其他应收应付款财务制度

PAGE其他应收应付款财务制度一、总则（一）目的为了加强公司其他应收应付款的管理，规范财务核算，防范财务风险，确保公司资产的安全与完整，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司、分公司等。（三）定义1.其他应收款：是指公司除应收票据、应收账款、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项。包括但不限于备用金、应收的各种赔款、罚款、存出保证金、应向职工收取的各种垫付款项等。2.其他应付款：是指公司除应付票据、应付账款、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项。包括但不限于应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金、应付统筹退休金、职工未按期领取的工资等。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及财务制度，确保其他应收应付款的核算和管理合法合规。2.准确性原则：准确记录和反映其他应收应付款的发生、增减变动及余额情况，保证财务信息真实可靠。3.及时性原则：及时清理和结算其他应收应付款项，避免长期挂账，提高资金使用效率。4.责任明确原则：明确相关部门和人员在其他应收应付款管理中的职责，做到责任到人。二、其他应收款管理（一）备用金管理1.备用金的申请因工作需要借用备用金的部门或个人，应填写《备用金借款申请表》，注明借款金额、用途、预计归还时间等，并经部门负责人审核、财务负责人审批后，方可到财务部门办理借款手续。备用金借款金额应根据实际工作需要合理确定，原则上不超过一个月的日常零星开支所需金额。2.备用金的使用备用金使用人应按照借款用途使用备用金，不得挪作他用。备用金使用过程中，应取得合法有效的原始凭证，并及时到财务部门报销。报销时，应填写《费用报销单》，附相关原始凭证，经部门负责人审核、财务负责人审批后，冲减备用金。3.备用金的归还备用金使用完毕后，使用人应及时到财务部门办理归还手续。归还备用金时，应填写《备用金还款单》，将借款本金及相关费用一并结清。对于逾期未归还的备用金，财务部门应及时催款，并从逾期之日起按一定比例收取资金占用费。资金占用费标准由公司根据实际情况确定。4.备用金的清查财务部门应定期对备用金进行清查盘点，确保备用金账实相符。清查盘点工作每年至少进行一次。对于清查中发现的备用金长短款，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。长款应及时归还公司，短款应由责任人赔偿。（二）应收的各种赔款、罚款管理1.公司因各种原因取得的应收赔款、罚款，相关业务部门应及时将相关资料提交给财务部门。资料应包括但不限于赔款、罚款的原因、依据、金额等。2.财务部门应根据业务部门提交的资料，及时进行账务处理，将应收赔款、罚款计入其他应收款科目。3.对于应收的赔款、罚款，业务部门应积极催收，确保款项及时收回。收回款项时，应及时到财务部门办理收款手续，财务部门应根据收款情况冲减相应的其他应收款。4.如因特殊原因导致应收赔款、罚款无法收回，业务部门应及时向公司管理层报告，并说明原因。经公司管理层批准后，财务部门应按照相关规定进行账务处理，核销相应的其他应收款。（三）存出保证金管理1.公司因业务需要存出的保证金，如投标保证金、租赁保证金等，相关业务部门应在存出保证金前，填写《存出保证金申请表》，注明保证金金额、存出原因、预计存出期限等，并经部门负责人审核、财务负责人审批后，方可办理存出手续。2.财务部门应根据审批后的《存出保证金申请表》，将存出保证金计入其他应收款科目，并进行明细核算。3.在保证金存出期限届满时，业务部门应及时办理保证金的收回手续。收回保证金时，应填写《保证金收回申请表》，附相关证明文件，经部门负责人审核、财务负责人审批后，到财务部门办理收款手续。财务部门应根据收款情况冲减相应的其他应收款。4.如因特殊原因导致保证金无法按时收回或部分无法收回，业务部门应及时向公司管理层报告，并说明原因。经公司管理层批准后，财务部门应按照相关规定进行账务处理，核销相应的其他应收款或调整其他应收款余额。（四）应向职工收取的各种垫付款项管理1.公司为职工垫付的各种款项，如水电费、房租、差旅费等，相关部门应及时将垫付情况告知职工，并要求职工在规定时间内归还垫付款项。2.财务部门应根据垫付情况，将应向职工收取的垫付款项计入其他应收款科目，并进行明细核算。3.对于职工逾期未归还的垫付款项，财务部门应及时催款，并从逾期之日起按一定比例收取资金占用费。资金占用费标准由公司根据实际情况确定。4.如职工离职，应在离职前结清所有垫付款项。如未结清，公司有权从其工资、奖金等中扣除相应款项。三、其他应付款管理（一）应付租入固定资产和包装物的租金管理1.公司因租入固定资产和包装物而产生的租金，相关业务部门应在租赁业务发生时，与出租方签订租赁合同，并明确租金支付方式、支付期限等条款。2.财务部门应根据租赁合同，及时确认应付租金，并计入其他应付款科目。应付租金的确认应按照权责发生制原则进行，即按照租赁期间分期确认租金费用。3.在租金支付期限到达前，财务部门应及时通知相关业务部门办理付款手续。付款时，应填写《付款申请单》，附租赁合同等相关证明文件，经部门负责人审核、财务负责人审批后，到财务部门办理付款手续。财务部门应根据付款情况冲减相应的其他应付款。4.如因特殊原因需要变更租金支付方式或支付期限，业务部门应及时与出租方协商，并签订补充协议。财务部门应根据补充协议调整应付租金的账务处理。（二）存入保证金管理1.公司收到客户或其他单位存入的保证金，相关业务部门应在收到保证金时，开具收款收据，并注明保证金金额、存入原因、预计退还期限等信息。2.财务部门应根据收款收据，将存入保证金计入其他应付款科目，并进行明细核算。3.在保证金退还期限到达时，业务部门应及时办理保证金的退还手续。退还保证金时应填写《保证金退还申请表》，附相关证明文件，经部门负责人审核、财务负责人审批后，到财务部门办理退款手续。财务部门应根据退款情况冲减相应的其他应付款。4.如因特殊原因需要延长保证金退还期限或部分扣除保证金，业务部门应及时与存入方协商，并签订补充协议。财务部门应根据补充协议调整其他应付款的账务处理。（三）应付统筹退休金管理1.公司按照国家规定应缴纳的统筹退休金，由人力资源部门根据相关政策和公司实际情况进行计算，并提供给财务部门。2.财务部门应根据人力资源部门提供的数据，及时确认应付统筹退休金，并计入其他应付款科目。应付统筹退休金的确认应按照权责发生制原则进行，即按照规定的计提比例和工资总额计算应缴纳的统筹退休金。3.在规定的缴纳期限到达前，财务部门应及时通知相关部门办理缴纳手续。缴纳时，应填写《付款申请单》，附相关计算依据等证明文件，经部门负责人审核、财务负责人审批后，到财务部门办理付款手续。财务部门应根据付款情况冲减相应的其他应付款。4.如因政策调整或其他原因导致统筹退休金缴纳金额发生变化，人力资源部门应及时通知财务部门进行相应的账务调整。（四）职工未按期领取的工资管理1.对于职工因各种原因未按期领取的工资，财务部门应将其计入其他应付款科目，并进行明细核算。2.公司应定期对职工未按期领取的工资进行清理，对于长期未领取的工资，应及时与职工联系，了解原因，并按照相关规定进行处理。3.如职工要求领取未按期领取的工资，应填写《工资领取申请表》，经部门负责人审核后，到财务部门办理领取手续。财务部门应根据领取情况冲减相应的其他应付款。四、核算与监督（一）核算要求1.财务部门应按照国家统一的会计制度和公司财务制度的规定，对其他应收应付款进行准确、及时的核算。2.其他应收应付款应按照款项性质、债务人或债权人等进行明细核算，确保账目清晰，便于查询和核对。3.对于其他应收应付款的增减变动，应及时编制记账凭证，并登记入账。记账凭证应附相关原始凭证，确保凭证的真实性和完整性。（二）账务处理1.其他应收款的账务处理发生其他应收款时，借记“其他应收款”科目，贷记相关科目。收回其他应收款时，借记相关科目，贷记“其他应收款”科目。对于其他应收款的坏账损失，应按照公司规定的坏账准备计提方法计提坏账准备，并在实际发生坏账时，借记“坏账准备”科目，贷记“其他应收款”科目。2.其他应付款的账务处理发生其他应付款时，借记相关科目，贷记“其他应付款”科目。支付其他应付款时，借记“其他应付款”科目，贷记相关科目。（三）监督检查1.财务部门应定期对其他应收应付款进行清查盘点，确保账实相符。清查盘点工作每年至少进行一次，并形成清查报告。2.审计部门应定期对其他应收应付款的管理情况进行审计监督，检查相关制度的执行情况、账务处理的准确性、款项的回收和支付情况等，发现问题及时提出整改意见。3.公司管理层应定期听取其他应收应付款管理情况的汇报，对管理中存在的问题进行研究和决策，确保其他应收应付款的管理工作规范、有效。五、风险控制（一）风险识别1.其他应收款可能面临的风险包括但不限于：款项无法收回、坏账损失、资金占用费过高、资金周转困难等。2.其他应付款可能面临的风险包括但不限于：逾期支付导致的信用损失、资金成本增加、法律纠纷等。（二）风险评估1.财务部门应定期对其他应收应付款的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估应结合公司的业务情况、市场环境、信用状况等因素进行综合考虑，确定风险等级。（三）风险应对1.对于其他应收款的风险，应采取以下应对措施：加强对债务人的信用管理，建立信用档案，评估债务人的信用状况，合理确定借款额度和期限。定期对其他应收款进行账龄分析，及时催收逾期款项，对于长期挂账的款项，应查明原因并采取相应的措施。按照公司规定计提坏账准备，对于可能发生的坏账损失，应及时进行账务处理，减少对公司财务状况的影响。2.对于其他应付款的风险，应采取以下应对措施：合理安排资金，确保按时支付其他应付款项，避免逾期支付。加强与债权人的沟通与协调，及时解决支付过程中出现的问题，维护公司的良好信用。对于因