查工作，对发现的问题及时进行自纠。2.自查工作应形成报告，总结经验教训，提出改进措施，不断完善财务制度合同管理工作。（三）违规处理1.对于违反财务制度合同管理规定的行为，视情节轻重给予相应处罚。处罚方式包括警告、罚款、降职、解除劳动合同等。